구글 드라이브 문서로 전자결재 진행하기

구글 드라이브를 사용하면 실시간으로 다양한 지역에 위치한 사용자와 공동 작업을 진행할 수 있습니다. 실제로 매달 평균 20억명 이상의 사용자가 구글 드라이브를 사용하여 문서를 생성하고 있습니다. 그러나 구글 드라이브의 경우, 사용자간의 문서협업이 가장 중점적으로 디자인되어 있어, 구글 드라이브 상의 파일들을 활용한 전자 결재 승인 업무는 매우 까다롭고 복잡합니다.

때문에, 많은 사용자가 구글 드라이브에서 생성된 파일들의 승인 또는 보관을 위해 자신의 조직에서 사용하는 별도의 소프트웨어에 복사하여 붙여넣고 있으며, 이러한 과정에서 구글 문서의 업데이트가 발생할 경우 최종 변경 이력을 정확히 확인하기 어려워 많은 비효율성이 발생합니다. 따라서 여러 국가에서 운영되는 글로벌 기업의 경우, 다양한 문서를 여러 지역과 시간대에 걸쳐 관리하고 승인할 수 있는 강력한 시스템이 필요합니다. 콜러베이트를 사용하면 Google Workspace와의 원활한 통합을 가능하게 하며, 구글 드라이브 시스템을 기반으로 전자결재를 진행할 수 있습니다. 

또한, 전자결재 옵션을 통해 각각의 전자결재의 공유 권한을 손쉽게 제어할 수 있어, 적절한 이해 관계자가 문서를 효율적으로 검토하고 승인할 수 있게 도울 뿐 아니라, 불필요한 사용자에게 문서가 공유되고 유출되는 상황을 방지합니다. 이러한 기능은 비즈니스 운영의 속도를 유지하고 모든 지리적 위치에서의 컴플라이언스를 보장하는 데 필수적입니다.

원활한 전자결재 협업을 위한 준비사항 #

전자결재 진행 상태에 따라 적절한 알림을 수신하는 것은 업무 지연 방지를 위해 매우 중요합니다. 콜러베이트는 한국어, 영어, 일본어, 중국어를 포함하여 총 12개국어로 사용할 수 있으며, 원활한 업무 협업을 지원합니다.

기본 언어 설정 변경하기 #

콜러베이트 기본 언어 설정을 통해 인터페이스에서 기본으로 보여지는 언어와 수신할 알림 메시지의 언어를 변경할 수 있습니다. 기본 언어를 변경하면, 콜러베이트에서 발송되는 모든 알림 메시지도 변경한 언어에 맞추어 변경됩니다.

  1. 우측 상단 프로필 이미지를 클릭합니다.
  2. 프로필 업데이트를 클릭합니다.
  3. 설정 메뉴로 이동합니다.
  4. 언어 항목에서 드롭다운 메뉴를 열고 원하는 언어로 변경합니다.

알림 설정 변경하기 #

포스트 또는 전자결재에서 사용자와 관련한 업데이트 사항이 발생한 경우 알림을 수신할 수 있습니다. 각 상황에 따른 알림 수신 여부 설정을 변경하려면 다음을 따르십시오.

  1. 우측 상단 프로필 이미지를 클릭합니다.
  2. 프로필 업데이트를 클릭합니다.
  3. 알림 설정 메뉴로 이동합니다.
  4. 각 항목에 대하여 드롭다운 메뉴를 클릭하여 수신할 알림 설정을 변경합니다.
  5. 프로필 저장 및 동의를 눌러 변경사항을 저장합니다.
참고: 특정 알림 항목은 모두 끄기 설정이 불가능합니다.

전자결재 프로세스 진행하기 #

모든 설정이 완료되었다면, 콜러베이트에서 간단히 구글 드라이브 문서에 대해 검토 요청을 전송할 수 있습니다. 

검토자로 지정된 사용자는 콜러베이트에 연결된 이메일 또는 구글 챗을 통해 알림 메시지를 수신하게 되며, 별도의 검토가 필요하지 않은 경우 수신한 알림 메시지를 통해 이메일 또는 구글 챗에서 즉시 승인 또는 반려를 진행할 수도 있습니다.

전자결재를 위해 문서 제출하기 #

  1. 전자결재전자결재 시작을 클릭합니다.
  2. 처리할 파일의 경로를 선택한 후 열기를 클릭합니다.
  3. 결재 승인자를 추가/편집합니다.
  4. 문서 편집이 완료되면, 상신하기를 클릭합니다.

수신한 문서 검토하기 #

  1. 검토 버튼을 클릭합니다.
  2. 필요한 경우, 편집 버튼을 눌러 문서를 편집합니다.
  3. 필요한 경우, 결재선 탭에서 코멘트를 입력합니다.
  4. 승인 또는 반려를 클릭합니다.