文書管理システムはワークフローを改善し、協業を助けるなど多方面に有用です。 本ガイドは文書管理システムの長所を整理しました。
キーワード:ドキュメント管理システム
ビジネス環境が急速に変化しており、競争はますます激しくなっています。 統計によると、2021年基準で約3250万の小規模事業者がいるそうです。 この多くの企業が同じ顧客層を対象に事業を行っており、一部の企業はライバル会社に追いつくために孤軍奮闘しています。
今後数年間、競争がさらに加速化することが予想され、2021年の新規事業申請件数が史上最大の540万件を記録し、今年は最も多くの新規進入者を迎える予定です。
それでは、ビジネスが生き残るために何ができるでしょうか？ 一つの方法は、最先端の文書管理システムを活用することです。
文書管理システムが正確に何なのか、使い方と長所、そしてシステム選定法について詳しくお知らせします。
文書管理システムとは何ですか？
文書管理システム(DMS)は、文書を保存、追跡、検索するコンピュータプログラムです。 3つの主要機能を詳しく見てみましょう。
文書キャプチャ
紙文書を電子的に保存できるようにデジタル化する過程です。 この作業はスキャナーを使用したりPDFおよびその他のデジタルファイルをDMSで読める形式に変換して行うことができます。
文書インデックス
文書を探しやすく検索できるように分類し、タグを指定するプロセスです。 DMSは手動または自動的にこの作業を行うことができます。 光学文字認識(OCR)と自然語処理(NLP)アルゴリズムを使用します。
文書検索
検索エンジンまたは検索機能を使用してDMSから文書を探し、検索するプロセスです。 検索は、文書メタデータまたは全体テキスト検索に基づいて行うことができます。
文書管理システム（DMS）はどのように動作しますか？
DMSはファイルを電子的に構成し保存します。 このようなシステムは電子文書と紙文書のイメージを追跡し管理します。
文書管理ソフトウェアは、メタデータまたはその他の文書属性に基づいて文書管理ワークフロー作業を実行します。
文書管理システムの利点は何ですか？
以下の例のように最適な文書管理システムに投資すれば、多方面に組織を改善することができます。
1. 紙の節約
世界的にデジタル化が普及し、紙の使用量は減少しています。 ますます多くの企業が環境に関心を示し、紙の使用を減らすために文書管理システムを導入している。
平均的な会社員は年に10,000枚の紙を使います。 DMSをインストールすると、この数値が大幅に減少する可能性があります。
DMSは会社のすべての文書を中央リポジトリに保存します。 これにより、紙のコピーを印刷する代わりに、デジタルコピーを簡単に探し、共有することができます。
紙の使用量が減ると、伐採しなければならない木の量が減り、環境保護にも役立ちます。 また印刷および保管費用も節減できます。
2. 時間節約
ユーザーが手動で行う文書関連作業を自動化すると、一般的に所要される時間が短縮されます。
例えば、文書管理システムは自動的に紙文書をデジタル化することができます。 このようにすると手動で作業を行う必要がないので、全体ワークフローの設計に役立ちます。
また、DMSは文書を索引化して分類することができ、ファイルを探す時に容易です。 また、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡することができるので、変更事項は誰にアップデートされるべきか簡単に知ることができます。
要約すると、文書管理システムを使えば大量の文書を迅速かつ効率的に簡単に管理できます。
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3. 簡単な文書検索
DMSの主なメリットの一つは、大量のデータを素早く検索できることです。
DMSは文書検索プロセスを自動化してファイル検索をより容易にします。 これはワークフローの最適化が核心である今日の急速なビジネス環境で特に有用です。
すべての受信文書で検索可能な索引を作成することで、このようなシステムを通じてユーザーは時間を無駄にせずに必要な項目を探すことができます。 しかも、多くのDMSは光学文字認識技術を使用しています。
これにより、紙文書をスキャンし、デジタル化することができます。 したがって、職員はシステムの検索欄にいくつかのキーワードを入力するだけでファイルを素早く検索することができます。
4. 優れたセキュリティ及びコンプライアンス
DMSの重要な利点の一つは、重要な情報損失または損傷を防止するのに役立つということです。 紙文書に依存する必要性を減らし、これを通じてデータ侵害または規定遵守違反につながりかねない多くの危険要素を除去して費用損失危険を減らすことができます。
企業は特定のファイルにアクセスできるユーザーを規制することができ、重要なデータは高いレベルの統制を維持するのに役立ちます。
DMSはまた、従業員がプライバシーと記録保存に関する規定を効率的に遵守するようサポートします。
また、強力な追跡機能が特定文書を処理する方法を理解するのに役立ちます。 これを通じて規制基準を満たし、莫大な罰金を避けることができます。
5. 協業促進
文書管理システムの核心は協業を促進するように設計されているという点です。 文書の中央化がなされている場合、チームメンバーは情報を共有し、一緒にプロジェクト作業をすることができます。
異なる位置または時間帯に分散しているチームの場合、文書を迅速に探し、共有できる機能は協業促進に必須です。 このようにDMSは、チームが安全かつ効率的に協業できる方法を提供します。
6. 顧客サービスと満足度の向上
優れた顧客サービスは、新規顧客の誘致を希望するすべての企業が備えるべき必須要素です。 そして、良い顧客サービスの核心要素の一つは質疑応答と迅速な問題解決です。 この領域は文書管理システムが必ず必要です。
文書管理システムは、顧客に関する文書処理と作業を自動化することで、顧客サービス担当者がより迅速に問題解決できるよう支援します。
また、文書管理システムは企業が顧客との相互作用を追跡するのに役立ちます。 これを通じて根本的な問題を簡単に把握し解決することができます。
7. 文書プロセス可視性
今日の業務環境は膨大な量の文書とデータに急速に圧倒されることがあります。
文書管理システムは、企業が文書プロセスに対してより多くの可視性を提供します。 これを通じてソーシング活動から営業、人事業務に至るまで、すべての事項に対する洞察力を得ることができます。
DMSは時間の経過とともに文書の変更点を追跡します。 すべての文書活動に対する正確な記録を維持することで、企業がリスクを緩和し、規定遵守要件をより効果的に解決できるよう支援します。
8. よりよい意思決定
DMSはまた過去の傾向とパターンに対する洞察力を提供します。 過去の成果に対する包括的な報告書を通じて職員は本能や推測よりは正確なデータに基づいて戦略的な決定を下すことができます。
その意味で、文書管理システムは組織に相当な競争力を提供します。
文書管理システムの選択方法
次に、貴社に適した文書管理システムソリューションを見つけることができる5つのチップです。
要求事項整理
文書管理システムを選択する第一段階は、DMS導入時に必要な要求事項を整理することです。 次のような質問を考慮する必要があります。
- どんな種類の文書を管理しなければなりませんか。
- このような文書を追跡·管理するための具体的な要求事項は何ですか？
- 自動化しようとするプロセスは何ですか？
このような質問により、企業に適した文書管理システムを明確に把握することができます。
文書ワークフローを考慮する
文書管理システムを選択する際、文書ワークフローを考慮することが重要です。 文書を組織内でどのように移動しますか？ 現在のシステムのボトルネック現象は何ですか？
文書ワークフローを理解すると、文書管理プロセスを簡素化するDMSを選択することができます。 このようにすると、文書関連業務の遅延が最小化されます。
セキュリティ要求事項を考慮する
文書管理システムにはかなりの量の重要な情報が入っています。 したがって、文書セキュリティを優先するシステムを選択することが重要です。 規制要件遵守を保障するDMSを考慮します。
DMS評価時の考慮事項:
- データ暗号化
- ユーザー権限
- 監査証跡
- 文書満了
このようにすべての条件を考慮すると、ユーザのニーズを完璧に満たす機能を備えたシステムを得ることができます。
予算考慮
文書管理システムは莫大な投資なので、システムを選択する際に予算を考慮することが重要です。 複数の供給業者から見積もりを受けなければなりません。 最終決定を下す前に、各システムの特徴とコストを比較してください。
チームの要求事項を考慮する
文書管理システムを選択する際、チームの要求事項を考慮することが重要です。 どのようなタイプの文書管理機能が必要ですか？ どのタイプのユーザーインターフェースに最も慣れていますか？
このような詳細情報が分かれば、より簡単で効率的なシステムを選択するのに役立ちます。
文書管理システムを最大限活用してみてください。
文書管理システムは既存の文書処理方法より多くの利点を提供します。 向上したワークフローから協業強化に至るまで、文書管理システムを通じてビジネスをより効率的に運営することができます。
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