組織の規程の順守に関して正しいファイルや文書の構造を持つことが重要です。今回の記事では、グーグルワークスペース(Google Workspace)とワークフロー(Workflow)アプリケーションを通じてISO標準をどのように達成できるのかを説明します。
文書管理の重要性
文書管理は全てのビジネスにおいて重要ですが、時間が経つにつれて企業内の文書が蓄積され、大量の文書を処理するようになるため、複雑な管理問題が発生します。 ほとんどの企業は、キーワードと下位キーワードを異なるセクションに複数のファイルで構成するため、ファイル内の並び替え、探索が困難です。 また、文書はデジタル方式により正しい組織と形式で保管しなければ重複されません。ある企業は、しばしば文書管理の重要性を看過し、組織を十分に構成せず、組織内の被害に拡大する恐れがあります。
協業文書ワークフロー
過去数年間、人々はマイクロソフトオフィス365（Microsoft Office 365）やグーグルワークスペース（Google Workspace）のような協業アプリケーションを選択し続けています。 このような傾向を導く主な要因の一つは、クラウド技術がますますユーザの生産性を画期的に高め、ストレージスペースを節約できる基盤ツールに移行しつつあるという点です。 この様なシステムを導入するために、マネジメント問題も合わせて考慮する必要があります。 文書の数が増加し続けるにつれて、継続して管理をしなければならないためです。 結果的に、ユーザーは特定の文書を管理することができなくなったり、保存できる文書よりも多くの文書が必要になる場合が発生することがあります。
規定及びISO標準を達成する方法
デジタル作業空間（DBW）は作業空間の協業とコンテンツ共有を支援するプロセス、アプリとプラットフォームの具現と生成プロセスです。 技術の変化に伴い、コンテンツは業界標準及び好事例を遵守するようにアップデートされ、維持管理されなければなりません。DBWソフトウェアは、文書管理及びデジタルコンテンツ使用に関する規定遵守問題を扱う組織のための優れたソリューションです。Googleワークスペースの柔軟性のおかげで、組織内に配布でき、各ユーザーの要求事項に合わせてカスタマイズ設定ができます。組織はワークフローアプリケーションをGoogleワークスペースと一緒に使用し、部署や事業部間でファイルを共有するなど様々なビジネスプロセスを統合できます。
結論
Googleワークスペース用規定遵守（Compliance）ワークフローアプリケーションを使用すると、Googleドライブ内の文書をスムーズに管理できます。 たとえば、コラベート（Collavate）メニューのドライブ管理者タブではすべての文書とファイルにアクセスできます。 この文書を通じて組織に必要な事項を把握し、Googleワークスペース規定遵守に役立つ有用な情報を得ることができることを願っています。 詳細はコラベートチームまでお問い合わせください。