콜러베이트를 이용한 전자결재 업무 프로세스 디자인 가이드

전자결재 목적에 따라 콜러베이트 전자결재 프로세스 진행 방식은 크게 2가지로 나뉩니다. 하나는 읽기 권한만 부여한 (1) 순차 결재로 전자결재가 진행되는 승인/허락을 위한 전자결재이고, 두번째는 결재자가 병렬 합의 라인에 편집 권한으로 추가되어 전자결재 문서를 모두 함께 완성해나가는 (2) 협업을 위한 전자결재입니다.  

1. 승인/허락을 위한 전자 결재 

전자결재를 시작(상신)하는 기안자는 해당 결재에 직접적으로 관련된 사람이거나 실무 진행하는 사람입니다. 개인 업무비 청구나 휴가 등 주로 본인과 관련해 허락이 필요하여 전자결재를 기안하는 경우가 많습니다. 이 경우 상위 결재자는 전자결재를 통해 기안자의 요청을 허락하는 것이 전자결재의 주된 목적이 됩니다. 

2. 협업을 위한 전자 결재 

전자결재 기안자가 해당 업무(전자결재 내용)의 진행에 있어 구체적인 방향과 지침을 필요로할 경우 전자결재  문서가 아직 완성되지 않은 상태로 시작될 수 있습니다. 상위 결재자는 전자결재 문서의 내용에 대하여 방향을  잡아주거나 편집에 직접 참여함으로써 문서를 함께 완성합니다.  기안자는 전자결재를 상신할 때 함께 문서 작업에 참여할 담당자들에게 편집 권한을 부여하고 여러 명의 경우 보통 병렬로 합의라인에 넣습니다. 실무 담당자가 혼자 작업하기 어려운 사업 기획서나 이벤트 계획서 등이 그 사례입니다.  

3. 열린 전자결재와 닫힌 전자결재

전자결재 목적이 허락과 책임에 집중된 것을 닫힌 전자결재로 부를 수 있습니다. 반대로 전자결재 문서의 내용을 구성원들에게 위임하여 함께 완성하는 것이 목적이라면 열린 전자결재가 됩니다. 

열린 전자결재는 무결성보다는 계속하여 결재가 발전해나가는 것이 목적이므로 결재자의 편집 권한을 계속 유지하는 것이 일반적입니다. 반대로 닫힌 결재는 허락의 기록이 목적이 되므로 결재 완료 후 어떠한 수정도 변조가 되지 않는 무결성을 위하여 구성원의 결재 완료 후 수정 권한을 회수하는 것이 일반적입니다. 

4. 기안자가 결재 승인자 리스트에 포함된 전자결재 방식 

문서를 함께 완성해야 하는 경우 여러 구성원이 문서의 내용 작성에 참여해야 하는 사업 계획서 등은 전자결재 기안자가 오히려 업무를 관리 감독하는 상관인 경우도 많습니다. 이 경우 결재 승인자들은 관리 감독자인 기안자가 상신한 전자결재에 대하여 그 목적에 맞게 내용을 함께 협업하며 완성하는 방식으로 전자결재가 진행됩니다. 기안자가 정해준 전자결재 제목 외엔 사실상 빈 문서에 내용을 함께 추가하는 방식이므로 전자결재 승인자들은 문서에 대한 편집 권한을 가지고 병렬 합의 라인으로 추가됩니다.  그리고 기안자 스스로가 완성된 문서를 최종 감수를 해야하므로 전자결재 상신자가 다시 승인자로 반복하여 추가됩니다. 

여기서 주의점은 업무를 지시 관리 감독하는 본인이 결재를 시작하고 감수, 확정하는 역할을 하므로 전자결재 완료 시 실제 업무를 진행하는 실무자를 구체적으로 명시하여야 합니다.

일반적으론 상신자가 업무 실무 담당자이지만 이 경우 문서에 명시된 담당자가 실무 담당자가 됩니다. 또는 콜러베이트 전자결재의 Group CC 나 CC에 실무 담당 부서나 담당자를 기입하여 전자결재 완료 시 자동으로 그 내용이 전달되도록 할 수 있습니다. 

5. 대리인이 전자결재를 대신 기안(시작)하는 경우

전자결재 상신자가 업무를 직접 진행하는 담당자 또는 관리 감독하는 상관이 아닌 경우 즉, 대리인에 의한 전자결재 시작 방식은 보통 회의록 등 기록물에 대한 전자결재에서 주로 진행됩니다. 보통 업무 지원 담당자 또는 경영부서의 경우 비서에 의해 전자결재가 진행되는 방식입니다.

대리인은 전자결재 기안을 올릴 때 해당 실무 담당자들을 역할에 따라 순차/합의 라인에 추가하고 결정권자를 마지막에 넣음으로써 내용이 최종 승인 확정되도록 합니다. 또는 결정권자가 전자결재 내용에 대하여 골격을 잡아주어야 할 경우 결정권자가 첫 결재자 그리고 마지막 결재자로 반복되는 경우도 많습니다. 

6. 최종 승인자의 책임과 결재자 구성원 역할에 대한 오해 

일반적으로 전자결재 최종 승인자는 전자결재에 명시된 업무 목적에 대한 책임자입니다. 즉, 구체적인 업무 내용에 대한 책임자가 아닙니다. 전자결재에 명시된 구체적인 내용은 해당 업무를 진행하는 자가 실무 책임을 당연히 져야 합니다. 그러므로 기안자가 전자결재에 대하여 최종 승인을 받았다고 하더라도 구체적인 실무 내용에 대한 진행과 책임은 기안자나 결재자 본인에게 있지 무조건 최종 결재자에게 있는 것이 아닙니다.

최종 결재자의 역할은 해당 전자결재 진행이 필요하다는 것에 대하여 문제없음으로 확인해주는 즉, 허락에 관련한 승인이기 때문입니다. 업무 지시를 진행한 사람은 그 업무가 필요한 부분에 판단을 한 것에 대한 책임을 지는 것이고 결재를 진행한 기안자나 승인자는 실무 내용에 대하여 책임을 져야 합니다. 

7. 참고 / 전자결재 후 게시와 재결재

전자결재 문서가 회사 업무 지침이라던지 규정, 컴플라이언스 또는 대외적으로 공시를 하는 내용일 경우 콜러베이트의 게시(Publish)기능을 이용하여 자동 게시되도록 할 수 있습니다. 콜러베이트의 게시 기능은 내부 도메인 단위 또는 외부 공개 URL 주소로 게시되며 주소는 그대로 유지됩니다. 재결재 기능을 사용하면 게시된 내용은 그대로 유지된 채 앞으로 게시될 문서의 내용을 수정하며 전자결재로 완성해나갈 수 있습니다. 재결재를 통해 전자결재가 완료되면 기존의 게시된 문서는 즉시 새로운 전자결재 문서의 내용으로 자동 업데이트됩니다. 전자결재 승인자들은 기존 전자결재 승인 내역과 문서 변경 이력을 확인할 수 있습니다. 대외 공시 문서, 내부 업무 지침 문서, 사용자 약관 등을 재결재 기능과 게시 기능을 통해 계속하여 안전하게 업데이트해나갈 수 있습니다. 

8. 참고 / 전자결재에 RACI 모델의 적용 

전자결재 문서에 대하여 RACI(Responsibility assignment matrix)*[1] 모델을 사용하는 것도 실무 담당자와 책임자 그리고 지원 담당자 등의 역할 분담을 구체화하는 데 있어 매우 좋은 방법입니다. 

R = 실무자 / Responsible (전자결재 상신자)
전자결재에 기재된 업무를 진행하는 실무자로서 모든 작업에는 최소 1명 이상의 (R) 실무자가 존재합니다. 

A = 책임자 / Accountable (전자결재 최종 승인자)
전자결재에 기재된 업무를 최종 결재 즉, 관리/감독하는 책임자로서 작업 결과에 대한 책임을 집니다. 작업에 대하여 책임자는 부득이한 경우를 제외하고는 1명이 됩니다. 

C = 업무 지원자 / Consulted (전자결재 중간 승인자)
전자결재에 기재된 업무을 진행하는 데 있어 도움을 주는 사람을 의미합니다. 전자결재 문서를 함께 완성하는 역할도 하고 전자결재 완료 시 해당 작업을 수행하는 데있어 실무 담당자(R)에게 도움을 줍니다. 

I = 참조자 / Informed (전자결재 참조/수신처)
전자결재 최종 승인 시 그 내용을 통보받는 부서/담당자입니다. 구매 기안의 경우 대금 지급을 위한 관리 회계 담당자가 참조/수신처로 등록됩니다. 

전자결재 문서 양식에 위의 항목에 기재된 역할에 따라 아래의 RACI 표를 전자결재 내용에 추가하거나  RACI Chart 카드 양식을 전자결재에 함께 첨부할 수 있습니다. 이렇게 하면 전자결재 (1) 의사 결정에 대한  담당자 역할과 (2) 업무 진행에 대한 담당자 역할을 명확히 구분할 수 있습니다.  

*[1] 참고 https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix 

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