전자결재 문서를 직접 작성하는 기안자의 경우 승인자 검토 및 편집을 위한 결재 프로세스가 시작되었을 때 결재 중인 파일을 쉽게 찾을 수 있어야 합니다.
이번에 릴리즈된 기능을 통해 결재 문서가 콜러베이트(COLLAVATE) 폴더가 아닌 원래 위치에 머무르게 설정을 조정할 수 있습니다. 즉, “이 문서를 “COLLAVATE 폴더”로 이동시킵니다” 옵션을 해제함으로써 최초 상신할 당시의 폴더위치에 그대로 머무르게 할 수 있습니다. “내 드라이브”의 폴더에서 또는 특정 폴더에서 시작 했던 곳에 관계없이, 본 옵션을 해제하여 원래 파일 장소에 머무르게 할 수 있습니다.
“이 문서를 “COLLAVATE 폴더”로 이동시킵니다” 기능을 비활성화하면 제출된 문서가 “콜러베이트” 폴더로 이동되지 않고, 이동되지 않은 문서를 제출자가 원래 파일 위치에서 그대로 찾을 수 있습니다. 이로써, 사용자들은 파일 위치를 직접 제어할 수 있을뿐더러 파일 이동 기능을 선택 해제할 수 있습니다.
“이 문서를 “COLLAVATE 폴더”로 이동시킵니다” 기능을 활성화(체크 표시)하면, 결재문서는 원래 저장된 파일 위치로부터 “Collavate” 폴더로 이동하게 됩니다. 해당 기능은 사용자가 제출하고자 하는 결재문서를 하나의 폴더 위치에 이동시켜 보다 간편하게 검색 및 정리할 수 있도록 합니다.
상신자가 제출된 파일을 찾을 수 있는 또다른 방법은 [결재협업]메뉴를 통해 가능합니다.
단계:
- 콜러베이트 좌측 메뉴의 [결재협업] 메뉴를 선택합니다.
- “내가 작성한 결재함”를 찾은 뒤 “상신한 문서”를 선택합니다.
- 제출된 결재문서가 목록으로 나열되어 나타납니다.
파일 위치에 상관없이 직접 제출한 모든 전자결재 문서파일들을 이곳에서 찾을 수 있습니다.
상신자가 파일을 검색할 수 있는 또 다른 방법은 구글 드라이브 내에서 문서가 워크플로 처리될 때 생성되는 고유한 문서 정책 번호를 이용하는 것입니다.
전자결재 승인자, 편집자 및 참가자들은 모두 전자결재 파일의 소유자인 문서 관리자의 이메일을 검색하여 관련된 결재파일을 찾을 수 있습니다.
감사합니다. 즐거운 콜러베이트 되세요!
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