팀장님에게 제출할 휴가 기안을 휴가도 가지 못한 동료에게 보냈다던지 중요한 결재 문서를 다른 사람에게 잘못 보낸 적이 있습니까?
결재가 진행 중에 있는 상황에 갑자기 결재 승인자의 업무 이관으로 마지막 순간에 결재 순서를 바꾸어야 한다면요?
마감 날짜는 다가오고 결재선을 바꾸거나 취소할 수 없다면 큰 문제입니다. !
콜러베이트에서는 이미 결재가 진행 중인 프로세스를 취소하거나 현재 진행 중인 결재 프로세스에 대하여 결재선 승인자를 변경할 수 있습니다.
1. 콜러베이트 도메인 관리자 모드에서 위 기능을 활성화 방법 (기본 비활성화)
콜러베이트 비즈니스 에디션의 관리자 모드에서 Workflow 결재 메뉴에서 콜러베이트 취소/변경(Reset/Edit) 기능을 활성화시켜주면 도메인내 모든 사용자가 본 기능을 즉시 이용할 수 있습니다.
현재 본 기능은 콜러베이트 비즈니스 에디션에서 제공되는 것으로 조만간 개인 사용자분들에게도 기본 활성화되어 제공될 예정입니다.
2. 콜러베이트에서 프로세스 취소/변경(Reset/Edit) 기능 사용방법
콜러베이트 관리자가 본 기능을 활성화하면 아래 화면과 같이 프로세스 메뉴의 나의 제출한 문서 리스트 메뉴에서 “취소(Reset)” 와 “변경(Edit)” 버튼이 나타납니다.
영어 버전에서는 “Process -> My sent -> Submitted category.”가 됩니다. (콜러베이트 도메인 관리자가 본 기능을 활성화하였음에도 아래 화면과 같이 버튼이 보이지 않으시면 콜러베이트에 다시 한번 로그인해보시기 바랍니다. )
3. 승인/거절이 진행 중인 결재를 취소(Reset)하기
취소를 하고자 하는 프로세스 항목의 체크박스를 선택하고 초록색 바탕의 취소(Reset) 버튼을 누릅니다.
취소를 재확인하는 팝업에서 해당 사유를 적은 후 확인(OK) 버튼을 누르면 프로세스가 마치 시작되지 않았던것처럼 프로세스 메뉴의 작성중(Draft) 목록으로 이동합니다.
기존에 승인하거나 거절한 결재자들과 그 다음번 결재자들 모두에게 이메일로 결재 진행이 취소되었음을 확인해주는 이메일이 자동으로 발송됩니다.
여러개의 결재 진행 중인 문서들을 선택하여 한꺼번에 취소할 수도 있습니다.
4. 승인/거절이 이미 진행 중인 결재를 변경(Edit)하기
이미 진행 중인 결재를 취소하지 않고 결재 순서만 변경하고자 하는 경우 변경(Edit) 기능을 사용할 수 있습니다.
아래 화면과 같이 제출한 결재 승인 프로세스 목록에서 해당 결재들을 선택하여 하나씩 변경할 수 있습니다.
변경할 결재 항목의 체크박스를 선택 후 노란색 바탕의 변경(Edit) 버튼을 누르시면 아래와 같이 콜러베이트 팝업이 뜨고 결재를 아직 진행하지 않은 승인자들을 삭제하거나 다른 결재자를 추가할 수 있습니다.
그러나 기존에 결재를 이미 진행한 승인자에 대해서도 변경을 하시고자 한다면 이 경우 변경이 아닌 취소 기능을 사용하여 주시기 바랍니다.
결재선을 변경하신 후 저장(업데이트) 버튼을 눌러 결재 승인 프로세스를 이어서 진행시킬 수 있습니다.
결재 프로세스 취소처럼 모든 승인자분들은 해당 변경 사항에 대한 알림을 이메일로 받게 됩니다.
5. 참고 사항
콜러베이트 프로세스 변경/취소 기능은 기존의 프로세스 진행을 통해 정식 할당되었었던 문서의 접근 권한을 다시 막거나 복원하지는 않습니다. 그러나 이렇게 새로 추가된 결재선 승인자에 대해서는 문서의 접근 권한이 정의한 설정에 따라 자동으로 할당됩니다.
순차 결재(병열 결재가 아님)에서 아직 결재 순서에 도달하지 않은 결재자의 경우 해당 문서에 대한 접근 권한이 아직 할당되지 않은 상태이므로 결재 취소 시 해당 문서의 접근 권한이 할당되지 않은 상태로 그대로 유지됩니다.
본 기능에 대하여 궁금하신 내용이 있으시거나 지원이 필요하시면 콜러베이트 웹 서비스의 실시간 온라인 채팅(화면 오른쪽 하단의 채팅방) 기능이나 support@collavate.com 으로 이메일을 주시기 바랍니다.
대단히 감사합니다.
콜러베이트 팀 드림