구글 드라이브로 전자결재 문서를 관리하다 보면, 결재 문서가 한 곳에 쌓여 원하는 문서를 찾거나 분류하기 어렵습니다. 특히, 문서 유형이나 승인 여부가 드라이브 목록만으로는 구분되지 않아, 원하는 문서를 찾는 데 불필요한 시간이 소요됩니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 콜러베이트는 결재 문서를 결재 양식(템플릿)별로 지정된 폴더에 자동으로 이동하는 기능을 추가하였습니다.
콜러베이트의 템플릿별 저장 폴더 기능을 활용하면 휴가 신청서, 지출 내역서 등 제출된 문서를 템플릿 유형에 따라 자동으로 구글 드라이브에 정리할 수 있습니다.
📌 왜 구글 드라이브 정리가 필요한가요?
적은 수의 문서를 찾을 때는 구글 드라이브 검색이나 AI 기능을 활용할 수 있지만, 동일한 유형의 문서 여러 개를 한 번에 관리하거나 공유해야 할 경우에는 어려움이 많습니다.
예를 들어:
- “2025년에 작성된 휴가 신청서 전부”를 특정 직원과 공유하려면, 검색된 파일을 하나씩 확인해 공유 권한을 부여해야 합니다.
- 한 사용자가 제출한 여러 결재 문서(휴가 신청서, 구매 품의서 등)을 검색하는 경우에도, 매번 작성자, 연도, 카테고리 등의 검색 필터를 재설정해야 합니다.
결과적으로, 불필요한 반복 작업으로 시간이 낭비되고 관리 효율도 떨어지게 됩니다.
✅ “템플릿별 저장 폴더” 기능을 사용하면 어떤 이점이 있나요?
콜러베이트의 템플릿별 저장 폴더 기능을 활용하면 각 결재 양식마다 저장될 구글 드라이브 폴더를 지정할 수 있습니다.
예를 들어:
- “휴가 신청서” 양식 → 구글 드라이브 > 휴가 신청서
- “지출 결의서” 양식 → 구글 드라이브 > 지출 결의서
이렇게 설정해두면, 문서가 자동으로 정리되어 폴더별로 분류됩니다.
예를 들어 2024년 휴가 신청서 전부를 HR 팀에 공유할 때, 이제 개별 파일을 일일이 검색하지 않아도 해당 폴더만 공유하면 쉽게 관리할 수 있습니다.
⚙️ 어떻게 설정하나요?
간단한 몇 단계만으로 템플릿별 저장 폴더를 지정할 수 있습니다:
- 콜러베이트 관리자 계정으로 로그인합니다.
- 템플릿 > 도메인 공유 템플릿 메뉴로 이동합니다.
- 목록에서 원하는 템플릿을 선택합니다.
- 우측 메뉴에서 템플릿 정보 수정 메뉴를 클릭합니다.
- 저장 폴더를 눌러 새로운 폴더를 생성하거나 이미 생성해둔 폴더를 선택합니다.
- 설정을 저장합니다.
※ 저장 폴더는 문서 관리자의 구글 드라이브에 위치하며 Collavate 폴더 하위로만 지정할 수 있습니다.
사용자 가이드에서도 자세한 설정 방법을 확인하실 수 있습니다.
오늘 바로 콜러베이트 무료 체험을 통해 템플릿별 문서 정리 기능을 포함하여 강력한 구글 문서 전자결재 기능을 업무에 활용해보세요.
