콜러베이트 5.0 신버전은 전자결재 요청 문서를 PDF 문서로 즉시 변환하여 이메일로 첨부하는 새로운 기능이 추가되었습니다. 그러므로 스마트폰 모바일에서 콜러베이트 로그인 없이 바로 검토하고 즉시 승인할 수 있습니다.
참고로 콜러베이트는 사용자의 편의를 위해 매우 다양한 전자결재 검토 및 승인 방식을 제공하고 있습니다. 가령, 웹사이트에서 전자결재 요청 문서를 바로 승인 결재하거나, 모바일에서 검토와 결재 또는 구글 드라이브나 구글 문서 편집기나 지메일 앱 안에서 콜러베이트 로그인 없이 바로 결재 등을 지원합니다.
콜러베이트 5 에서는 전자 결재 요청 문서가 PDF로 실시간 변환되어 이메일로 첨부되어 옵니다. 그러므로 결재자가 결재 승인 이메일상에 첨부된 PDF 문서를 아이폰이나 안드로이드 등 스마트폰에서 열어서 주석이나 서명을 할 수 있습니다. 본 기능은 다음 화면과 같이 관리자 설정에서 활성화(On)을 해주셔야 합니다.
본 기능은 신청서나 계약서 서명본이 필요한 전자결재에 매우 유용합니다. 아이패드 등에서 결재 문서를 PDF로 확인하며 주석이나 서명을 추가할 수 있으므로 종이에 출력한 수준의 깊이 있는 검토가 가능합니다.
진행 방법은 다음과 같습니다.
(1) 스마트폰이나 태블릿에서 결재 알림 이메일을 확인합니다. (2)메일에 첨부된 PDF 파일을 열어 이미지 위에 서명을 추가해주세요. (사용하는 기기에 따라 PDF 파일 그리기 도구 기능이 다를 수 있습니다.) (3)서명을 한 후 회신 이메일 내용에 영문으로 ‘Approve’ 또는 ‘Reject’을 입력해 이메일을 회신하고 그 아래 코멘트를 추가하면 서명한 PDF 파일과 코멘트가 전자결재 포스트에 함께 올라가며 결재가 승인/거절 처리됩니다.
<결재 문서를 스캔하고 회신을 통해 결재 승인되는 화면 레코팅>
* 참고: 본 기능을 이용하기 위해서는 콜러베이트 관리자가 관리자 페이지 ‘전자결재’ 서브 페이지에서 ‘이메일 답장으로 결재’ 및 ‘이메일 결재문서를 PDF로 첨부합니다’ 기능을 활성화해야 합니다.