ワークフローの最適化は様々な方法により、既存のワークフローを改善するものです。 最適化には、コスト削減、作業効率性の向上、新機能の追加、作業時間短縮およびその他の要素が挙げられます。 コラベート(Collavate)は貴社の生産性を向上させるために考案されましたが、役職員の参加なしでは不可能です。 貴社のビジネスプロセスをもっと改善するために、お役に立てるよう、下記にまとめました。
問題定義
ワークフローを最適化するに先立ち、あなたが解決しようとする特定問題の定義から行う必要があります。 あなたが作業を遂行する上で妨げられる要素は何ですか? ワークフローで時間を無駄にする問題は何ですか？ 定義された問題は、あなたの目標と目標を達成するための基準を立てるのに役立ちます。
ワークフロータイプとその作業を定義する
問題を定義した後、次のステップは最適化しようとするワークフローのタイプを決定するものです。 多くの場合、最適化を目標に最も効率的なワークフロータイプを選択すると良いでしょう。 これによって全てのリソース、全ての手間と時間を最も効果的に活用することができます。
改善しようとする領域の定義
ワークフローの最適化は、ワークフローの一部の作業を自動化·改善できる領域を識別するためのツールです。 たとえば、手動で入力してエラーが作られていれば、ミスする部分について事前に入力してミスをする時間を減らし、以後修正することができるはずです。 これによって時間を減らし、エラーのない業務環境を作ることができます。
より多くの作業を自動化する
実行すべき作業を識別し、自動化することにより、作業を完了するのにかかる時間と当該プロセスで発生する不具合の数を削減することができます。 したがって、生産性が向上し、全体のワークフロープロセスの効率性が向上します。
実行計画の構築
ワークフローの変更に先立ち、時間の節約または特定の機能に対するスピードアップのような最終目標を立ててください。 その後、ワークフローを通じて最終目標を達成するための日程を策定します。
日程、例えば「毎週金曜日の朝に会社のウェブサイトにニュースレターをダウンロードしてください。」があります。 この日程は、ニュースレターを作成した職員にGoogleスプレッドシートを作成し、すべての購読者を入力させます。 同時にこの職員はスプレッドシートの変更をモニタリングします。
担当職員は毎日スプレッドシートを確認し、日程に合わせて週刊ニュースレターを作る準備を終えると思います。
評価、モニタリング及び再確立
ワークフローを最適化する次のステップは、現在のワークフローを評価することです。評価後に既存のワークフローが運営上効率的かどうかを点検できます。ワークフローを評価することは、最適化を成功させるのに非常に重要です。 ワークフローを効果的に最適化するには、どの部分に改善が必要なのか洞察力を得るためのプロセスに対する定期的な評価とモニタリングが必要です。
いくつかの検討事項：
時間は金です。 高い品質の業務はできるだけ早く完了しなければなりません。 時間と努力を無駄にせず、最初からきちんと始められるようにプロセスを動かすシステムが必要です。 作業が時間通りに完了するためには、ワークフロー最適化にリソースを割り当てることが最も重要です。 ワークフローの最適化は、既存システムと政策を考慮し、特にあなたのビジネスに合わせて行われる必要があります。
コラベートなどのツールで作業方式を変更せずに現在のワークフローに統合できます。 そして作業内容を共有、承認および状態を知らせることができる機能を使用し、作業の流れを改善します。
ワークフローをより効果的に最適化する方法についてのアドバイスが必要であれば、メールを送ってください。 あなたのために既存のワークフローを検討し、より効率的な作成方法に対するチップと有用な情報を提供することができます。