Google Workspaceユーザーを変更する場合は、最新のGoogle WorkspaceユーザーをCollavateに同期させ、Collavateユーザーを現在のGoogle Workspaceユーザーと同期させます。 Collavate ユーザに最新のGoogle Workspaceユーザが反映されるように,Google Workspace ユーザを再同期する必要がある場合があります。
CollavateでGoogle Workspaceユーザを同期および更新する方法:
*Google Workspaceユーザーを同期させるには,Collavate 管理者とGoogle Workspace 管理者が必要です。
- Collavateの管理者メニューをクリックします。
- 同期とアップデートサブメニューを選択します。
- ユーザーとグループの同期をクリックします。すべてが最新のものであることを確認するには、4 つのカテゴリすべてを同期することをお勧めします。（ドキュメントテンプレート、機関チャート、ユーザ、およびグループ）
管理者は一定の日数ごとに自動同期をセットアップできます。 機能を有効にして,テンプレート、機関チャート、ユーザ、グループを自動的に更新する頻度を設定できます。 (注: 自動同期機能は、Collavate ビジネス無料版では利用できません)
ドキュメントテンプレート
ドキュメントマネージャーには、CollavateユーザーテンプレートフォルダとCollavateテンプレートフォルダーがあります。Collavateユーザーテンプレートには通常のテンプレートが保存されます。Collavateテンプレートには、共有されたテンプレートが保存されます。Collavate で共有テンプレートを作成すると,ドキュメントは自動的に Collavate テンプレ―ト フォルダに保存され,すべてのユーザと共有されます。
逆に,ドキュメントマネージャーが特定のドキュメントを”Collavateテンプレート”に保存する場合,それらのドキュメントを共有テンプレートとして使用する場合は,事前にドキュメント テンプレートの同期を行う必要があります。
機関チャート
同期化によって,Google Workspace管理者コンソールのユーザーメニューに保存された情報もCollavateにロードされます。 組織の同期情報はCollavate Organization Chartに反映され、Google Workspace Organization Chartに変更がある場合は、その変更がCollavate Organization Chartに適用されるように同期する必要があります。
ユーザ
ユーザーを同期させることで、Google Workspaceに保存されたユーザー情報はすべてCollavateに保存されます。 同様に,ユーザに何らかの変更がある場合も同期が必要です。 Collavateに保存されたユーザーデータは、ユーザー管理メニューで確認できます。ユーザー名、アクセス権限、セキュリティレベルなどを管理できます。
グループ
同期の際,Collavateのグループ管理に保存された情報はGoogle Workspaceのグループの情報と同期されます。 グループメールの変更やグループ内の担当者の変更がある場合は必ず新しい情報を同期してください。
メモ: 同期を行うときは、管理設定の”ドメイン設定”の下にある”基本情報”のすべてのユーザがアクティブであることを確認してください。 この設定に非アクティブまたは以前に削除されたユーザがいる場合、同期は失敗します。
トラブルシューティング:
CollavateでGoogle Workspaceユーザーを同期させる前にGoogle API Referenceが有効になっていることを確認してください。 Google API Referenceがすでに有効になっている場合は、このドキュメントの”Google Workspace ユーザーの同期と更新方法”に進んで,Collavateでの同期を開始してください。
Google API Referenceが有効になっていない場合は、Google WorkspaceAPIを有効にする方法を次に示します。
- Google Workspace管理者コンソール (http://admin.google.com)に直接アクセスするか、Google Workspaceグリッドで 管理者 アイコンをクリックします。
- ログインして、管理者コンソール の [セキュリティー] アイコンをクリックします。
- “API Reference(API参照)”をクリックし,”APIアクセスを有効にする”を選択します。
APIアクセスを有効にするチェックボックスをオンにすると、引き続きCollavateにアクセスしてGoogle Workspaceユーザーをスムーズに同期させることができます。
