グーグルワークスペースで承認の時間を省略せよ！

グーグルワークスペースで承認時間を節約し、生産性を向上させる５つのコツ

出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？

こういった承認過程はビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認に時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、承認にはそんなに時間がかかるのは当たり前ではなく、幾つかのコツを活用すれば節約の余地がたくさんあります。本記事では、グーグルワークスペースを活用した承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。

1. 承認判断の明確なガイドラインを設定する

承認過程においては基本的に申請→承認→…→承認→決裁といった流れを辿りますが、様々な段階ではある人が承認するか却下するかを判断しないといけません。ここでは、「この金額で承認して良いのか？」、「全ての詳細事項を本当にチェックしたか？」などで悩み、承認していいかわからないまま判断を下さずに時間が経つことがあります。

ここでは明確なガイドラインを作成し、とりあえず幾つかの項目をチェックするか、ある条件を満たしていないと却下、あるいはある条件を満たしていると承認など、手早く判断できる仕組みを作れます。もちろん複雑な判断もたくさんあるため全ての承認を既定のルールに沿って下すのは難しいが、承認基準や手順を明確にし、関係者全員に周知することで承認速度を大幅に改善できます。

まずガイドラインをグーグルドックスで作成し、関係者全員がアクセスできるよう共有設定を調整します。社内ポータルもグーグルサイトで作れるため、アクセスしやすくそこに掲載するか、グーグルチャットでも専用チャットスペースを作ってそのガイドラインのリンクもしくは内容を投稿して効率よくガイドラインを作成し、周知できます。

2. 承認フローをシンプルにする

複雑な承認フローは遅延の原因となります。承認過程に実はいなくても承認に支障が出ない人が含まれているケースもあります。これらの人には他の仕事が優先されており、承認が遅れて逆になんらかの支障が出ることがあります。電子メールのCC機能のような、承認を申請せず通知するだけのための機能を活用すれば、コミュニケーションを維持しつつ承認速度を改善できます。

また、申請書などの作成が複雑な場合、申請自体に時間がかかりすぎる場合があります。このような問題を解消するにはウェブフォームによる申請書の提出や、複製できる申請書の様式（テンプレート）を用意する手があります。これらにより、申請者にも負担を軽減できます。グーグルワークスペースには多様なドックス、シート、スライドなどのテンプレートを搭載しており、自社のテンプレートの作成及び登録も可能です。ファイル生成の際に空白のファイルを生成するか、リストから欲しいテンプレートでも生成できます。

無駄な手続きを見直し、必要最低限のステップに絞ることで、承認時間を大幅に短縮できます。特にテンプレートの活用にはデジタルツールの活用も効果的です。

3. 権限委譲aを活用する

すべての承認を一人が行うと、検討、承認する申請の量が大きくなり、承認スピードが低下します。全ての申請は、部長や代表レベルの人が決裁する必要がないでしょう。これらの人たちには適切に報告し、下の人にも権限を委譲することで、上の人の負担を軽減し、承認スピードを向上させることができます。

こういった報告には電子メールのCCも使えますが、手軽な連絡手段としてはグーグルチャットも便利です。電子メールほどの重みはなく、SNSのDM感覚で上長、部下、他部署の者に簡単な連絡を取るには最適です。

4. 定期的なレビューと改善

承認プロセスは定期的に見直すことが必要です。現状を把握し、改善点を洗い出すことで、常に最適な状態を維持できます。新しい係長、課長などができて承認経路を修正する、業務形態が変わったから承認経路を修正するなど、定期的なミーティングを実施し、フィードバックを収集して反映させることが大切です。

こういったレビューは、統合しているグーグルミーツ及びグーグルカレンダーを使うと一括管理ができます。グーグルカレンダーで定期ミーティングを登録し、関係者を招待します。衛星会議の場合はグーグルミーツのリンクも自動生成でき、会社の会議室を使う場合はその会議室を予約できます。こうして定期的なレビューを怠らずそれぞれの承認過程がいつも効率的であることを保証できます。

5. 自動化ツールを導入する

自動化ツールを使用することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。自動化ツールには上述の申請書テンプレート複製機能と承認しない通知受信者の指定機能の他に、承認経路の事前設定、承認リマインダー、承認帳簿の自動記録など、業務効率性を大幅に向上させる機能がたくさんあります。グーグルワークスペースでは、グーグルフォームを活用することで自社に合った効率的な承認プロセスを構築できます。また、グーグルワークスペースマーケットプレイスが存在し、そこには承認過程の自動化に使えるツールがたくさんあり、グーグルドライブ内で全ての承認を行える「コラベート」のような特化したいわゆるワークフローアプリまでもあります。グーグルワークスペースの既存のツールだけじゃ物足りない場合は、マーケットプレイスのアプリも確認するといいでしょう。

おわりに

承認時間を節約するためには、本当に承認が必要な人を承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程を簡略化することで全般的な承認に関する負担を軽減できます。自動化ツールまでも取り入れ、より効率的な承認を実現しましょう。

また、世界各国から好評のワークフローアプリ「コラベート」は無料で１ヶ月間使っていただけます。無料トライアルを始めるにはこちら、もっと知るにはこちらからお問い合わせください。