콜러베이트 관리대장(Connected Ledger) 활용 가이드

회사의 결정은 어디에 남아 있나요?

구매 요청, 계약 검토처럼 회사에서는 매일 크고 작은 결정이 내려집니다. 그런데 몇 달 뒤 “그때 누가, 언제, 왜 승인했지?”라는 질문을 받으면 메일함과 메신저를 한참 뒤져야 하는 경우가 많습니다. 결정은 내려졌지만 그 기록은 여기저기 흩어져 있기 때문입니다.

콜러베이트는 이 문제를 Decision history, 즉 결정 기록이라는 생각에서 출발해 풀어 왔습니다. 문서를 올리고, 검토하고, 승인하는 모든 과정이 콜러베이트 안에서 하나의 기록으로 남습니다. 누가 요청했고, 누가 어떤 순서로 확인했고, 언제 마무리됐는지가 문서와 함께 보관됩니다.

기록을 한 장의 시트로 모으면 달라지는 점

결정 기록이 남는 것만으로도 큰 도움이 되지만, 문서가 하나하나 따로 있으면 전체 흐름을 한눈에 보기는 어렵습니다. 이번 달 구매 요청이 몇 건이었는지, 어느 팀의 요청이 가장 많았는지 알려면 결국 누군가 문서를 열어 보며 엑셀에 옮겨 적어야 합니다.

콜러베이트의 관리대장(Connected Ledger)은 이 옮겨 적는 일을 대신해 줍니다. 템플릿에 구글 스프레드시트를 연결해 두면, 그 템플릿으로 작성된 문서에서 결정이 이루어질 때마다 그 내용이 시트에 한 줄씩 자동으로 쌓입니다. 문서 제목, 올린 사람, 제출일처럼 필요한 항목을 골라 원하는 열에 기록되도록 정할 수 있습니다.

이렇게 모인 시트는 평소 쓰던 구글 시트 그대로입니다. 필터로 원하는 기간만 골라 보거나, 차트를 만들거나, 다른 팀과 공유하는 일도 익숙한 방식대로 하시면 됩니다. 별도의 프로그램을 배우지 않아도 회사의 결정 기록이 자연스럽게 하나의 장부가 됩니다.

사용 방법: 템플릿에 관리대장 연결하기

관리대장은 템플릿 편집 화면에서 설정합니다. 한 번만 설정해 두면 이후 그 템플릿으로 작성되는 문서에는 따로 신경 쓰지 않아도 기록이 이어집니다.

1. 템플릿 편집 화면을 엽니다. 기록을 모으고 싶은 템플릿(예: 구매 요청서)을 선택해 편집 화면으로 들어갑니다.
2. 기록을 받을 구글 시트를 연결합니다. ‘관리대장’ 설정에서 기록을 쌓을 구글 스프레드시트를 선택합니다. 새로 만든 시트도, 이미 쓰고 있던 시트도 연결할 수 있습니다.
3. 항목과 열을 짝지어 줍니다. 시트에 남길 항목을 하나씩 추가하고, 각 항목이 들어갈 열을 정합니다. 예를 들어 ‘문서 제목 → A열’, ‘올린 사람 → B열’, ‘제출일 → C열’처럼 설정합니다.
4. 저장합니다. 이제 이 템플릿으로 작성된 문서에서 결정이 이루어질 때마다 정해 둔 시트에 자동으로 기록됩니다.