그런데 AI의 답변은 AI가 참고한 자료에 따라 달라집니다. 아직 확정되지 않은 초안이나 여러 개의 사본, 누가 확인했는지 알 수 없는 파일을 보고 답을 만들면, 그럴듯해 보여도 믿기 어려운 답이 나옵니다. 그래서 30초 안에 찾아야 하는 것은 문서 자체가 아닙니다. 그 문서를 누가 확인했고, 언제 확정했는지에 대한 기록입니다.

확인은 했지만, 확인한 기록은 문서 밖에 있었습니다

구글 워크스페이스를 쓰는 팀이라면 계약서, 발주서, 제안서 같은 문서는 드라이브에 잘 보관되어 있습니다. 하지만 그 문서를 누가 보고, 어떤 의견을 냈고, 언제 확정했는지는 메일과 채팅, 회의 기록 여기저기에 흩어져 있습니다.

이 차이는 AI에게 일을 맡길 때 크게 드러납니다. 예를 들어 영업 담당자가 AI에게 “올해 협력사 공급 단가 기준 알려줘”라고 물었다고 해 보겠습니다. 드라이브에는 단가표가 세 개 있습니다. 작년에 승인된 확정본, 팀장님이 아직 검토 중인 수정안, 다른 담당자가 참고용으로 만든 사본입니다. 사람은 “그건 아직 검토 중이야”라고 알고 있지만, AI는 파일만 보고는 그 차이를 알 수 없습니다. 그래서 AI는 가장 최근에 고친 수정안을 근거로 답을 내놓고, 담당자는 그 숫자로 고객사에 견적을 보낼 수도 있습니다.

확인한 사람이 없었던 것이 아닙니다. 팀장님은 작년 단가표를 분명히 승인했고, 수정안도 검토하고 있었습니다. 다만 그 사실이 메일과 회의 속에만 있고 문서와 함께 남지 않았기 때문에, AI는 어느 것이 확정본인지 알 수 없었던 것입니다.