기업의 비즈니스 과업 수행 과정에서 회사는 특정 요구 사항을 충족해야 할때가 많습니다. 그리고 이런 작업을 수행하기 위한 방법을 어떻게 하면 최대한 단순화하고 시간과 비용을 절감하느냐에 따라 성패가 좌우됩니다. 이를 위해 기업은 전자결재시스템을 도입하고 있는데요 왜 전자결재시스템을 도입하고 있는지 그 이유를 살펴보겠습니다.
보다 향상된 협업을 위해
비즈니스 업무 수행을 위한 공동협업은 필수입니다. 사무실에서 소비자나 B2B 거래에 이르기까지 사람들이 함께 작업하고 효율적으로 업무를 처리해야 하는 환경에 살고 있습니다. 전자결재시스템은 직원들이 신속하게 프로젝트를 찾고 피드백을 제공 할 수있는 플랫폼을 제공하며 팀 구성원이 서로 쉽게 연락을 주고 받을 수 있는 많은 연락 포인트를 제공합니다. 이렇게 향상된 공동 작업 기능을 이용해 팀내에서 그리고 팀 간에 투명성을 유지할 수 있으며 생산성이 함께 높아지게 됩니다.
디지털 흔적(Digital Trail)
팀 구성원이 문서를 찾기 위해 얼마나 많은 시간을 소비해야할까요? 문서를 저장하고 필요할 때 다시 찾을때까지 걸리는 시간을 생각해보셨습니까? 모든 문서파일의 디지털 사본이 저장되어 있다면 모든 전자결재 문서 업무에 자동화 및 업데이트가 가능합니다. 이를 통해 문서 검색 및 협업에 이르는 시간을 대폭 절감할 수 있습니다.
중복 제거를 위해
팀의 구성원이 중복적이거나 잡다한 작업을 반복하여 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다. 사무실 우편, 이메일 및 전화에 소요되는 모든 시간에도 마찬가지입니다. 전자결재시스템을 이용하면 이 같은 반복적이고 중복적인 작업을 체계화하여 다음 담당자에게 자동으로 전달되게 구성할 수 있습니다. 이를 통해 모든 단계에 걸쳐 시간이 절약되므로 주어진 업무 시간을 보다 건설적인 업무에 사용할 수 있습니다.
마감 시한을 지키기 위해
전자결재시스템을 사용하면 작업을 할당하고 마감 시간을 설정할 수 있습니다. 이 시스템은 모든 임직원이 자신들이 완료해야 하는 임무나 데드라인에 대한 명확한 개요를 제공합니다. 따라서 자칫 결재문서 검토를 놓치더라도 자동 리마인더 알림을 통해 상기시켜주므로 누락이나 지연없이 과업을 완수할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스에 대한 통찰력 제고를 위해
결재선 상의 문서검토자가 바쁠경우 작업 흐름은 병목 현상을 일으켜 혼잡 해지는 경향이 많습니다. 전자결재시스템을 사용하면 관리자는 피드백이 필요한 사용자를 한번에 파악할 수 있고 이를 수정 우회하거나 여러 다른 방법으로 병목 현상을 줄일 수 있으므로 모든 직원의 활동을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
책임 향상을 위해
어떤 직원들이 한가한 상태에 있는 동안 다른 특정 직원들은 과중한 업무에 시달릴 수 있습니다. 우연이든 실수가 되었던 이 같은 불균형에 대해 전자결재시스템을 활용해 문제를 해결할 수 있습니다. 모든 직원의 전자결재 현황을 통해 직웍의 스케줄에 따른 업무 할당이 가능하며 전체적으로는 균등하게 업무량을 분배할 수도 있습니다.
보다 낳은 체계를 만들기 위해
비즈니스 수행을 위한 비즈니스 체계는 늘 유지되고 개선되어야 합니다. 체계라는 안전망이 없다면 쉽게 실패로 이어질 수 있기 때문입니다. 전자결재시스템 도입을 통해 팀 구성원이 하는 업무에 대한 빠른 보조가 가능합니다. 전자결재시스템을 구성하여 회사 조직도 내 각 임직원의 업무와 역할을 명확히 이해하고 정의할 수 있습니다. 이를 통해 회사와 전자결재시스템 간의 업무 흐름의 차이를 식별하여 보다 효율적이고 수익성 높은 구조로 만들 수 있습니다.
회계 부기 업무 감소
회계 전문가를 고용하여 회계업무에 따르는 비용이 얼마나 드는지 알고 있습니까? 많은 기업들이 매 단계마다 기록을 해야하는 과중한 회계 업무를 가지고 있습니다. 또한 부기 관리를 보다 단순화하고 싶지만 이 또한 상당한 비용이 들 수 있습니다. 전자결재시스템을 활용하면 회계 문서에 대한 결재 프로세스를 자동화하고 관리대장에 자동으로 취합 및 업데이트가 가능하므로 회계전문가를 통해 지급해야하는 부분을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 오류 또한 줄일 수 있습니다.
업무를 조직화하기 위해
조직화는 그 자체로 매우 어렵고 많은 시간이 소비될 수 있습니다. 전자결재시스템을 통해 간단하게 정리할 수 있습니다. 가령 완료해야 할 작업 목록을 집계하고 결재목록을 자동으로 업데이트 할 수 있습니다. 직원들은 자신의 업무를 한눈에 파악할 수 있고 피드백, 질문 사항이나 수정 필요내용 등 모든 업무내용을 한곳에서 파악하여 상급자에 제출하거나 협업을 할 수 있습니다.
공유를 위해
전자결재시스템에 대한 가장 큰 장점 중 하나는 바로 공유가 가능하다는 점입니다. 이를 통해 상급자는 직원들간의 문서나 업무 활동에 대한 배경이나 자세한 설명 등을 검색하거나 모니터링 하여 파악할 수 있습니다. 그리고 이를 동료나 파트너, 고객 등에게 전달하거나 공유하여 공동협업을 촉진할 수 있습니다.
콜러베이트는 클라우드 기반 전자결재시스템입니다. 구글 드라이브와 완전히 통합되어 Gmail 이메일 또는 비즈니스 G 스위트 계정을 통해 무료로 가입하여 이용할 수 있습니다. 구글 문서도구나 구글 드라이브내 어떤 파일도 전자결재 플로우를 통해 문서 상신 및 검토 프로세스를 진행할 수 있습니다.