문서 관리자 변경과 소유권을 새 문서 관리자로 이전

문서 관리자 계정은 전자결재 문서에 대해 소유권을 갖는 계정을 말합니다. 이를 통해 회사의 중요 문서인 전자결재 문서를 보관하고 중앙에서 관리할 수 있습니다. 

가령 문서관리를 위한 회사 대표 계정을 만들어 문서 관리자 계정으로 지정하면 이용자의 퇴사와 관계없이 결재 문서와 승인이력을 회사차원에서 보관하여 관리할 수 있으므로 문서 중앙화가 가능합니다. 문서 관리자 계정은 콜러베이트 비즈니스 및 엔터프라이즈 플랜에서 설정할 수 있습니다. 

문서 관리자 계정 변경 방법

계정 관리나 직원 변동 등에 따라 문서 관리자 계정을 변경해야 하는 경우, 그간 콜러베이트를 통해 상신되어 중앙화된 모든 문서 및 파일의 소유권이 새로운 문서 관리자에게 이전되도록 옵션을 선택할 수 있습니다.

문서 관리자 계정은 Google Workspace 슈퍼 관리자 권한을 가진 계정만 지정할 수 있으며, [관리자] – [도메인 설정] 에서 설정하실 수 있습니다. 

‘새 문서 관리자에게 파일 소유권을 이전’하는 옵션은 새 문서 관리자 계정 입력시 자동으로 나타나게 되며, 기존 문서 관리자 계정이 등록된 상태에서는 보이지 않습니다. 문서 관리자 하단의 옵션을 체크하면 기존 문서 관리자에게 소유권이 있던 콜러베이트를 통해 상신된 문서들이 새롭게 지정된 문서 관리자에게로 이전됩니다. 파일 양에 따라 최대 수시간이 걸릴 수 있습니다.

1. 관리자 > 도메인 설정 메뉴 

2. 문서 관리자 입력 항목에 변경할 문서 관리자 계정 입력

3. 문서 관리자 입력 항목 아래 소유권 이전 옵션 확인 (기본 체크 표시되어 있음)

4. 저장 버튼 클릭