조직의 규정 준수와 관련하여 올바른 파일 및 문서 구조를 갖는 것이 중요합니다. 이번 글에서는 구글 워크스페이스(Google Workspace) 및 워크플로우(Workflow) 애플리케이션을 통해 ISO 표준을 어떻게 달성할 수 있는지를 설명하려 합니다.
문서 관리의 중요성
문서 관리는 모든 비즈니스에서 중요하지만 시간이 흐를수록 기업내 문서가 축적되고, 많은 양의 문서를 처리하게 됨에 따라 복잡한 관리 문제가 발생합니다. 대부분의 기업은 키워드 및 하위 키워드를 서로 다른 섹션에 여러 개의 파일로 구성하기 때문에 파일내 정렬, 탐색이 어렵습니다. 또한 문서들은 디지털 방식으로 올바른 조직과 형식으로 보관해야 중복이 발생하지 않습니다. 어떤 기업들은 종종 문서 관리의 중요성을 간과해 조직을 제대로 구성하지 않아 조직내 피해로 확대될 수도 있습니다.
협업 문서 워크플로우
지난 수년 동안 사람들은 마이크로소프트 오피스 365(Microsoft Office 365) 및 구글 워크스페이스(Google Workspace)와 같은 협업 애플리케이션을 점점 더 많이 선택하고 있습니다. 이러한 추세를 이끄는 주요 요인 중 하나는 클라우드 기술이 점점 더 사용자의 생산성을 획기적으로 높이고, 스토리지 공간을 절약할 수 있는기반 툴로 옮겨가고 있다는 것입니다. 이러한 시스템을 도입하기 위해서 관리 문제도 함께 고려해야합니다. 문서의 수가 계속 증가함에 따라 계속해서 관리를 해야하기 때문입니다. 결과적으로 사용자는 특정 문서를 관리할 수 없어지거나 저장할 수 있는 문서 보다 더 많은 문서가 필요해지는 경우가 발생할 수 있습니다.
규정 및 ISO 표준을 달성하는 방법
디지털 작업 공간(DBW)은 작업 공간 협업 및 콘텐츠 공유를 지원하는 프로세스, 앱 및 플랫폼의 구현 및 생성 프로세스입니다. 기술이 변화함에 따라 콘텐츠는 업계 표준 및 모범 사례를 준수하도록 업데이트되고 유지 관리되어야 합니다. DBW 소프트웨어는 문서 관리 및 디지털 콘텐츠 사용과 관련된 규정 준수 문제를 다루는 조직을 위한 훌륭한 솔루션입니다. 구글 워크스페이스의 유연성 덕분에 조직 내에 배포할 수 있으며 각 사용자의 요구사항에 맞게 맞춤설정을 할 수 있습니다. 조직은 워크플로우 애플리케이션을 구글 워크스페이스와 함께 사용해 부서 및 사업부 간에 파일을 공유하는 등 다양한 비즈니스 프로세스를 통합할 수 있습니다.
결론
구글 워크스페이스용 규정 준수(Compliance) 워크플로우 애플리케이션을 사용하면 구글 드라이브 내의 문서를 원활하게 관리할 수 있습니다. 가령, 콜러베이트(Collavate) 메뉴의 드라이브 관리자 탭을 통해 모든 문서와 파일에 액세스할 수 있습니다. 이 문서를 통해 조직에 필요한 사항을 파악하고 구글 워크스페이스 규정 준수에 도움이 되는 유용한 정보를 얻을 수 있기를 바랍니다. 자세한 내용은 콜러베이트 팀에 문의하십시오.