구글 드라이브로 업무를 훨씬 쉽게 진행할 수 있습니다. 드라이브를 통해 팀의 원활한 연락과 협업이 가능합니다. 이에, 회사 파일을 구글 드라이브로 중앙 집중화하는데 도움이 되는 방법을 정리해 보겠습니다:
전자결재 파일 소유권을 회사로 이전
문서에 대한 공유 및 소유권 관리는 전자결재 협업 과정에서 혼란을 야기할 수 있습니다. 상급자에 피드백을 요청하여 파일 완성을 진행함에 따라 파일 보기 및 편집 권한은 반드시 지속적으로 업데이트 되어야합니다.
하지만 구글 드라이브에서 본 과정을 단순화할 수 있습니다. 파일 소유권을 회사의 특정 문서 관리자로 일원화하면 이해 당사자들만 편집권한을 통해 파일을 보거나 수정할 수 있으며 관리자에게만 모든 파일에 대한 소유 관리자 권한을 적용할 수 있습니다.
회사양식용 문서 템플릿
품의서, 휴가요청서 등과 같이 반복적으로 작성이 필요한 수많은 회사 양식이 있습니다. 이런 파일에 대한 문서 템플릿을 준비하여 공유함으로써 임직원들이 회사 양식을 쉽게 엑세스 할 수 있습니다. 이를 통해 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
파일 업로드 및 문서 편집이 가능한 문서 작업 공유 폴더
중요한 정보를 다루는 회사일 수록 보안에 대한 필요와 관심은 높기 마련입니다. 회사 파일이 외부로 유출되는 것을 방지하는 것은 매우 중요합니다. 문서 중앙 집중화 시 보안 설정이 필요한 이유이기도 합니다. 파일 업로드 및 공유 기능을 갖춘 회사의 중앙 홈폴더를 구현하면 외부 공유파일의 존재를 방지 할 수 있습니다. 문서를 중앙 집중화하면 관리자가 모든 파일에 대해 보안 권한을 설정하고 직원이 관련 파일에보다 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
원격 근무자에 대한 파일 소유권 관리
계약직 근로자, 비즈니스 파트너 또는 원격 직원과 같은 외부 사용자와 협력 시 파일 공유와 배포는 신중하게 접근해야 합니다. 회사의 주요 자산인 문서의 정보를 보호하기 위해 이러한 파일은 회사 관리자가 소유하고 유지 관리해야합니다. 회사 내에서 파일을 중앙 집중화함으로써 관리자는 중요한 정보가 제 3 자에 의해 배포되는 것을 방지 할 수 있습니다.
사용자 활동 흐름을 파악할 수 있는 파일 활동 피드
마지막으로, 파일을 중앙 집중화함으로써 관리자는 파일 피드에 쉽게 액세스 할 수 있습니다. 회사 소유하에 모든 파일을 구성하여 파일 활동 내역 및 공유 상태에 대해 액세스 할 수 있습니다. 이를 통해 관리자는 파일 보안 상태에 대한 높은 수준의 개요를 얻을 수 있으며 한번에 파악할 수 있습니다.
구글 드라이브를 사용하면 공동 작업을 크게 단순화하고 팀원이 가장 효율적이고 안전한 방식으로 함께 작업 할 수 있습니다. 이 5 가지 팁을 통해 구글 드라이브가 귀하와 귀하의 회사에 제공하는 혜택을 활용하고 극대화하는 방법에 대한 아이디어를 얻으시길 기대하며 콜러베이트와 같은 문서협업 보안 솔루션을 이용해 문서 중앙화를 쉽게 구현할 수 있습니다.