利用事例

組織の規程の順守に関して正しいファイルや文書の構造を持つことが重要です。今回の記事では、グーグルワークスペース(Google Workspace)とワークフロー(Workflow)アプリケーションを通じてISO標準をどのように達成できるのかを説明します。 文書管理の重要性 文書管理は全てのビジネスにおいて重要ですが、時間が経つにつれて企業内の文書が蓄積され、大量の文書を処理するようになるため、複雑な管理問題が発生します。 ほとんどの企業は、キーワードと下位キーワードを異なるセクションに複数のファイルで構成するため、ファイル内の並び替え、探索が困難です。 また、文書はデジタル方式により正しい組織と形式で保管しなければ重複されません。ある企業は、しばしば文書管理の重要性を看過し、組織を十分に構成せず、組織内の被害に拡大する恐れがあります。 協業文書ワークフロー 過去数年間、人々はマイクロソフトオフィス365（Microsoft Office 365）やグーグルワークスペース（Google Workspace）のような協業アプリケーションを選択し続けています。 このような傾向を導く主な要因の一つは、クラウド技術がますますユーザの生産性を画期的に高め、ストレージスペースを節約できる基盤ツールに移行しつつあるという点です。 この様なシステムを導入するために、マネジメント問題も合わせて考慮する必要があります。 文書の数が増加し続けるにつれて、継続して管理をしなければならないためです。 結果的に、ユーザーは特定の文書を管理することができなくなったり、保存できる文書よりも多くの文書が必要になる場合が発生することがあります。  規定及びISO標準を達成する方法 デジタル作業空間（DBW）は作業空間の協業とコンテンツ共有を支援するプロセス、アプリとプラットフォームの具現と生成プロセスです。 技術の変化に伴い、コンテンツは業界標準及び好事例を遵守するようにアップデートされ、維持管理されなければなりません。DBWソフトウェアは、文書管理及びデジタルコンテンツ使用に関する規定遵守問題を扱う組織のための優れたソリューションです。Googleワークスペースの柔軟性のおかげで、組織内に配布でき、各ユーザーの要求事項に合わせてカスタマイズ設定ができます。組織はワークフローアプリケーションをGoogleワークスペースと一緒に使用し、部署や事業部間でファイルを共有するなど様々なビジネスプロセスを統合できます。 結論 Googleワークスペース用規定遵守（Compliance）ワークフローアプリケーションを使用すると、Googleドライブ内の文書をスムーズに管理できます。 たとえば、コラベート（Collavate）メニューのドライブ管理者タブではすべての文書とファイルにアクセスできます。 この文書を通じて組織に必要な事項を把握し、Googleワークスペース規定遵守に役立つ有用な情報を得ることができることを願っています。 詳細はコラベートチームまでお問い合わせください。

デジタルワークスペースは、生産性と効率性を最適化できる強力な環境のことです。 これは通常プロジェクト管理、チームメンバーとの意思疎通のために専門プログラムを使用する環境を含みます。 デジタル業務空間を成功させ、最大限活用するために本空間の属性と統合が必要な部分について見ていきたいと思います。 1. プロジェクト管理 プロジェクト管理機能は、最も必須なデジタル業務空間構成要素のうちの一つです。 特に、検証されたプロジェクト管理システムが重要です。 プロジェクト目標をどれだけ達成できるのか、特に多くの人が参加するプロジェクトにおいてプロジェクト管理はさらに重要になります。  プロジェクト管理システム導入時に使用するソフトウェアは、特定のユーザーが変更した内容に属性を付与する必要があります。 また、人々が意見を提示したり、質問をしたりすることができなければならず、他の人にリソースや権限を要請できなければなりません。 良いプロジェクト管理ソフトウェアがなければ、最高の結果は達成できません。 2. 会計 会計ソフトウェアがないビジネスデジタル業務スペースはありません。 ソフトウェアなしに企業の支出と収入を効率的に管理することは困難でしょう。  小規模会社も会計業務をデジタル業務空間で管理でき、大きなメリットを得ることができます。 ソフトウェアにより請求書が自動決済できるように構成するのが理想です。 また、自動で通知や手数料を請求できればなおさら良いでしょう。初期にはデジタル会計に統合することは企業の立場として多少負担になるかもしれませんが、幸いにも最新会計ソフトウェアは新規ユーザーが手軽に使用できるほど直感的に構成されており、費用も過去に比べて安くなる傾向にあります。 3. 戦略的な領域 デジタルワークではすべて会社や事業戦略を立てる領域が必要です。 ビジネス業種によって戦略的な要求事項は異なると思います。 たとえば、情報技術産業に従事する人々は応用プログラムの作業コードを簡単に表示できる機能が必要です。 コンサルティング分野だと要求事項はまた違うはずです。 この機能をどのように活用する計画にかかわらず、できるだけ上手く活用していくことが重要です。 適切な戦略を持つことは成功的なプロジェクトの土台となるでしょう。 4. 人工知能（AI） 人工知能(AI)について多くの人が懸念しています。 人工知能が多くの職業の業務を代替させ、職場を消えさせるのではないかという疑念からです。 これにより人工知能が組織に適用されることを避けるようになります。 しかしAIは脅威ではなく一種の道具と考えなければなりません。 デジタル業務空間において最も重要な資産の一つとなりえます。 たとえば、カスタマーサービス品質を正しく管理することが重要です。 そうでないとブランド評判が傷つく恐れがあります。 そのため、AIベースのチャットボットを実装することができます。 顧客の不満や質問を自動で処理することができます。 AIチャットボットを導入すれば、大量の問い合わせを管理するのに役立つだけでなく、営業時間外でもお客様の問い合わせを処理することができます。 このような形のAIは企業が年中無休24時間顧客サポートを提供できる唯一の方法です。 もちろん人工知能は他の用途にも多く使われています。 最も目立つことの一つは、過去のユーザーの行動から学習することです。 会社のプロジェクトを実施するための定期的にプログラムを使用することができます。もし、使用するプログラムにAIが含まれていた場合、過去の蓄積データを基に予想される特定の行動を先立って使用者に推奨できます。 また、繰り返しの単純作業も自分で処理することが可能です。 このような形のデジタル資源は非常に便利です。 5. セキュリティ対策 情報のデジタル化に伴い、セキュリティマネジメントはこれまでになく重要になりました。サイバー犯罪産業は10年以内に10兆ドル規模になると推定されています。 この規模のほとんどはハッカーから入手した、企業の敏感な情報に起因します。 デジタルワークスペースは多くのハッカーにとって絶好のターゲットとなっています。 アカウント保護のため、包括的な暗号化で統合しなければならないことを意味します。 また、弱点確認のために定期的にセキュリティ監査を実施しなければなりません。 また、古いソフトウェア版は使用しないことが重要です。 最新リリースされたバージョンを使わないと、組織は想定外の被害を受ける可能性があります。  職員の教育もまた、いかなる理由であれ見逃してはなりません。 適切な教育を受けていない職員は承認されていないユーザと情報を共有することにより、データセキュリティ違反事故が発生する可能性が高いです。