承認書類をGoogle ドライブのフォルダに自動整理する方法
Google ドライブで承認文書を管理していると、すべてのファイルが一箇所に集まり、特定の書類を探したり分類したりするのが難しくなることがあります。特に、書類の種類や承認ステータスが一覧上では判断できないため、検索に余計な時間がかかることもあります。 この課題を解決するために、Collavateは承認フォーム(テンプレート)ごとに指定したフォルダに書類を自動的に移動する機能を提供しています。 たとえば、休暇申請書や経費報告書など、送信された文書をテンプレート別に対応するGoogleドライブフォルダに整理できます。 📌 なぜGoogle ドライブの整理が重要なのか? 少数の書類を探す場合は、Google ドライブの検索機能やAI補助機能が有効です。しかし、同じ種類の書類が複数あると、管理や共有には課題が残ります。 例: このような繰り返し作業は時間の浪費につながり、管理の効率性も低下します。 ✅ テンプレート別フォルダ機能のメリット Collavateのこの機能により、各承認テンプレートごとに保存先のGoogleドライブフォルダを指定できます。 例: 一度設定すれば、送信された文書は自動的に対応するフォルダに整理されます。 たとえば、2024年分の休暇申請書をHRチームと共有する場合、いちいちファイルを探して共有設定する必要はなく、該当フォルダを共有するだけで簡単に管理できます。 ⚙️ 設定手順(簡単に数ステップで完了) ※ 注意: 保存先フォルダは、文書管理者のGoogle ドライブ内の「Collavate」フォルダ以下で指定してください。 ユーザーガイドでも、詳しい設定方法をご確認いただけます。 ぜひ、今日からCollavateの無料トライアルを開始して、テンプレート別ドライブ整理機能を含む高度な電子承認機能を業務にご活用ください。
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