Google 承認 vs. Collavate ― どちらを選ぶべきか?
Google Workspace には標準で「Approvals(承認)」機能が備わっています。しかし、企業でのドキュメント・ワークフローを考えると、「承認/非承認」のチェック以上に重視すべき点が多くあります。本記事では、企業の文書承認で重要な要素を探り、Google の基本機能と、より充実したプラットフォームである Collavate がどこで差を付けるかを比較します。 目次 なぜ企業の文書コラボレーションに承認プロセスが必要なのか? 企業環境では「誰がいつ承認したか」を追跡できることが重要です。明確な承認は混乱を減らし、責任を明確にします。しかし現実には以下のような課題が頻繁にあります: 特に承認を頻繁に行う組織では、全てを手作業で管理するのはほぼ不可能です。さらに最終文書を PDF に変換したり、アーカイブとして保管する必要がある場合、複雑さは増します。 つまり文書承認サービスは単なる「承認スタンプ」ではなく、コラボレーションの効率化・統制力強化・信頼性向上に不可欠なのです。 Google 文書を承認するにはどの製品を選ぶべきか? Google Docs での承認プロセスはもはやオプションではなく必須です。Google Workspace を利用している企業なら、Business Standard 以上のプランで Google 承認機能を追加料金なしで利用できます。(Gmail 個人アカウントや Business Starter 以下のプランでは利用不可。) Google Docs の承認機能は、複数のレビュー担当者を順に指定し、最終的な承認/却下のみを記録するシンプルなものです。そのため個人間や小規模チームの協働には十分に役立ちます。しかし、企業環境では事情が異なります。単純な承認記録だけでなく、 • 複数のレビュー担当者が順次承認する場合• 部署単位やグループで同時に承認する場合• 承認過程全体を記録として残す必要• セキュリティや最終文書保管への配慮 など、より複雑な要件が必要です。Google Docs の基本機能だけではこれらを満たすことは困難です。そこで、シンプルな承認から複雑な電子決裁まで対応できる 専門的な文書承認サービスが必要になります。 Google 文書承認ソリューション選定のチェックリスト 企業が承認ソリューションを選ぶ際、以下の基準を確認すべきです: Google Approvals vs. Collavate: 一目でわかる比較 Google Approvals Collavate 適用範囲 個別文書ごとの承認 文書+関連ファイル/添付をまとめて承認 レビュアー […]
Google 承認 vs. Collavate ― どちらを選ぶべきか? Read More »