今や「AIなしで一日を終えることが難しい時代」になりました。
多くのナレッジワーカーは、日常業務の中で生じる質問をChatGPTなどの会話型AIに尋ねるのが当たり前になっています。
それにもかかわらず、業務の進め方そのものはまだ昔のままで、メール返信・書類確認・規程チェックなどの繰り返し作業に多くの時間を取られています。
では、なぜ私たちは今も手動で業務をこなしているのでしょうか？
その理由の多くは「AIの結果を信頼できないから」です。
実際、Harvard Business Reviewによると、約50％の人がAIの回答に不安を感じているといいます。
ではもし、承認済みの正式なドキュメントだけを根拠に回答するAIがあったとしたら？
その発想こそ、私たちの提案の出発点です。
本記事では、承認ワークフローの文書とGoogle Gemini Gemsを活用して、繰り返し業務を大幅に削減する具体的な方法を紹介します。
| Collavateを利用したAI活用の主なメリット 1. AI学習データの自動最新化 Collavateで承認された文書は自動的に指定したGoogle Driveフォルダに保存されます。そのフォルダをGoogle Gemini Gemsのナレッジソースとして設定すると、新しい承認文書が追加・更新された際に自動で反映され、AIの回答が常に最新の状態に保たれます。 2. 電子決裁プロセス全体を自動化 文書作成から提出、レビュー、承認、保管までの全プロセスを自動化。すべての文書はGoogle Driveと100％互換で、アクセス権限も自動管理されます。 3. 安全で信頼性の高い運用環境 すべての文書データはGoogleのセキュリティ基盤上で処理されるため、公共機関や教育機関でも安心して利用できます。 |
1. Google Gemini Gemsで「自社専用AIアシスタント」を構築する
自社のポリシー文書やマニュアルを基に学習したAIアシスタントを、コーディングなしで簡単に作成できます。
Gemini GemsはGoogleが提供するカスタマイズ可能なAIエキスパートです。
人事ポリシーへの質問に自動で答えるAIや、テクニカルサポートのFAQ対応AIなど、
部門ごと・業務ごとに最適化したAIを誰でも構築可能です。
2. Collavateの承認済みドキュメントをGemsに接続する
Gemsに学習させるデータは何が最適でしょうか？
最も信頼できる情報源は、レビューと承認を経た正式な文書です。
CollavateはGoogle Drive上で文書作成→レビュー→承認の全プロセスを管理します。
承認が完了した文書は自動的に専用フォルダに集約されます。
そのフォルダをGemini Gemsのナレッジソースとして指定すれば、AIは承認済み文書だけを基に回答します。
文書が更新・追加された場合も、AIは自動的に最新情報を参照して応答します。
3. 承認文書ベースのAI活用シナリオ
承認済みドキュメントをナレッジにしたAIアシスタントが完成すれば、専門的な設定なしで以下のように活用できます。
- 社内規程・人事ポリシーの案内
- 例：「有給休暇の申請手順は？」と聞くと、承認済みの人事規程に基づいて正確に案内。
- カスタマーサポート対応
- 承認済みのマニュアルを基に、顧客からのよくある質問に即時回答。
- オンボーディング支援
- 新入社員向けに必須規程やチェックリストをAIが自動提示。
Collavate + Gems = ✅ 信頼できる「承認ベースAI」
AIを安全かつ正確に導入する最もシンプルな方法は、承認済みデータだけを学習させることです。
CollavateとGoogle Geminiを組み合わせることで、繰り返し業務を大幅に削減し、
チームが「本当に重要な業務」に集中できる環境を実現します。
AIによる自動化で、毎日の承認業務や問い合わせ対応を効率化しませんか？
