ワークフローの承認時間を省略し、「時間がかかる」という当たり前を覆す！

ワークフローの承認時間を節約する５つのコツ

出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？

こういった承認ワークフローはビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認ワークフローに時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、ワークフローにはそんなに時間がかかるのは当たり前ではなく、幾つかのコツを活用すれば節約の余地がたくさんあります。本記事では、承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。

1. ワークフローの明確なガイドラインを設定する

ワークフローにおいては基本的に申請→承認→…→承認→決裁といった流れを辿りますが、様々な段階ではある人が承認するか却下するかを判断しないといけません。ここでは、「この金額で承認して良いのか？」、「全ての詳細事項を本当にチェックしたか？」などで悩み、承認していいかわからないまま判断を下さずに時間が経つことがあります。

ここでは明確なガイドラインを作成し、とりあえず幾つかの項目をチェックするか、ある条件を満たしていないと却下、あるいはある条件を満たしていると承認など、手早く判断できる仕組みを作れます。もちろん複雑な判断もたくさんあるため全ての承認を既定のルールに沿って下すのは難しいが、承認基準や手順を明確にし、関係者全員に周知することで承認速度を大幅に改善できます。

2. ワークフローをシンプルにする

複雑なワークフローは遅延の原因となります。ワークフロー過程に実はいなくても承認に支障が出ない人が含まれているケースもあります。これらの人には他の仕事が優先されており、承認が遅れて逆になんらかの支障が出ることがあります。電子メールのCC機能のような、承認を申請せず通知するだけのための機能を活用すれば、コミュニケーションを維持しつつ承認速度を改善できます。

また、申請書などの作成が複雑な場合、申請自体に時間がかかりすぎる場合があります。このような問題を解消するにはウェブフォームによる申請書の提出や、複製できるワークフローの様式（テンプレート）を用意する手があります。ワークフローのテンプレートには、使う申請書だけでなく承認者や承認経路まで事前に設定でき、書類だけでなくその書類と関係する「ワークフロー」自体も様式化できます。これらにより、申請者にも負担を軽減できます。

無駄な手続きを見直し、必要最低限のステップに絞ることで、承認時間を大幅に短縮できます。特にテンプレートの活用にはデジタルツールの活用も効果的です。

3. 権限委譲を活用する

すべての承認を一人が行うと、検討、承認する申請の量が大きくなり、承認スピードが低下します。全ての申請は、部長や代表レベルの人が決裁する必要がないでしょう。これらの人たちには適切に報告し、下の人にも権限を委譲することで、上の人の負担を軽減し、承認スピードを向上させることができます。

また、承認者が不在な場合の権限委譲もワークフローに仕込めば承認者不在による承認の遅延も防げます。

4. 定期的なレビューと改善

ワークフローは定期的に見直すことが必要です。現状を把握し、改善点を洗い出すことで、常に最適な状態を維持できます。新しい係長、課長などができて承認経路を修正する、業務形態が変わったから承認経路を修正するなど、定期的なミーティングを実施し、フィードバックを収集して反映させることが大切です。

ワークフローを定期的にレビューするためのワークフローも設計するとレビューを怠らないでしょう。

5. 自動化ツールを導入する

自動化ツールを使用することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。自動化ツールには上述の申請書テンプレート複製機能と承認しない通知受信者の指定機能の他に、承認経路の事前設定、承認リマインダー、承認帳簿の自動記録など、業務効率性を大幅に向上させる機能がたくさんあります。おすすめのツールの一つに「コラベート」があります。コラベートは、ワークフローの自動化やテンプレートの活用に優れたツールであり、導入手順もシンプルです。ワークフローの明確なガイドラインの作成、記録、定期検討及び改善、そして通知のためのCC機能や多様なテンプレート作成をサポートする多くの機能を搭載しています。コラベートの導入で、ワークフロー全体を劇的に効率化した事例もたくさんあります。

おわりに

ワークフローを効率化するためには、本当に承認が必要な人を承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程を簡略化することで全般的な承認に関する負担を軽減できます。自動化ツールまでも取り入れ、より効率的なワークフローを実現しましょう。
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