長くて複雑な書類を簡潔に要約する

承認書類、例えば契約書や申請書のような、法的効力のある内容か長くて複雑で重要な内容を迅速に把握するのが難しいです。多くのグローバル企業がモバイルデバイスを活用した業務に移行していますが、小さい画面でこれらの文書をレビューすることはさらに困難です。

コラベートのAI要約機能を使用すれば、小さな画面でも文書の重要内容を速やかに把握できます。この機能は文書を一つ一つ読まなくても重要な内容を自動的に要約し、生産性を大幅に向上させます。生成された要約は不要なコミュニケーションを減らし、すべての関係者が一貫した情報に基づいて必要な決定を下すことを支援します。

コラベートAI要約機能を使う前の準備 #

管理者設定 #

ドメインのユーザーがAI要約機能を使えるようにするには以下の手順に従ってください。

  1. コラベート管理者アカウントでログインする。
  2. 管理者Collavate AIメニューに移動する。
  3. Collavate AI機能を使用設定にする。
  4. (任意)もし電子承認書類を閲覧する際に自動的にAI要約機能を実行するように設定したい場合、自動要約機能の有効化を選択する。
  5. 設定を保存するをクリックする。

コラベートAI要約機能を活用する #

書類内容に対するAI要約を生成する #

コラベートで提出されたファイルに対してAI要約を生成するには以下の手順に従ってください。

  1. 電子決裁メニューに移動する。
  2. リストから閲覧する電子承認を選択する。
  3. 電子決裁ポップアップの左下のファイルリストから要約するファイルの名前の横にある要約するボタンをクリックする。

脚注:ベータバージョン期間中に要約機能を使った場合、AIが選択したファイルを500字以内で要約を出力します。生成された要約文が保存されず、ポップアップ画面を閉じるか違う画面に移動すると自動的に削除されます。

以下の場合、要約文が生成されない場合があります:
– 要約するテキストが足りない場合
– 画像が多すぎるファイル
– 対応されていないファイルタイプ(png、jpg、exeなど)

自動要約機能を無効にする #

もし管理者が自動要約機能を有効にした場合、すべての電子承認を閲覧する際にAI要約機能が自動的に有効化されます。これを無効にしたい場合、一般ユーザーは以下の手順に従って自分のアカウントで自動要約機能を無効にすることができます。

  1. 電子決裁ポップアップ左下のファイルリストから要約するファイルの名前の横の要約するボタンをクリックする。
  2. 要約領域右上のXボタンをクリックする。
  3. 表示される通知メッセージウィンドウの自動要約機能無効化オプションを選択する。
  4. キャンセルを選択する。