Google 承認 vs. Collavate ― どちらを選ぶべきか?

Google Workspace には標準で「Approvals(承認)」機能が備わっています。しかし、企業でのドキュメント・ワークフローを考えると、「承認/非承認」のチェック以上に重視すべき点が多くあります。本記事では、企業の文書承認で重要な要素を探り、Google の基本機能と、より充実したプラットフォームである Collavate がどこで差を付けるかを比較します。 目次 なぜ企業の文書コラボレーションに承認プロセスが必要なのか? 企業環境では「誰がいつ承認したか」を追跡できることが重要です。明確な承認は混乱を減らし、責任を明確にします。しかし現実には以下のような課題が頻繁にあります: 特に承認を頻繁に行う組織では、全てを手作業で管理するのはほぼ不可能です。さらに最終文書を PDF に変換したり、アーカイブとして保管する必要がある場合、複雑さは増します。 つまり文書承認サービスは単なる「承認スタンプ」ではなく、コラボレーションの効率化・統制力強化・信頼性向上に不可欠なのです。 Google 文書を承認するにはどの製品を選ぶべきか? Google Docs での承認プロセスはもはやオプションではなく必須です。Google Workspace を利用している企業なら、Business Standard 以上のプランで Google 承認機能を追加料金なしで利用できます。(Gmail 個人アカウントや Business Starter 以下のプランでは利用不可。) Google Docs の承認機能は、複数のレビュー担当者を順に指定し、最終的な承認/却下のみを記録するシンプルなものです。そのため個人間や小規模チームの協働には十分に役立ちます。しかし、企業環境では事情が異なります。単純な承認記録だけでなく、 • 複数のレビュー担当者が順次承認する場合• 部署単位やグループで同時に承認する場合• 承認過程全体を記録として残す必要• セキュリティや最終文書保管への配慮 など、より複雑な要件が必要です。Google Docs の基本機能だけではこれらを満たすことは困難です。そこで、シンプルな承認から複雑な電子決裁まで対応できる 専門的な文書承認サービスが必要になります。 Google 文書承認ソリューション選定のチェックリスト 企業が承認ソリューションを選ぶ際、以下の基準を確認すべきです: Google Approvals vs. Collavate: 一目でわかる比較 Google Approvals Collavate 適用範囲 個別文書ごとの承認 文書+関連ファイル/添付をまとめて承認 レビュアー […]

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承認書類をGoogle ドライブのフォルダに自動整理する方法

Google ドライブで承認文書を管理していると、すべてのファイルが一箇所に集まり、特定の書類を探したり分類したりするのが難しくなることがあります。特に、書類の種類や承認ステータスが一覧上では判断できないため、検索に余計な時間がかかることもあります。 この課題を解決するために、Collavateは承認フォーム(テンプレート)ごとに指定したフォルダに書類を自動的に移動する機能を提供しています。 たとえば、休暇申請書や経費報告書など、送信された文書をテンプレート別に対応するGoogleドライブフォルダに整理できます。 📌 なぜGoogle ドライブの整理が重要なのか? 少数の書類を探す場合は、Google ドライブの検索機能やAI補助機能が有効です。しかし、同じ種類の書類が複数あると、管理や共有には課題が残ります。 例: このような繰り返し作業は時間の浪費につながり、管理の効率性も低下します。 ✅ テンプレート別フォルダ機能のメリット Collavateのこの機能により、各承認テンプレートごとに保存先のGoogleドライブフォルダを指定できます。 例: 一度設定すれば、送信された文書は自動的に対応するフォルダに整理されます。 たとえば、2024年分の休暇申請書をHRチームと共有する場合、いちいちファイルを探して共有設定する必要はなく、該当フォルダを共有するだけで簡単に管理できます。 ⚙️ 設定手順(簡単に数ステップで完了) ※ 注意: 保存先フォルダは、文書管理者のGoogle ドライブ内の「Collavate」フォルダ以下で指定してください。 ユーザーガイドでも、詳しい設定方法をご確認いただけます。 ぜひ、今日からCollavateの無料トライアルを開始して、テンプレート別ドライブ整理機能を含む高度な電子承認機能を業務にご活用ください。

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Collavate 5.4.0リリース概要

今回のCollavate 5.4.0リリースでは、既存機能の改善と既知の不具合に対する修正が含まれています。 何が変更されますか? テンプレートごとのドキュメント保存フォルダの指定 管理者は、各テンプレートの「テンプレートの情報を編集する > 保存フォルダ」メニューから、そのテンプレートで提出されるドキュメントの保存先フォルダを直接指定できるようになりました。 これにより、すべてのドキュメントを単一のフォルダに保存する従来の方式から脱却し、テンプレートごとにドキュメントを整理・管理することが可能になります。 「保存フォルダ」設定を使用することで、テンプレート経由で提出されたファイルを、指定したフォルダに自動保存できます。 Google ドキュメント内でのCollavateリンクのスマートチップ変換 Google ドキュメント(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)にCollavateの承認ドキュメントリンクを挿入すると、そのリンクが自動的にスマートチップ形式に変換されます。 Collavateスマートチップを利用すれば、ドキュメント内から承認ステータスなどの情報を即座に確認でき、文書の見た目もすっきり保てます。 採番ルールおよび拡張子位置の詳細設定 Google ドライブでは、Google ドキュメントを除き、すべてのファイルに拡張子がファイル名と共に保存されます。 ファイル名の末尾に採番を付与する設定を使用する場合、一部のブラウザ環境において、ダウンロード時に拡張子を正しく認識できない問題が確認されていました。 この問題を解決するために、「管理者 > 文書採番ルール」に新たなオプションを追加し、拡張子を自動的に認識して適切に採番できるようになりました。 「拡張子および採番位置設定」により、ファイル採番時にも拡張子の位置を一貫性を持って維持できます。 不具合の修正 既知の問題について修正を行いました。詳細はCollavate 5.4.0リリースノートをご覧ください。 リリース日 2025年7月23日 対象 すべてのCollavateユーザー 関連リソース

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Collavateの公式ウェブサイトがリニューアルされます

Collavateをご利用いただいている皆様へ 2025年6月より、Collavateの公式ウェブサイトが全面的にリニューアルされます。 今回のリニューアルでは、最新のデザイントレンドに基づいたシンプルで読みやすい構成へと一新され、情報がより探しやすく、使いやすいUI/UXへと改善されます。 また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも快適に閲覧できるよう、デバイス間の互換性も強化しました。 新しいウェブサイトでは、さらに充実したコンテンツをお届けできるよう努めてまいります。 どのような変更が行われますか? ヘッダーメニューのカテゴリ構成を簡素化 不要または古くなったページコンテンツの再構成 各言語対応の互換性を最大限に向上 あらゆるデバイスに対応したレスポンシブデザイン 今後のアップデート予定 現在、皆様にお届けする次期アップデートCollavate 5.4.0の準備を進めております。 このバージョンでは、読みやすさ向上のための新しいWebフォントへの切り替えや、小さい画面でも快適に利用できるようにUI/UXが改善される予定です。 さらに、多くのユーザー様からご要望いただいた主要機能も順次リリース予定ですので、ぜひご期待ください。 詳細は近日中に公開予定の「バージョン5.4.0アップデート情報」にてご案内いたします。 今後ともCollavateをよろしくお願いいたします。

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Collavate 5.3.5リリース概要

今回のCollavate 5.3.5リリースでは、既存機能の改善と既知の不具合に対する修正が含まれています。  What’s Changing? Google CASA更新のお知らせ Collavateは、毎年厳格なクラウドアプリセキュリティ評価(CASA)を受けて運営されています。2025年も無事に評価を更新し、安全にご利用いただけます。 オンライン決済プラットフォームの変更 Collavateライセンスセンターのオンライン決済プラットフォームが、PayPalからStripeに変更されました。既にクレジットカードでご契約中のお客様も、Stripeへの決済手段変更をご希望の際は、support@collavate.comまでご連絡ください。詳細をご案内いたします。 Fixed Issues 既知の問題について修正を行いました。詳細はCollavate 5.3.5リリースノートをご覧ください。 リリース日 2025年4月16日 対象 すべてのCollavateユーザー 関連リソース

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