디지털 업무 공간은 생산성과 효율성을 최적화할 수 있는 강력한 환경을 말합니다. 이것은 통상 프로젝트 관리, 팀 구성원과의 의사소통을 위해 전문 프로그램을 사용하는 환경을 포함합니다. 성공적인 디지털 업무 공간을 구현하고 최대한 활용하기 위해 본 공간의 속성과 통합이 필요한 부분에 대해 살펴보려 합니다.
1. 프로젝트 관리
프로젝트 관리 기능은 가장 필수적인 디지털 업무 공간 구성요소 중 하나입니다. 특히 검증된 프로젝트 관리 시스템이 중요합니다. 프로젝트 목표를 얼마나 잘 달성할 있는지 특히 많은 사람들이 참여하는 프로젝트에 있어서 프로젝트 관리는 더욱 중요합니다.
프로젝트 관리 시스템을 도입 시 사용하는 소프트웨어는 특정 사용자가 변경한 내용에 속성을 부여해야 합니다. 또한 사람들이 의견을 제시하거나 질문을 할 수 있어야 하고 다른 사람에게 리소스/권한을 요청할 수 있어야 합니다. 좋은 프로젝트 관리 소프트웨어가 없으면 최상의 결과를 달성하기 어렵습니다.
2. 회계
회계 소프트웨어가 없는 비즈니스 디지털 업무 공간은 없습니다. 소프트웨어 없이 기업의 지출과 수입을 효율적으로 관리하기 어려울 것입니다. 소규모 회사들도 회계 업무를 디지털 업무 공간에서 관리할 수 있어 큰 이점을 얻을 수 있습니다.
소프트웨어를 통해 청구서가 자동 결제 될 수 있도록 구성하는것이 가장 이상적입니다. 또한 자동으로 알림이나 또는 수수료를 청구할 수 있으면 더욱 좋습니다. 초기에는 디지털 회계로 통합하는것은 기업 입장에서 다소 부담스러울 수 있습니다만 다행히 대부분의 최신 회계 소프트웨어는 신규 사용자도 간편하게 사용할 수 있을만큼 직관적으로 구성되어 있고 비용도 과거에 비해 저렴한 추세 입니다.
3. 전략적인 영역
모든 디지털 업무 공간에는 회사나 사업 전략을 세울 수 있는 영역이 필요합니다.
비즈니스 업종에 따라 전략적인 요구 사항은 다를 것입니다. 가령, 정보기술 산업에 종사하는 사람들은 응용 프로그램의 작업 코드를 쉽게 보여줄 수 있는 기능이 필요합니다. 컨설팅 분야라면 요구 사항은 또 다를 것입니다.
이 기능을 어떻게 활용할 계획이든 관계없이 이 기능을 최대한 잘 활용하는 것이 중요합니다. 적절한 전략을 갖는 것은 성공적인 프로젝트의 토대가 될 것입니다.
4. 인공지능(AI)
많은 사람들은 인공지능(AI)에 대해 어느 정도의 우려를 갖고 있습니다. 인공지능이 많은 직업의 업무를 대체하고 사라지게 하는게 아닐까하는 의심 때문입니다. 이로 인해 인공지능이 조직에 적용되는 것을 기피하게 됩니다.
하지만 AI는 위협이 아닌 일종의 도구로 생각해야 합니다. 디지털 업무 공간에서 가장 중요한 자산 중 하나가 될 수 있습니다.
예를 들어, 고객 서비스 품질을 올바르게 관리하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 브랜드 평판이 손상될 위험이 있습니다. 이를 위해 AI 기반의 챗봇을 구현할 수 있습니다. 고객의 불만 사항이나 질문을 자동으로 처리할 수 있습니다.
AI 챗봇을 도입하면 대량의 문의사항을 관리하는데 도움이 될 뿐만 아니라 영업 시간 외에도 고객 문의를 처리할 수 있습니다. 이러한 형태의 AI는 기업이 연중무휴 24시간 고객 지원을 제공할 수 있는 유일한 방법입니다.
물론 인공지능은 다른 용도로도 많이 사용됩니다. 가장 두드러진 것 중 하나는 사용자의 과거 행동으로부터 학습하는 것입니다.
회사 프로젝트를 진행하기 위해 정기적으로 프로그램을 사용할 수 있습니다. 만약 사용하는 프로그램에 AI가 포함되어 있다면 누적된 과거 데이터를 바탕으로 예상되는 특정 행동을 앞서 사용자에게 권장할 수 있습니다.
또한 단순 반복적인 작업도 스스로 처리할 수 있습니다. 이러한 형태의 디지털 자원은 매우 유용합니다.
5. 보안 대책
정보의 디지털화에 따라 보안 관리는 그 어느 때보다 중요합니다. 사이버 범죄 산업은 10년 내에 10조 달러 규모가 될 것으로 추정되고 있습니다.
이 규모는 대부분 해커로부터 입수된 기업의 민감한 정보에 기인합니다. 디지털 업무 공간은 많은 해커들에게 좋은 타겟이 됩니다.
계정 보호를 위해서는 포괄적인 암호화로 통합을 해야하는 것을 의미합니다. 또한 취약점을 확인하기 위해 정기적으로 보안 감사를 진행해야 합니다.
또한 오래된 소프트웨어 버전은 사용하지 않는 것이 중요합니다. 최신 릴리즈 된 버전을 사용하지 않으면 조직은 예상치 못한 피해를 입을 수 있습니다.
직원 교육 또한 어떠한 이유라도 간과 되어서는 안됩니다. 적절한 교육을 받지 못한 직원은 승인되지 않은 사용자와 정보를 공유해 데이터 보안 위반 사고를 발생할 가능성이 높습니다.
보안 프로토콜이 어떤 영역에서 부족한지 확인하기 위해 1년에 여러번 평가하는 것이 가장 좋습니다.
6. 비디오 채팅 기능
많은 협상은 전화 한 통으로 해결되지 않습니다. 또한 잠재 고객, 투자자, 파트너 등을 항상 직접 만나는 것도 가능하지 않습니다. 이러한 이유로 디지털 업무 공간에 영상 채팅 기능이 필요 합니다.
이를 통해 직원 또는 팀원의 업무 진행 과정과 상태를 최신으로 유지할 수 있습니다. 필요한 경우 업무 시간 외에도 화상 회의를 예약할 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 장소나 사무실로 이동하지 않고도 주요 정보를 빠르고 편리하게 전달하고 협의할 수 있습니다.
7. 클라우드 기반 인프라
클라우드 기반 서비스에 대한 아웃소싱은 종종 사내 인프라보다 우수하지 않습니다. 주요 정보를 원격으로 보관할 수 있으며 어느 위치에서나 필요한 데이터에 액세스할 수도 있습니다.
그렇기에 평판이 좋은 클라우드 서비스 제공업체와 협력하는 것이 필수적입니다. 클라우드 인프라를 통해 디지털 업무 공간의 개인정보를 보호하고 성능 측정 기준을 충족할 수 있습니다.
최적의 디지털 업무공간을 만드는것이 필수
디지털 업무 공간을 어떻게 구현하느냐에 따라 비즈니스 기회창출이나 우위가 가려질 수 있을 것입니다. 상기 가이드가 대략적으로 디지털 업무 공간을 만드는 데 도움이 되길 바랍니다. 귀사를 위한 최적의 디지털 업무 공간에 대한 상담을 원하시면 연락 주시기 바랍니다.