Google Workspace에서 제공하는 승인 기능, 그리고 더 나아가 기업에서의 전자결재 환경에서 문서 승인 시 고려해야 할 점을 살펴봅니다.
목차
- 구글 문서 협업, 승인 절차는 왜 필요할까요?
- 구글 승인과 Collavate를 한 눈에 비교하기
- 그 외에 어떠한 기능을 고려해야 하나요?
- 결론: 어떤 서비스를 선택하면 좋을까요?
구글 문서 협업, 승인 절차는 왜 필요할까요
기업 내 협업 과정에서 “누가 어떤 내용을 언제 승인했는가”를 명확히 남기는 것은 협업의 혼선을 줄이고 책임을 분명히 하는 매우 중요한 절차입니다. 하지만 실제 업무에서는 직원-매니저-운영진 등의 여러 승인 단계를 거치거나 부서/팀 단위로 동시에 검토해야 하는 등 복잡한 상황을 고려해야 합니다.
- 누가, 언제 문서를 검토하고 승인했는지 알기 어렵다.
- 수정된 문서는 다시 승인해야 하는지 헷갈린다.
- 승인 요청중인 모든 문서의 검토 진행 상태를 일일이 확인하기 번거롭다.
특히 승인 절차를 일상 업무에 자주 활용하는 상황이라면, 담당자가 모든 문서의 결재 과정을 직접 챙기기는 사실상 불가능에 가깝습니다. 게다가 최종 승인된 문서를 PDF로 변환해 보관하는 것처럼 기업 환경에서 반드시 필요한 추가 작업까지 고려하면, 관리의 복잡성은 더욱 커집니다.
결국, 문서 승인 서비스는 단순히 ‘결재 도장’을 찍는 절차를 넘어, 협업의 복잡성을 줄이고 기업 문서 관리의 체계성과 신뢰성을 높여주는 핵심 솔루션이라고 할 수 있습니다.
구글 문서를 승인하려면 어떤 제품을 선택해야 할까요?
구글 문서 협업에서 승인 절차는 이제 선택이 아닌 필수 과정입니다. 구글 워크스페이스를 사용하는 기업이라면, Business Standard 플랜 이상에서 제공되는 구글 승인(Approvals) 기능을 무료로 활용할 수 있습니다. (Gmail 개인 계정이나 Business Starter 이하 플랜에서는 승인 기능이 제공되지 않습니다.)
구글 문서 안의 승인 기능은 여러 명의 검토자를 순서대로 지정하고 단순 승인 여부를 기록하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 그렇기 때문에 개인과 개인, 또는 소규모 팀 간의 협업에는 충분히 유용하게 활용할 수 있습니다.
하지만 실제 기업 환경에서는 상황이 다릅니다. 단순히 승인 여부만 남기는 것이 아니라, 여러 검토자가 순서대로 승인해야 하거나 개인 또는 부서 단위로 동시에 승인해야 하는 경우까지 고려해야 하는 경우가 흔합니다. 또한 승인 과정 전체를 기록으로 남겨야 하고, 이력 추적·보안 관리·최종 문서 보관까지 고려해야 하죠.
구글 문서가 제공하는 기본 승인 기능만으로는 이런 요구를 모두 충족하기 어렵습니다. 그래서 단순한 승인 업무 부터 복잡한 전자결재까지 다양한 기업 환경을 지원할 수 있는 보다 전문적인 문서 승인 서비스가 필요합니다. 이러한 서비스는 기업별 업무 환경에 맞춰 다양한 승인 흐름을 유연하게 지원하고, 최종 승인된 문서를 안전하게 보관할 수 있도록 돕습니다.
구글 문서 승인 솔루션 선택 시 체크리스트
그렇다면 기업은 문서 승인 솔루션을 선택할 때 어떤 기준을 살펴봐야 할까요?
- 구글 워크스페이스와의 연동성: Drive/Gmail/캘린더 등 조직에서 기존에 이용 중인 도구와 자연스럽게 연결되는가?
- 승인 프로세스의 유연성: 개인, 팀, 부서 단위 승인뿐 아니라 다단계 승인·병렬 승인 등 다양한 흐름을 지원하는가?
- 보안과 이력 관리: 누가 언제 무엇을 승인했는지 명확히 기록되고, 최종 문서를 안전하게 보관할 수 있는가?
- 사용 편의성과 비용 구조: 직원들이 쉽게 사용할 수 있으며, 성장 단계에 맞추어 과금·확장이 용이한가?
이 글에서는 Google 승인과 Collavate의 차이점을 비교해보고, 어떤 상황에서 Collavate가 더 적합한지 살펴보겠습니다.
구글 승인과 Collavate를 한눈에 비교하기
| 구글 문서 승인 | 콜러베이트 | |
|---|---|---|
| 적용 범위 | 개별 문서 단위 승인 | 문서와 관련된 첨부 자료 및 파일을 묶어 단위 승인 |
| 승인 가능 대상 | 개인 사용자 | 개인 + 부서(그룹) 지정 가능 |
| 승인 워크플로우 | 단일 단계, 순차 승인만 가능 | 순차/병렬/그룹 맞춤형 승인 가능 |
| 문서 양식 | 제공되지 않음 | 구글 문서를 템플릿으로 등록 가능, 템플릿 별로 승인자 사전 지정 가능 |
| 문서 권한/잠금 | 승인 완료시 문서 변경 불가 잠금, 수정 시 승인 중단 | 승인 단계별 문서 권한 관리, 중앙 집중식 문서 관리 가능 |
| 사용 편의성 | 구글 문서 내장형 기능, 간단한 설정 | 구글 문서를 그대로 활용, 익숙한 환경에서 간단하게 사용 가능 |
| 커뮤니케이션 | 구글 문서 내 댓글 기능 | 문서 단위별 커뮤니케이션 포스트 제공 (실시간 댓글, 내부 게시물, 알림) |
| 비용 | 구글 워크스페이스 비즈니스 플랜 이상 구독 시 무료 제공 | 별도 구독 필요 (사용자별 & 종량제 플랜 옵션 제공) |
| 사용자 정의 가능성 | 제공되지 않음 | 세부적인 문서 승인 기능 설정 가능 |
| 고객 지원 | 연중무휴 지원을 제공하지만 대기 시간이 길고 가용성이 낮을 수 있음 | 빠른 응대 & 원활한 지원 프로세스 |
| 규정 준수 및 보안 | 국제 보안 표준 준수 | Google CASA, HIPAA, GDPR 등 글로벌 표준 대응 |
구글 승인과 콜러베이트의 승인 워크플로우 차이
구글 승인: 단순함이 장점인 기본형
Google 승인 기능은 문서 협업 경험이 많지 않은 조직이나 단순 승인 이력이 필요한 경우에 적합합니다. 사용자는 문서를 선택해 검토자를 지정하고, 검토자로 지정된 모든 사용자는 문서 승인을 진행할 수 있습니다.
👍 장점: 무료 제공, 설정이 간단함
❌ 한계: 단일 단계 승인만 가능, 템플릿·중앙 관리 기능 없음
Collavate: 기업 환경에 최적화된 엔터프라이즈 솔루션
Collavate는 Google 승인과 달리 기업용 문서 승인 플랫폼으로 설계되었습니다.
단순 승인 과정을 넘어, 부서 단위·다수 사용자 동시 승인, 순차·병렬 승인 등 복잡한 비즈니스 워크플로우를 지원합니다. 또한 중앙 집중식 문서 관리, 관리자 대시보드, 글로벌 규정 준수 지원을 통해 대규모 조직에서도 안정적이고 투명한 결재 환경을 제공합니다.
특히, Google 문서를 그대로 활용하면서도 PDF, MS Office 등 다양한 파일 포맷과의 연동을 지원해 실무 환경에서 강력한 통합성을 자랑합니다.
👍 장점: 맞춤형 승인 라인, 중앙 관리, 규정 준수, 대시보드 제공
❌ 한계: 별도 구독 필요 (하지만 엔터프라이즈급 기능 제공)
Collavate는 어떤 경우에 가장 유용한가요?
- 부서 단위 또는 여러 검토자가 동시에 문서를 승인해야 하는 경우
- HIPAA, GDPR 등 규제 산업에서 철저한 보안과 감사 추적이 필요한 경우
- 조직 전체의 승인 현황을 관리자 대시보드에서 실시간으로 모니터링해야 하는 경우
- 승인 프로세스를 표준화하고 템플릿 기반으로 자동화하려는 경우
그 외에 어떠한 기능을 고려하면 좋을까요?
중앙 집중식 문서 관리
Collavate는 문서를 단일 관리자 계정 아래에 중앙 집중화하여 모든 승인 관련 활동과 프로세스에 대한 세부적인 제어 권한을 부여하는 효과적인 관리 도구입니다.
복잡한 워크플로우 설계에도 사용자 설정에 따라 문서의 접근 권한 조절 작업을 완벽하게 자동화합니다.
또한, 관리자용 대시보드를 통해 모든 승인 현황을 파악하고 승인 활동 전반을 제어하는 다양한 기능을 제공함으로써 Google 승인에서는 찾아볼 수 없는 정교한 관리 솔루션의 역할을 합니다.
문서 양식(템플릿)
Collavate는 Google Workspace 내에서 강력한 템플릿 자동화 시스템을 제공하여 Google의 기본 템플릿 기능 부재를 해결합니다.
모든 Google 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 재사용 가능한 템플릿으로 변환할 수 있게 하여, 중요 문서 워크플로우를 표준화하고 중앙에서 관리함으로써 마찰과 오류를 줄여줍니다.
결론: 어떤 서비스를 선택하면 좋을까요?
개인·소규모의 단순 승인 기록이라면 Google 승인으로도 충분합니다. 반면, 조직적 표준화·복잡한 승인 라인·감사 추적·보관이 필요한 기업 환경이라면 Collavate가 더 알맞습니다.
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