文書管理者の変更と同時に中心化された文書の所有権を新しい文書管理者に移転

文書管理者アカウントとは、電子決裁文書について所有権を持つアカウントです。 これによって会社の重要文書である電子決裁文書を保管し、中央で管理することができます。 

たとえば、文書管理のための会社代表アカウントを作成し、文書管理者アカウントに指定すると、利用者の退社と関係なく、決裁文書と承認履歴を会社レベルで保管して管理することができるため、文書の中心化が可能です。 文書管理者アカウントは、コラベートビジネスおよびエンタープライズプランで設定することができます。

文書管理者アカウントの変更方法

アカウント管理や職員の変動などに応じて文書管理者アカウントを変更しなければならない場合、これまでコラーベートを通じて上申され、中心化されたすべての文書およびファイルの所有権が新しい文書管理者に移転されるようにオプションを選択することができます。

文書管理者アカウントには、Google Workspace スーパー管理者権限を持つアカウントのみ指定することができ、管理者>ドメイン設定で設定することができます。

新しい文書管理者にファイルの所有権を移転するオプションは、新しい文書管理者アカウントの入力時に自動的に表示され、既存の文書管理者アカウントが登録された状態では表示されません。 文書管理者の下段のオプションをチェックすると、既存の文書管理者に所有権があったコラベートを通じて上申された文書が、新たに指定された文書管理者に移転されます。 ファイル量によって最大数時間かかることがあります。