カスタムなワークフローを設計
各企業のニーズに合わせて単独の検討者から、複数検討者による同時決裁、さらにはグループ単位での検討まで、柔軟な設定が行えます。各段階で意見を共有し、効率的な共同作業を促進。全ての操作履歴を記録し、データの完全性を確保。監査追跡もシンプルで、安全な運用をサポートします。
テンプレートで各種申請書をそのままデジタル化
テンプレート機能を利用して、Google ドキュメント、シート、スライドを駆使したカスタム申請書を作成。これにより、社内の申請書や稟議書などの文書を完全にデジタル化し、効率的な文書管理を実現します。一歩進んだペーパーレス環境を目指し、文書作成の時間を大幅に削減し、業務効率を格段に向上させます。
テンプレート毎に帳簿で全てのワークフローを把握及び記録
帳簿機能を活用して、テンプレートごとのワークフローを完全に把握し、記録しましょう。各テンプレートを用いたワークフローの提出時間、提出者情報、ワークフローIDなどの重要なデータを集約。これにより、プロセスの透明性が向上し、効率的な監査とレポーティングが可能になります。情報の整理と管理が容易になるため、意思決定の速度と精度も格段に高めます。
PDFにエクスポ ートし、署名やハンコをファイルに埋め込む
ワークフローと関連する全てのファイルをPDFファイルとしてエクスポートし、署名やハンコが埋め込まれたファイルを印刷します。エクスポートされたPDFファイルにはワークフローの承認者の名前、承認時間なども記載されます。「どうしても紙が欲しい」と言われたら一瞬で対応。
ワークフロー投稿のコメント欄で共同作業
ワークフローがSNS投稿のようにも表示され、各ワークフローに直接コメントを残すことが可能です。承認書類毎に、関連ワークフローの投稿を通じてリアルタイムでの意見交換が容易になり、チーム内の共同作業が促進されます。また、ワークフローに関連しない投稿も可能で、社内SNSとしての利用も可能。これにより、よりフレキシブルなコミュニケーションと情報共有が実現します。
グーグルワークスペースを通じたリマインダー
グーグルワークスペースのグーグルチャット及びメールとの統合によりワークフローが滞らないようにリマインダーを送ります。不必要な確認メールや電話をなくし、締切日の設定と合わせて日程が崩れないようにコラベートが全力サポートします。コラベートは非効率性を取り除き、より価値のある業務を目指します。
部署決裁などカスタム機能も開発
お客様のビジネスと業務のワークフローについて理解し、コラベートをお客様の環境に合わせて調整します。 共同作業と文書ワークフローの改善のための独自カスタマイズにより、直観的な報告と情報収集が可能です。カスタムプロジェクトで開発された、部署単位で協力を申請する部署決裁機能も今はエンタープライズプランで提供しています。