Collavate 管理台帳（Connected Ledger）活用ガイド

会社の決定は、どこに残っていますか？

購入の申請や契約の確認など、会社では毎日、大小さまざまな決定が行われています。ところが数か月後に「あのとき、誰が、いつ、なぜ承認したのか」と聞かれると、メールやチャットを長い時間さかのぼって探すことになりがちです。決定は行われていても、その記録があちこちに散らばっているからです。

Collavateは、Decision history、つまり「決定の記録」という考え方を出発点に、この問題に取り組んできました。文書を提出し、確認し、承認するまでのすべての流れが、Collavateの中でひとつの記録として残ります。誰が依頼し、誰がどの順番で確認し、いつ完了したのかが、文書と一緒に保管されます。

記録を1枚のシートに集めると、何が変わるのか

決定の記録が残るだけでも大きな助けになりますが、文書が1件ずつ別々になっていると、全体の流れをひと目で把握するのは難しくなります。今月の購入申請が何件あったのか、どのチームからの申請が多かったのかを知るには、結局だれかが文書を一つずつ開いて、表に書き写す必要があります。

Collavateの管理台帳（Connected Ledger）は、この書き写す作業を代わりに行います。テンプレートにGoogleスプレッドシートを連携しておくと、そのテンプレートで作成された文書で決定が行われるたびに、その内容がシートに1行ずつ自動で追加されます。文書のタイトル、提出した人、提出日など、記録したい項目を選び、どの列に入れるかを決めることができます。

こうして集まったシートは、いつも使っているGoogleスプレッドシートそのものです。期間を絞り込んだり、グラフを作ったり、ほかのチームと共有したりすることも、いつもどおりの方法でできます。新しいソフトを覚える必要はなく、会社の決定の記録が自然とひとつの台帳になります。

使い方：テンプレートに管理台帳を連携する

管理台帳は、テンプレートの編集画面で設定します。一度設定しておけば、そのあとはテンプレートで作成される文書について何もしなくても、記録が続いていきます。

1. テンプレートの編集画面を開きます。記録を集めたいテンプレート（例：購入申請書）を選び、編集画面に入ります。
2. 記録を受け取るGoogleスプレッドシートを連携します。「管理台帳」の設定で、記録を追加するGoogleスプレッドシートを選びます。新しく作ったシートも、すでに使っているシートも連携できます。
3. 項目と列を組み合わせます。シートに残したい項目を一つずつ追加し、それぞれが入る列を決めます。たとえば「文書タイトル → A列」「提出した人 → B列」「提出日 → C列」のように設定します。
4. 保存します。これで、このテンプレートで作成された文書で決定が行われるたびに、指定したシートに自動で記録されます。