콜러베이트 사용자 경험을 개선하기 위한 지속적인 노력의 일환으로 버전 4.3.14을 통해 다음과 같은 기능 개선이 이루어졌습니다.
1. 콜러베이트 폴더 이름 변경 가능
콜러베이트는 모든 회사의 전자결재 문서를 회사 대표 문서관리자 계정으로 저장할 수 있도록 합니다. 이를 통해 퇴사자 발생에 따른 문서 삭제나 전자결재 이해당사자에 의한 문서 훼손 등을 원천적으로 방지할 수 있습니다.
현재 모든 콜러베이트 결재 문서는 문서관리자 계정의 콜러베이트(COLLAVATE) 폴더에 저장되지만 이제 필요할 경우 다른 폴더로 저장할 수도 있습니다.
기존에는 사용중인콜러베이트 폴더명을 변경하면 다시 새 COLLAVATE 폴더의 문서가 반복하여 생겼습니다. 하지만 이제 콜러베이트 폴더면을 변경하더라도 계속 그 변경된 폴더에 전자결재 문서가 저장됩니다.
그러므로 이제 회사가 원하는 폴더이름으로 콜러베이트 문서를 그대로 관리할 수 있습니다.
2. 결재 문서 초안 삭제 시 옵션 추가
작성 중인 전자결재 초안(draft) 문서에 대해 삭제를 할 경우 문서는 그대로 두고 전자결재자만 삭제할 수 있습니다.
마치 상신한 문서를 초기화하듯 결재 라인의 승인자만 초기화 함으로써 문서는 그대로 나누고 원클릭으로 새롭게 결재 라인을 구성할 수 있습니다.
콜러베이트 ‘전자결재’ 메뉴로 가서 작성중인 문서를 체크를 통해 선택한 다음 [삭제]버튼을 누릅니다.
삭제 확인을위한 팝업창이 나타나며 ‘전자결재 정보만 삭제하고 전자결재 메인파일 및 첨부파일은 삭제하지 않고 유지합니다’ 옵션을 선택하면 됩니다. 문서까지 삭제를 원한다면 두번째 옵션인 ‘전자결재 정보 및 관련된 파일을 삭제합니다’를 선택한 뒤 [확인] 버튼을 누릅니다.
3. 결재자 지정 시 내 연락처 보이지 않게 하기
결재 문서 상신을 위해 결재자 지정 시 회사 내부의 인원만 검색 가능하도록 제한을 할 수 있습니다. 주로 회사 내부 목적으로 결재 프로세스를 진행할경우 유용합니다. 그리고 상신자를 이름 등으로 입력 시 구글 지메일 연락처에서 자동완성되어 제시되는 이름 목록에서 내 연락처의 자동 검색 결과는 제외하게 되므로 입력이 더 빨라졌습니다.
본 기능 이용을 위해서는 콜러베이트 관리자가 다음과 같이 ‘관리자 메뉴 > ‘전자결재’ > ‘결재선 검색 시 구글 연락처도 나타나게 하기’ 를 비활성화 합니다.
이제 사용자는 결재선에서 승인자 이름이나 성을 입력 시 드롭다운 자동완성 목록에서 임직원의 이메일 연락처만 제시 되므로 이중에서 선택하면 됩니다.