決定の記録がGoogleスプレッドシートに自動でたまる方法 Collavate 管理台帳（Connected Ledger）活用ガイド 会社の決定は、どこに残っていますか？ 購入の申請や契約の確認など、会社では毎日、大小さまざまな決定が行われています。ところが数か月後に「あのとき、誰が、いつ、なぜ承認したのか」と聞かれると、メールやチャットを長い時間さかのぼって探すことになりがちです。決定は行われていても、その記録があちこちに散らばっているからです。 Collavateは、Decision history、つまり「決定の記録」という考え方を出発点に、この問題に取り組んできました。文書を提出し、確認し、承認するまでのすべての流れが、Collavateの中でひとつの記録として残ります。誰が依頼し、誰がどの順番で確認し、いつ完了したのかが、文書と一緒に保管されます。 記録を1枚のシートに集めると、何が変わるのか 決定の記録が残るだけでも大きな助けになりますが、文書が1件ずつ別々になっていると、全体の流れをひと目で把握するのは難しくなります。今月の購入申請が何件あったのか、どのチームからの申請が多かったのかを知るには、結局だれかが文書を一つずつ開いて、表に書き写す必要があります。 Collavateの管理台帳（Connected Ledger）は、この書き写す作業を代わりに行います。テンプレートにGoogleスプレッドシートを連携しておくと、そのテンプレートで作成された文書で決定が行われるたびに、その内容がシートに1行ずつ自動で追加されます。文書のタイトル、提出した人、提出日など、記録したい項目を選び、どの列に入れるかを決めることができます。 こうして集まったシートは、いつも使っているGoogleスプレッドシートそのものです。期間を絞り込んだり、グラフを作ったり、ほかのチームと共有したりすることも、いつもどおりの方法でできます。新しいソフトを覚える必要はなく、会社の決定の記録が自然とひとつの台帳になります。 使い方：テンプレートに管理台帳を連携する 管理台帳は、テンプレートの編集画面で設定します。一度設定しておけば、そのあとはテンプレートで作成される文書について何もしなくても、記録が続いていきます。 テンプレートの編集画面を開きます。記録を集めたいテンプレート（例：購入申請書）を選び、編集画面に入ります。 記録を受け取るGoogleスプレッドシートを連携します。「管理台帳」の設定で、記録を追加するGoogleスプレッドシートを選びます。新しく作ったシートも、すでに使っているシートも連携できます。 項目と列を組み合わせます。シートに残したい項目を一つずつ追加し、それぞれが入る列を決めます。たとえば「文書タイトル → A列」「提出した人 → B列」「提出日 → C列」のように設定します。 保存します。これで、このテンプレートで作成された文書で決定が行われるたびに、指定したシートに自動で記録されます。 ▲ テンプレート編集画面の右側にある管理台帳タブ。ここでシートを連携し、項目と列を組み合わせます。 項目の順番をマウスでドラッグして変更 項目が増えてくると、順番を入れ替えたくなることがあります。以前は項目を削除して、希望の位置にもう一度追加する必要がありましたが、マウスでドラッグ＆ドロップするだけです。 管理台帳の項目一覧で、各行の左側にある6つの点の形をした持ち手を見つけます。 持ち手をマウスでつかみ、移動したい位置までドラッグします。 順番の番号は自動で振り直されます。保存すると、変更した順番がそのまま保たれます。 順番を変えるとき、項目と列はひと組のまま一緒に動きます。「提出日 → C列」をいちばん上に移しても、提出日は引き続きC列に記録され、ほかの項目もそれぞれ決めておいた列のままです。順番を整理しているうちに記録の位置がずれてしまう心配はありません。 たまった記録が、よりよい決定を助けます 管理台帳に集まったデータは、ただ保管しておくための一覧ではありません。どんな申請がどれくらいの頻度で来るのか、決定が完了するまでにふつうどれくらいかかるのか、どの段階で時間がかかりやすいのかといった、会社の意思決定の流れがそのまま残っています。 こうした記録は、AIが役に立つために欠かせない土台でもあります。整理された記録が多いほど、AIは似た過去の事例を探したり、繰り返し起きるパターンを示したり、次に決定するときに参考になる根拠を見せたりすることが得意になります。反対に、記録がメールやチャットに散らばっていれば、AIも手助けのしようがありません。 Collavateが決定の記録をまず大切にし、その上にAIを加えているのはこのためです。今日連携した管理台帳が少しずつ積み重なり、やがて自社だけの意思決定データになります。 今日から始めてみましょう いちばんよく使うテンプレートをひとつ選び、管理台帳を連携してみてください。数週間もすれば、シートにたまった記録を見ながら、チームの決定がどのように流れているのかをひと目で確認できます。設定でわからないことがあれば、いつでもCollavateサポートチームまでお問い合わせください。

Collavate、AIと直接つながります Collavateを、Gemini EnterpriseやClaudeなどのAIと連携して使えるようになりました。一度連携しておけば、Gemini EnterpriseやClaudeの画面から、承認待ちの文書をすぐに探して内容を確認できます。 Collavateを開いて文書を一つずつ探す必要はありません。普段お使いのAIに「今週、私が承認する文書を要約して」と話しかけるだけです。現在は、お申し込みいただいた企業から先行してご利用いただけるベータ版として提供しています。 MCPとは？ MCPは、AIがほかのソフトウェアにある情報を安全に利用できるようにつなぐ、共通の接続方式です。スマートフォンごとに異なっていた充電器がUSB-C一つに統一されたように、ソフトウェアごとに個別に作る必要があったAIとの連携を、一つの方式にそろえたものです。 Gemini EnterpriseやClaudeなど主要なAIがこの方式に対応しているため、Collavateを一度連携すれば、どちらでも使えます。御社で開発を行う必要はなく、今お使いのAIからそのままCollavateを呼び出せます。 何ができますか？ Gemini EnterpriseやClaudeに話しかけるように頼むだけで、AIがCollavateから文書を探して読み、確認作業を手伝います。たとえば、次のように頼めます。 「私が承認すべき文書の一覧を教えて」 「この購買申請書の要点と金額を要約して」 「前回、似たような契約がどんなコメントで承認されたか探して」 「この文書を確認するときにチェックすべき点をまとめて」 音声で会話できるAIと組み合わせれば、移動中でも文書を確認できます。パソコンの前に座っていなければできなかった文書の確認が、いつでもどこでもできるようになります。 https://youtu.be/jMildGDyetE AIは支え、決めるのは人 AIが文書を読み、要約し、確認すべき点を示しても、承認するか差し戻すかを決めるのは人です。このように、AIが仕事を手伝いながらも、重要な判断には必ず人が関わる仕組みを「ヒューマン・イン・ザ・ループ（Human in the Loop）」といいます。 Collavate MCPはこの原則に沿っています。AIは確認作業をより速く、より丁寧にし、最終的な決定とその責任は人に残ります。そのため企業は、AIを業務に活用しながらも、誰が何を決めたのかを明確に残すことができます。 セキュリティも同じ原則で守ります。AIは連携した人のCollavateアカウントとしてのみ動くため、その人が本来閲覧できる文書だけを扱い、他社の文書を見ることはできません。 なぜ「決定の記録（Decision History）」なのか 企業の重要な決定の多くは、承認プロセスを経ます。誰がどの文書を提出し、誰がどんなコメントで承認または差し戻したのか。その記録がそのまま残ったものを、Collavateは「決定の記録（Decision History）」と呼んでいます。企業がこれまで下してきた決定の歴史です。 Collavateは当初から、この記録を正確に残すことに力を注いできました。業務でAIを使うほど、AIが参照する情報を信頼できるかどうかが重要になります。人が自ら確認し承認した文書は、企業が持つ情報の中で最も信頼できる情報です。 ここに好循環が生まれます。AIが過去の決定の記録を参考に確認作業を手伝い、人が決定を下すと、その決定が新たな記録として蓄積されます。記録が増えるほど、AIは企業の事情や業務の流れをより深く理解し、確認作業をさらに的確に支援できるようになります。 ベータ版に今すぐご参加ください Collavate MCPは現在、お申し込みいただいた企業を対象にベータ版を提供しています。Gemini EnterpriseやClaudeをお使いなら、AIと一緒に文書を確認し、決定する体験をいち早くお試しください。 お申し込み方法：ベータ版お申し込みフォーム（英語）に、会社名、会社のメールアドレスの「@」以降（例：company.com）、ご利用中のAI（Gemini EnterpriseまたはClaude）をご入力ください。設定が完了しましたら、連携方法をご案内します。 承認は、もはや記録を残すだけの手続きではありません。人が下した決定がCollavateに記録として蓄積され、その記録がAIと結びつくことで、次の決定をより速く、より正確にします。

Collavate 5.4.1 リリースでは、既存機能の改善および既知の不具合修正が含まれています。 What’s Changing? Collavate Google ドキュメント拡張機能 — 無料化 Collavate Google ドキュメント拡張機能 が 無料版 として提供開始されました。すべてのユーザーが、順次承認 および 並列承認 などの基本的な承認機能を無料で利用できます。 Google Workspace Marketplace から直接インストールしてご利用ください。 Google ドキュメント内で簡単に承認を行い、チームのコラボレーション効率を高めましょう。 従量課金プランの追加 Collavate に新しい 従量課金プラン が導入されました。既存の 無制限プラン とは異なり、このプランは 実際の利用量に基づいて課金 されます。月単位で少ない承認件数を処理する組織に最適なプランです。 詳細は 公式ウェブサイト または サポートチーム までお問い合わせください。 より柔軟でコスト効率の高い料金プランで Collavate をご利用いただけます。 新しいサポートポータルの開設 Collavate のお問い合わせボタン が、従来の Post チャンネルに代わり、新しい サポートポータル に接続されるようになりました。ユーザーは ガイド一覧を簡単に閲覧 でき、 AI チャットボット を通じて