1. はじめに：DXの紹介
「DX」という言葉を、様々なところで聞いたことがあるでしょう。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、昨今のビジネストレンドとしてデジタル技術を活用して企業の業務プロセス、社内文化、そして顧客体験を根本から変革し、ビジネスモデルを革新するプロセスです。
GAFAなどの大手IT企業がグローバルビジネスに革命を施している中、自社の競争力アップを目指す企業が多く見られます。
正しく導入したDXの業務効率性や顧客体験改善の効果は否めません。経産省が「DX認証制度」（外部リンク）をも実施しており、この制度を通して認証企業がDX活動に対する金銭的支援をもらえるだけでなく、税制による報奨金ももらえます。政府によるこのような政策からDXが如何に重要で取り組むべき課題か窺えます。
1.1 デジタルトランスフォーメーション（DX）とは何か？
具体的且つ簡単に、DXとはお仕事の様々な要素をデジタル化する過程を指します。
紙で作成した書類をパソコンの文字処理ソフトウェアで作成し、その署名やハンコも代わりに電子署名、電子ハンコなどを使い、連絡は手紙や対面ではなく電子メールや衛生会議などを使います。物流データをデータベースに記録し、複雑で高度な公式でトラックの運転ルートを最短化する、商品や部品の消費率を追跡して「ジャストインタイム方式」で無駄を無くすなど、多様な業界に渡って応用法は十人十色。それ以外の仕事はデジタル化できるものがたくさんあり、業務効率性の改善の余地は想像以上にあります。
要するに、仕事のツールをアナログからデジタルにアップデートし、デジタルの力を発揮することによって仕事が楽になる、業務効率性が上がる、コストを減らせる、より多く生産できるなどの効果が期待できます。
1.2 ワークフローアプリの役割及び注目される理由
その一部として注目されているのは、ワークフローアプリケーションの活用です。
この類のアプリは、業務の自動化や効率化を実現することで、時間とコストの削減に寄与し、企業の生産性向上に大きく貢献するとしています。時間のかかる事務的な承認手続きなどを簡略化し、意思決定のスピード改善にも携わっており、業務全般に多大なる効率性、生産性向上に貢献すると考えられます。
本記事では、ワークフローアプリとは一体どういうものなのかを説明し、読者の会社で導入したらどんなメリットが期待できるか、導入する上でどんな課題があるか、そしてワークフローアプリが如何に進化していくかについて説明しつつDX戦略にどう取り組めるかも探っていきます。
2. ワークフローアプリケーションの基本概念
まずはワークフローアプリケーションとは何かを説明していきます。
まずは、「ワークフローアプリケーション」、あるいは「ワークフローアプリ」とは何か？「ワークフロー」を分解すると：
「ワーク」＝「work」＝「お仕事」
と
「フロー」＝「flow」＝「流れ」
とで構成されており、「仕事の流れ」に関するアプリだと窺えます。更に具体的にいうと、仕事の流れを見える化し、それぞれ手間のかかる事務手続きを自動化により簡略化し、会社の業務効率性を向上させるためのアプリケーションです。この簡単な説明から、ワークフローアプリが提供する付加価値がわかりやすいでしょう。
コラベートでは、その「仕事」の中心にあるのは、事業計画や契約書などの重大書類から日用品の購入稟議書や会議の議事録などありふれたものまで、その会社の全てが凝縮して詰まってある文書であると考えます。
全ての仕事には付随する文書が存在し、社員がそれらの文書に自分のアイデアを記録することで協働が生まれ、共創が生まれ、価値も生まれると考えます。
それらの文書がより円滑に作成され、必須過程を無事経られ、世界に価値を提供するものとして実るようサポートするのはコラベートのようなワークフローアプリの役割です。
3. DXにおけるワークフローアプリの役割
DXでは、ワークフローアプリケーションが業務の自動化と効率化を推進する中心的な役割を果たしています。以下では、ワークフローアプリのコア機能と一部の注目すべき拡張機能を通じて、その具体的な貢献を掘り下げます。
3.1 「電子承認」で承認手続きの自動化促進
申請書、稟議書、計画書など各種承認が必要な書類の承認手続きを扱う「電子承認」（時には「電子決裁」ともいう）機能がどのワークフローアプリにおいて必須でしょう。
多くのアプリは複雑な承認経路も可能とし、日常的な承認手続きの自動化により、業務を効率化します。例えば、何か物品の購入のためにまずは書類を作成し、上司に渡す必要があります。上司がその書類内容を検討し、承認した後にさらに上、または別の物品購入を担当する部署にその書類を渡し、最終承認をもらってから適当な人に報告し、その物品購入を実施することによって多くの手間がかかります。
電子承認機能がこれらの過程を省略し、自動化することによってユーザーの大事な時間をより有用できるようにサポートします。書類作成はテンプレートから自動作成して必須項目に情報を入力するだけで、ワンクリックで上司に提出。テンプレートの設定によっては上司も、上司が承認後に渡す次の担当者、最終承認後に報告が必要なお偉いさんまで全て既に登録されています。この様に、以前の承認手続きに変革を施し、多くの簡単な事務作業を省きます。
文書の準備から承認、アーカイブまでのプロセスが自動化されることにより、手作業による時間の浪費とエラーが削減されます。
紙のスキャンでの電子承認を受け付けるワークフローアプリも存在しますが、書類が全て作成の時点から電子化されれば承認後保管する際にもデジタル形式で保存され、ワークフローアプリからより価値を引き出し、より包括的なDX戦略も促進します。
3.2 テンプレートで書類作成が楽で、統一感を出す
テンプレートとは、形の決まった書類、例えば申請書、稟議書、議事録、をワークフローアプリのシステムに登録し、いつでもコピーを作って簡単に使えるようにする機能です。
例えば、人事部の新入社員のオンボーディングでは、雇用契約書、社内規定の同意書、個人情報保護方針の承諾書など、多くの文書が必要です。
これらの文書をテンプレートとして事前に用意し、新入社員ごとに必要情報を追記するだけで、迅速かつ一貫した形で文書を完成させることができます。
3.3 署名・ハンコ
また、押印と署名は公文書の作成において大事な過程ですが、ワークフローアプリには電子押印や電子署名機能がついている場合もあり、特に日本で人気のあるアプリにはコア機能でしょう。
電子押印の法的効力も課題で他社の記事でも取り上げられている模様ですが、この記事で指摘するようにその中心的論点はその電子印鑑の本人証明性みたいです。ワークフローアプリが電子押印の法的効力を確保できれていれば正式な書類でも使え、ワークフローで承認された書類には電子署名や電子ハンコが付き、即座に正式な文書として扱うことが可能になります。
確保していなくても荷物の受け取りなどに使うシャチハタのような使い方もでき、ワークフローの電子承認を経た書類を最終的に印刷して押印する方法もあります。
3.4 添付ファイルによるデータ駆動意思決定のサポート
また、添付ファイルを活用することでワークフローに関連するデータを一括管理ができ、データ駆動型の意思決定を支援します。
例えば、新事業の計画書とともに多くの参考資料があり、市場の動向や消費者の行動を正確に分析した内容が含まれています。これらの資料を添付ファイルとしてワークフローに付け、一つのワークフローで管理し、戦略的なビジネス判断を下す際に貴重な情報を即座に取得しやすくします。これらの添付ファイルを、ワークフローとまとめて一つのPDFファイルとして出力するワークフローソフトもあります。これにより、意思決定者がより簡単に判断を下し、企業がより機動的に市場環境の変化に対応することが可能となります。
3.5 まとめ：DXにおけるワークフローアプリの役割
これらの主要機能の紹介を通じて、ワークフローアプリがDX戦略において業務効率性向上に貢献する役割を果たすことがわかります。
電子承認を活用したワークフローが意思決定の潤滑油となり、署名やハンコを仕込む機能で正式書類としても即座に機能します。
他にワークフローアプリが提供する機能はありますが、ワークフローアプリに追加的に何を望むかを、自社のニーズを考慮しつつ決め、それぞれのアプリをよく調査してどれを導入するか決めましょう。
また、カスタム開発も提供するワークフローアプリがあります。コラベートでは多くのカスタム開発プロジェクトを達成した実績があり、いつでもお問い合わせを受け付けております。
4. 主要なワークフローアプリのメリット
ワークフローアプリの概要と主要機能について説明してきましたが、これからはより一般的に、ワークフローアプリの特徴として何があるか、そしてどのような利点があるか説明していきます。
4.1 プロセスの自動化と標準化
前のセクションで説明した通り、ワークフローアプリの主要機能である「電子承認」機能により、繰り返し発生する業務を自動化することで、手作業によるエラーを減少させ、業務の一貫性を保ちます。
承認過程でのメールの送り合いなどの作業を削減し、もう一つのコア機能であるテンプレートは、必ず自社の決まった形式に沿って書類が作成されることを保証します。
これらにより簡単な事務作業を含む様々な業務を自動化し、より標準化します。
4.2 柔軟性とスケーラビリティ
ワークフローアプリのもう一つの特徴としては、その柔軟性とスケーラビリティがあります。
企業が変わるにつれて、これらのアプリケーションのカスタマイズ性によって新しい業務要件やワークフローの変化に柔軟に対応できます。
例えば、新計画のためのセクションが新設され、そのセクションが特有の報告書と承認経路を必要とします。この際、その報告書を新しく作り、ワークフローアプリに登録することでそのセクションに特化した報告書をすぐに使い、新しい承認経路も適用されます。このように、ワークフローアプリの柔軟性が企業の変わるニーズに適応します。
コラベートではワークフローに使う全ての資料やテンプレートをお客様のグーグルドライブから作動するため、グーグルドライブでできることはコラベートでもできます。AppsScriptによるテンプレートの高度なカスタマイズなども可能です。
また、ワークフローのデータは全てグーグルドライブに保存されるため、お客様のグーグルドライブの容量に問題がなければコラベートのデータ容量にも問題ありません。このようにグーグルドライブと同等の柔軟性とスケーラビリティを提供します。
4.3 インテグレーション能力
多くのワークフローアプリは他のシステムやアプリケーションとのインテグレーション（統合）が容易であり、様々なビジネスツールとシームレスに連携することができます。
多くはGoogle WorkspaceやMicrosoft Teamsなどの主要グループウェアとの直接統合が可能で、それぞれのファイル保管システムとの連携により素早くファイルをワークフローに添付したりできます。
しかし、単独のワークフローアプリも存在し、それぞれインテグレーション能力が異なるため導入する前に自社のグループウェアとの相性を確認してみましょう。
この様なインテグレーションはDX全般において特に忘れてはいけないポイントです。
あるソフトが機能面で全ての要求を満たしているけど、既存のソフトとの相性が悪い、よく使うファイルが読めないなどの問題が起こりえます。
近年ではこの様な問題を解消し、より多くのユーザーに使っていただけるよう改善しつつありますが、このポイントをチェックするようにし、既存のシステムとの相性が良いワークフローアプリを選びましょう。
コラベートの場合、Google Workspaceとの完全統合により、ワークフローに添付したワークフローと関係のあるファイル全てがGoogleドライブに残り、承認履歴などが全てGoogleドライブ内に保存されます。
このような構造はデータセキュリティとも関連しているため、Googleワークスペースをご利用中または導入を考えている会社はチェックしてみると良いでしょう。
4.4 モバイルとリモートアクセス
多くのワークフローアプリの理念の一つは各種申請・承認をしやすくすることです。
そのため、どこからでもアクセスできるモバイルアプリ、ローカルインストール不要のウェブアプリ提供、メール通知からの承認・却下なども一般的な機能です。
これらの機能により、出社していなくても、移動中でも、簡単にどこでもワークフローの進行が可能であり、書類の検討及び承認がより簡単になります。
テレワークも普及しつつある今日において移動中にもお仕事の確認や簡単な進行ができるようにDXを計画する必要が出てきます。上記のウェブアプリ提供、メール通知内からの操作などを、ワークフローアプリに限らず他のソフトウェアの導入を考える際に考慮しておくと良いでしょう。
コラベートはウェブ提供を通してのSaaSアプリですのでどこからでもアクセスできます。また、上記のメール通知からの承認・却下機能も実装されています。
4.5 コンプライアンス
コンプライアンス上、承認履歴、活動履歴、バージョン履歴などの記録を、監査の際に監査員に提出する必要があります。これらの履歴により、会社が社内規則や外部規制に沿って動いていることを証明し、判断が正しく承認過程を経てから下されていることを承認します。
ワークフローアプリには、承認の時間、承認者、承認者のコメントなど全ての情報を精密に記録することが一般的であって、別途記録する必要はありません。
また、これらの情報は、アプリによってデータの完全性も保証されているため、データが不正に変えられる心配もありません。
バージョン管理もまた一つの課題であり、例えば社内規則を定期レビューまたはバージョンアップする際に、新バージョンを施行する前に正しい承認手続きを経なければならない場合が多いです。
ワークフローアプリを通して承認履歴や承認された内容を監査に提出し、バージョン管理のコンプライアンスを簡単に証明します。
コラベートでは詳細な承認履歴、ファイルの編集履歴及び活動履歴をアプリ内に表示し、コンプライアンスにも活用いただけるアプリです。
4.6 まとめ：ワークフローアプリのメリット
以上、ワークフローアプリのメリットをまとめました。作業への効率性向上などの直接効果から様々なインテグレーションまで、ワークフローアプリを導入したらどのような効果が期待できるかお分かりいただけたかと思います。
5. ワークフローアプリの実装における課題
これまではワークフローアプリの様々なメリットを説明してきましたが、幾つかの懸念点もあるでしょう。これからはワークフローアプリについて知っておきたい懸念点も幾つか紹介していきます。
5.1 技術的課題と管理の課題
ワークフローアプリを導入する際には、技術的な課題や組織内の文化的調整が求められます。デジタルな物に対する抵抗感を持つ方や、単に変化を負担と感じる方もいるでしょう。
このような社員にも受付やすくするように、ワークフローアプリを選ぶ際に使いやすいものを探すのが得手でしょう。
その「使いやすさ」において様々な側面があります。
例えば、UIが直感的、入力すべき情報と項目がはっきりしている、ワークフローの検討者・承認者の設定がすでに決まっていて触らなくていいなど、ユーザーのインプットを最小限に抑える方法がいっぱいあります。
この様な課題が、ワークフローアプリ特有のものではなく、どの様にDXを図っても働き方が必然的に変わるため、「使いやすさ」に注意した計画で進めば技術面での摩擦を最小限に抑えられると考えます。ワークフローアプリがその一環としてそれぞれの承認手続きをしやすくするためにもあります。
コラベートではワークフローが完全にグーグルドライブと統合しているため、全てのワークフローの書類が顧客のグーグルドライブにあります。
用紙をグーグルドライブファイル（例えばシートかドックス）で作成し、テンプレートとして登録することで事前に検討者・承認者を設定できます。誰がどの項目に何を入力すべきかも明記し、人的ミスも抑えられます。
また、全てグーグルドライブファイルを使っているため、ユーザーが申請書、稟議書などを作成する際、お馴染みのGoogleドックス、Googleシートなどの見慣れたUIで使っていただけます。
5.2 セキュリティとプライバシーの問題
また、データのセキュリティやプライバシーを確保することも重要な課題です。
ワークフローアプリを導入するということは、そのアプリを運営する会社に自社の各種申請書の様式を提供することを意味し、場合によってはアプリを通して提出した資料の内容までも提供し、運営会社のサーバーに自社のデータを保存することもあります。
そのため、導入するワークフローアプリ自体のセキュリティ体制、及び運営会社自体のセキュリティ体制を確認すると良いでしょう。自社が大手企業の場合、セキュリティシステムの資料も請求し、セキュリティ体制に改善を求める手もあります。
コラベートでは、グーグルドライブとの完全統合によって多くのデータをお客様のグーグルドライブに保存し、自社サーバーに保存するお客様のデータを最小限に抑えております。また、セキュリティ体制やプライバシーポリシーについては直接ウェブサイトからご確認いただくか、お問い合わせでもお答えさせていただきます。
6. ワークフローアプリの未来とトレンド
ワークフローアプリがデジタル製品としてアップデートが簡単に適用され、これからの成長が可能性に満ちています。このセクションではワークフローアプリの未来とトレンドについて少し紹介していきます。
6.1 AIや機械学習の統合の増加
AIや機械学習の進化に伴い、ワークフローアプリケーションはさらに高度な機能を提供するようになります。
AI要約機能で一瞬で申請書の内容が分かり、過去の承認活動をもとに承認または却下を勧める機能、メールや他資料の内容によって申請書の自動入力など、業務効率性を向上させる機能がたくさんこれからリリースされる見込みです。まさに、今あるデータ解析能力の高いAIがその礎となっています。AIの力によって業務効率性が改善され、簡単な作業に費やす時間を抑え、意思決定のスピードも上げられるでしょう。
前述した通り、コラベートもAIの応用に励んでおり、AI要約機能が近日中公開される予定です。
6.2 クラウドベースソリューションへの移行
また、「デジタルならいい」に留まらずクラウドソリューションも検討のしがいがあります。
GoogleによるGoogle Cloudなどのクラウドストレージ、アプリ作動サーバーなどのサービスが出現した今では、クラウドの利点がDXの追い風にもなっており、注目すべきトレンドでもあります。クラウド移行によって多くのソフトウェア運営会社が簡単に全ユーザーにアップデートを適用し、新機能からバグ修正、セキュリティパッチまで運営するソフトウェアを最新状態で維持できます。
アーキテクチャー上、強力なバックアップ能力や災害時の提供継続能力も有しています。
コラベートもSaaSアプリとして、ウェブサイトに提供するアプリを更新し、最新状態で維持し、定期的に新機能も実装しております。
6.3 持続可能性と環境への影響
持続可能なビジネスが求められる中、環境への影響を考慮したエコフレンドリーなアプローチも重要視されています。最初は「ワークフローアプリでサステナビリティハテナ」となるかもしれませんがその関係性を説明しましょう。
ワークフローアプリ並びに社内データのデジタル化によって紙の使用を抑えられます。原稿用、印刷用など様々な用紙の必要が抑えられ、エコフレンドリーな業務体制を整えられます。また、コラベートが統合しているグーグルワークスペースでは、カーボン排出量も記録し、環境への影響を精密に測れます。
7. まとめ
この記事ではDXの簡単な紹介、ワークフローアプリの紹介とメリット、導入における課題、そしてワークフローアプリのこれからについて語ってきました。これでワークフローアプリとDXについて少しでも知って頂けたら幸いです。
7.1 ワークフローアプリがDXにおいてなぜ重要かのまとめ
ワークフローアプリケーションはDXにおける不可欠なツールであり、その重要性は今後も増すことでしょう。その代表的な理由として、業務効率性の向上が挙げられます。
企業がDXにワークフローアプリを如何に取り込み、活用するかが、今後の競争力を左右する重要な要素です。
読者の皆様も、ご自身の業務にどのようにこれらの技術を適用できるかを検討し、先手を打ってみましょう。
7.2 コラベートでワークフローアプリを使ってみましょう！
コラベートのワークフローアプリは30日間の無料トライアルを提供しています。この記事を読んでワークフローアプリが如何に自分の仕事を楽にできるか知りたい！体験してみたい！となったら、ぜひ使ってみてください。