DXで「承認」に対する意識を改めよう！

DXで承認時間を節約する５つのコツ

出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？

こういった承認過程はビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認に時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、デジタルトランスフォーメーション（DX）でそんな当たり前を覆し、働き方の根本的な改革によって承認時間をたくさん節約できます。本記事では、DXを活用した承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。

1. DXを活用したガイドラインの設定及び共有

DXを活用することで、承認過程のガイドラインをデジタル化し、いつでも簡単に確認することが可能です。例えば、デジタルツールを使って承認基準や手順を一元管理し、関係者全員にリアルタイムで共有することができます。自社のポータルサイトや電子掲示板に掲載するか、申請書を検討する際にガイドラインがともに表示されるように設計し、承認者がいつでもどこでも適切な承認判断ができます。これにより、ガイドラインに沿ったスムーズな承認を実現します。

2. 承認フローをシンプルにする

複雑な承認フローは遅延の原因となります。DXを活用して、不要なステップを排除し、必要最低限のステップに絞ることが可能です。承認者の机に行って紙を渡さず、デジタル承認システムで書類を送り、印刷せずにそのシステム内でも承認を行います。DXでこのように承認において多くの手間を省きます。デジタル通知システムも利用すれば、承認者でない関係者にも承認プロセスの進捗を即座に伝えることができます。

また、申請書のデジタル化によって、申請自体の手間を削減することもできます。ウェブフォームや、様式を複製できるテンプレートを活用することで、申請者の負担を軽減し、承認プロセスを効率化します。特にテンプレートは、手間のかかる原本管理、コピー在庫管理並びに過去書類の書庫管理を簡略化し、テンプレートから申請書を複製するときはその複製版もデジタル申請書なため印刷費用がかかりません。

3. 権限委譲を活用する

DXを活用して、権限委譲のプロセスをデジタル化し、透明性を確保します。すべての承認を一人で行うのではなく、適切な権限を下位の担当者に委譲することで、承認スピードを向上させることができます。前述の通知システムの導入で上位の担当者への報告も確実に通ります。これにより、重要な承認が滞ることなく進行します。

4. 定期的なレビューと改善

承認プロセスは定期的に見直し、改善することが必要です。DXを活用して、承認プロセスのデータを大量収集及び分析をし、ボトルネックや改善点を特定します。誰でも使えるノーコード分析ツールが既に多く存在し、分析自体を自動化し、承認プロセスに関する質問に即座に回答をもらいます。定期的なミーティングやフィードバック収集を行い、承認プロセスを常に最適化します。レビューの定期化自体もグーグルカレンダーなどの電子カレンダーシステムで定期レビューをほしい回数まで自動登録します。

5. 自動化ツールを導入する

DXの一環として、デジタル承認過程「電子承認」ための自動化ツール「ワークフローアプリ」を導入することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。例えば、コラベートやグーグルワークスペースのようなツールを活用することで、承認フローの自動化やテンプレートの利用が可能になります。これにより、業務効率性を大幅に向上させることができます。

おわりに

DXを活用することで、承認プロセス全体を効率化し、時間を大幅に節約することができます。承認に必要な人だけを承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程をデジタル化することで、全般的な承認に関する負担を軽減しましょう。自動化ツールを取り入れ、より効率的な承認プロセスを実現しましょう。
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