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承認に時間がかかるのは当たり前では無い！ 承認時間を節約する５つのコツ 出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？ 承認過程はビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認に時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、承認にはそんなに時間がかかるのは当たり前ではなく、幾つかのコツを活用すれば節約の余地がたくさんあります。本記事では、承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。 1. 承認判断の明確なガイドラインを設定する 承認過程においては基本的に申請→承認→…→承認→決裁といった流れを辿りますが、様々な段階ではある人が承認するか却下するかを判断しないといけません。ここでは、「この金額で承認して良いのか？」、「全ての詳細事項を本当にチェックしたか？」などで悩み、承認していいかわからないまま判断を下さずに時間が経つことがあります。 ここでは明確なガイドラインを作成し、とりあえず幾つかの項目をチェックするか、ある条件を満たしていないと却下、あるいはある条件を満たしていると承認など、手早く判断できる仕組みを作れます。もちろん複雑な判断もたくさんあるため全ての承認を既定のルールに沿って下すのは難しいが、承認基準や手順を明確にし、関係者全員に周知することで承認速度を大幅に改善できます。 2. 承認フローをシンプルにする 複雑な承認フローは遅延の原因となります。承認過程に実はいなくても承認に支障が出ない人が含まれているケースもあります。これらの人には他の仕事が優先されており、承認が遅れて逆になんらかの支障が出ることがあります。電子メールのCC機能のような、承認を申請せず通知するだけのための機能を活用すれば、コミュニケーションを維持しつつ承認速度を改善できます。 また、申請書などの作成が複雑な場合、申請自体に時間がかかりすぎる場合があります。このような問題を解消するにはウェブフォームによる申請書の提出や、複製できる申請書の様式（テンプレート）を用意する手があります。これらにより、申請者にも負担を軽減できます。 無駄な手続きを見直し、必要最低限のステップに絞ることで、承認時間を大幅に短縮できます。特にテンプレートの活用にはデジタルツールの活用も効果的です。 3. 権限委譲を活用する すべての承認を一人が行うと、検討、承認する申請の量が大きくなり、承認スピードが低下します。全ての申請は、部長や代表レベルの人が決裁する必要がないでしょう。これらの人たちには適切に報告し、下の人にも権限を委譲することで、上の人の負担を軽減し、承認スピードを向上させることができます。 4. 定期的なレビューと改善 承認プロセスは定期的に見直すことが必要です。現状を把握し、改善点を洗い出すことで、常に最適な状態を維持できます。新しい係長、課長などができて承認経路を修正する、業務形態が変わったから承認経路を修正するなど、定期的なミーティングを実施し、フィードバックを収集して反映させることが大切です。 5. 自動化ツールを導入する 自動化ツールを使用することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。自動化ツールには上述の申請書テンプレート複製機能と承認しない通知受信者の指定機能の他に、承認経路の事前設定、承認リマインダー、承認帳簿の自動記録など、業務効率性を大幅に向上させる機能がたくさんあります。お気に入りのツールを探し、導入する上での手順や注意点についても考慮しましょう。 おわりに 承認時間を節約するためには、本当に承認が必要な人を承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程を簡略化することで全般的な承認に関する負担を軽減できます。自動化ツールまでも取り入れ、より効率的な承認を実現しましょう。

1. はじめに：DXの紹介 「DX」という言葉を、様々なところで聞いたことがあるでしょう。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、昨今のビジネストレンドとしてデジタル技術を活用して企業の業務プロセス、社内文化、そして顧客体験を根本から変革し、ビジネスモデルを革新するプロセスです。 GAFAなどの大手IT企業がグローバルビジネスに革命を施している中、自社の競争力アップを目指す企業が多く見られます。 正しく導入したDXの業務効率性や顧客体験改善の効果は否めません。経産省が「DX認証制度」（外部リンク）をも実施しており、この制度を通して認証企業がDX活動に対する金銭的支援をもらえるだけでなく、税制による報奨金ももらえます。政府によるこのような政策からDXが如何に重要で取り組むべき課題か窺えます。 1.1 デジタルトランスフォーメーション（DX）とは何か？ 具体的且つ簡単に、DXとはお仕事の様々な要素をデジタル化する過程を指します。 紙で作成した書類をパソコンの文字処理ソフトウェアで作成し、その署名やハンコも代わりに電子署名、電子ハンコなどを使い、連絡は手紙や対面ではなく電子メールや衛生会議などを使います。物流データをデータベースに記録し、複雑で高度な公式でトラックの運転ルートを最短化する、商品や部品の消費率を追跡して「ジャストインタイム方式」で無駄を無くすなど、多様な業界に渡って応用法は十人十色。それ以外の仕事はデジタル化できるものがたくさんあり、業務効率性の改善の余地は想像以上にあります。 要するに、仕事のツールをアナログからデジタルにアップデートし、デジタルの力を発揮することによって仕事が楽になる、業務効率性が上がる、コストを減らせる、より多く生産できるなどの効果が期待できます。 1.2 ワークフローアプリの役割及び注目される理由 その一部として注目されているのは、ワークフローアプリケーションの活用です。 この類のアプリは、業務の自動化や効率化を実現することで、時間とコストの削減に寄与し、企業の生産性向上に大きく貢献するとしています。時間のかかる事務的な承認手続きなどを簡略化し、意思決定のスピード改善にも携わっており、業務全般に多大なる効率性、生産性向上に貢献すると考えられます。 本記事では、ワークフローアプリとは一体どういうものなのかを説明し、読者の会社で導入したらどんなメリットが期待できるか、導入する上でどんな課題があるか、そしてワークフローアプリが如何に進化していくかについて説明しつつDX戦略にどう取り組めるかも探っていきます。 2. ワークフローアプリケーションの基本概念 まずはワークフローアプリケーションとは何かを説明していきます。 まずは、「ワークフローアプリケーション」、あるいは「ワークフローアプリ」とは何か？「ワークフロー」を分解すると： 「ワーク」＝「work」＝「お仕事」と「フロー」＝「flow」＝「流れ」 とで構成されており、「仕事の流れ」に関するアプリだと窺えます。更に具体的にいうと、仕事の流れを見える化し、それぞれ手間のかかる事務手続きを自動化により簡略化し、会社の業務効率性を向上させるためのアプリケーションです。この簡単な説明から、ワークフローアプリが提供する付加価値がわかりやすいでしょう。 コラベートでは、その「仕事」の中心にあるのは、事業計画や契約書などの重大書類から日用品の購入稟議書や会議の議事録などありふれたものまで、その会社の全てが凝縮して詰まってある文書であると考えます。 全ての仕事には付随する文書が存在し、社員がそれらの文書に自分のアイデアを記録することで協働が生まれ、共創が生まれ、価値も生まれると考えます。 それらの文書がより円滑に作成され、必須過程を無事経られ、世界に価値を提供するものとして実るようサポートするのはコラベートのようなワークフローアプリの役割です。 3. DXにおけるワークフローアプリの役割 DXでは、ワークフローアプリケーションが業務の自動化と効率化を推進する中心的な役割を果たしています。以下では、ワークフローアプリのコア機能と一部の注目すべき拡張機能を通じて、その具体的な貢献を掘り下げます。 3.1 「電子承認」で承認手続きの自動化促進 申請書、稟議書、計画書など各種承認が必要な書類の承認手続きを扱う「電子承認」（時には「電子決裁」ともいう）機能がどのワークフローアプリにおいて必須でしょう。 多くのアプリは複雑な承認経路も可能とし、日常的な承認手続きの自動化により、業務を効率化します。例えば、何か物品の購入のためにまずは書類を作成し、上司に渡す必要があります。上司がその書類内容を検討し、承認した後にさらに上、または別の物品購入を担当する部署にその書類を渡し、最終承認をもらってから適当な人に報告し、その物品購入を実施することによって多くの手間がかかります。 電子承認機能がこれらの過程を省略し、自動化することによってユーザーの大事な時間をより有用できるようにサポートします。書類作成はテンプレートから自動作成して必須項目に情報を入力するだけで、ワンクリックで上司に提出。テンプレートの設定によっては上司も、上司が承認後に渡す次の担当者、最終承認後に報告が必要なお偉いさんまで全て既に登録されています。この様に、以前の承認手続きに変革を施し、多くの簡単な事務作業を省きます。 文書の準備から承認、アーカイブまでのプロセスが自動化されることにより、手作業による時間の浪費とエラーが削減されます。 紙のスキャンでの電子承認を受け付けるワークフローアプリも存在しますが、書類が全て作成の時点から電子化されれば承認後保管する際にもデジタル形式で保存され、ワークフローアプリからより価値を引き出し、より包括的なDX戦略も促進します。 3.2 テンプレートで書類作成が楽で、統一感を出す テンプレートとは、形の決まった書類、例えば申請書、稟議書、議事録、をワークフローアプリのシステムに登録し、いつでもコピーを作って簡単に使えるようにする機能です。 例えば、人事部の新入社員のオンボーディングでは、雇用契約書、社内規定の同意書、個人情報保護方針の承諾書など、多くの文書が必要です。 これらの文書をテンプレートとして事前に用意し、新入社員ごとに必要情報を追記するだけで、迅速かつ一貫した形で文書を完成させることができます。 3.3 署名・ハンコ また、押印と署名は公文書の作成において大事な過程ですが、ワークフローアプリには電子押印や電子署名機能がついている場合もあり、特に日本で人気のあるアプリにはコア機能でしょう。 電子押印の法的効力も課題で他社の記事でも取り上げられている模様ですが、この記事で指摘するようにその中心的論点はその電子印鑑の本人証明性みたいです。ワークフローアプリが電子押印の法的効力を確保できれていれば正式な書類でも使え、ワークフローで承認された書類には電子署名や電子ハンコが付き、即座に正式な文書として扱うことが可能になります。 確保していなくても荷物の受け取りなどに使うシャチハタのような使い方もでき、ワークフローの電子承認を経た書類を最終的に印刷して押印する方法もあります。 3.4 添付ファイルによるデータ駆動意思決定のサポート また、添付ファイルを活用することでワークフローに関連するデータを一括管理ができ、データ駆動型の意思決定を支援します。 例えば、新事業の計画書とともに多くの参考資料があり、市場の動向や消費者の行動を正確に分析した内容が含まれています。これらの資料を添付ファイルとしてワークフローに付け、一つのワークフローで管理し、戦略的なビジネス判断を下す際に貴重な情報を即座に取得しやすくします。これらの添付ファイルを、ワークフローとまとめて一つのPDFファイルとして出力するワークフローソフトもあります。これにより、意思決定者がより簡単に判断を下し、企業がより機動的に市場環境の変化に対応することが可能となります。 3.5 まとめ：DXにおけるワークフローアプリの役割 これらの主要機能の紹介を通じて、ワークフローアプリがDX戦略において業務効率性向上に貢献する役割を果たすことがわかります。 電子承認を活用したワークフローが意思決定の潤滑油となり、署名やハンコを仕込む機能で正式書類としても即座に機能します。 他にワークフローアプリが提供する機能はありますが、ワークフローアプリに追加的に何を望むかを、自社のニーズを考慮しつつ決め、それぞれのアプリをよく調査してどれを導入するか決めましょう。 また、カスタム開発も提供するワークフローアプリがあります。コラベートでは多くのカスタム開発プロジェクトを達成した実績があり、いつでもお問い合わせを受け付けております。 4.

Collavate日本語版取扱説明書の公開のお知らせ 先日Collavateの日本語版取扱説明書を公開いたしました。 CollavateはGoogleドライブと連動する電子決裁ソフトウェアです。紙の稟議書や決裁フローを電子化することで、ワークフローDXの過程において決裁の迅速化・効率化を実現します。 今回の日本語版取扱説明書の公開により、Collavateがより多くの日本のユーザー様にご利用いただけるよう期待しております。 取扱説明書は、Collavateの公式サイト（https://collavate.com/guide/support-ja/faq-ja/）からダウンロードいただけます。 取扱説明書の内容 取扱説明書は、Collavateの全機能をわかりやすく解説しています。具体的には、以下の内容を説明しています。 ーCollavateのインストール方法 基本的な操作方法 電子決裁の使用方法 テンプレートの使用方法 管理者メニューの利用方法 Google Workspaceとの連動の説明 ーよくある質問（FAQ） Collavateについて CollavateはGoogleドライブと連動するコラボレーションソフトウェアです。紙の稟議書や決裁フローを電子化し、DXによりワークフローを効率化し、共同作業も促進します。 Collavateは、以下のような企業様におすすめです。 紙の稟議書や決裁フローの効率化を検討している企業様 稟議書の承認に時間がかかっている企業様 稟議書の承認状況を把握したい企業様 Collavateの詳細については、公式サイトの製品紹介ページ（https://collavate.com/ja/features-ja/）をご覧ください。

Googleドライブ文書管理を成功させるための7つのステップ Googleドライブがめまいがして複雑ですか。 心配しないでください。 文書を素早く検索できるように整頓されたGoogleドライブを持つことができる文書管理チップをお教えします。 キーワード:ドキュメント管理 Googleドライブは全世界で10億人以上のユーザーを保有しています。 それにもかかわらず、多くの人がサービスを活用して文書管理をする方法がよく分かりません。 Googleドライブは文書を保存·共有できる良い方法の一つです。 しかし、あまりにも多くのファイルをドライブに保持していると管理が困難です。 この文を通じてGoogleドライブの専門家のように文書管理をする方法をお教えします。 このガイドをマスターした後は、必要なファイルや文書を迅速かつ簡単に見つけることができ、二度と文書を失くさないでしょう！ Googleドライブを整理する方法と文書管理ソフトウェアがユーザーにどのような助けになるのか調べてみてください。 1. フォルダを整理する 当然のように見えるかもしれませんが、Googleドライブフォルダを整理することが重要です。 そうでなければ、あっという間にドライブの多い文書とファイルが入り混じってしまいます。 各プロジェクトまたはクライアントごとにフォルダを生成し、必要に応じて下位フォルダを作成します。  Googleドライブでフォルダを生成できるいくつかの方法があります。 最初の方法は、メイン画面の左上の角にある「新規」ボタンをクリックすることです。 その後、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 フォルダ内部にもう一つのフォルダを生成するには、まず新しいフォルダを含むフォルダを開いてください。 その後、「新規」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択します。 すると、選択したフォルダの中に新しいフォルダが作られます。 また、Googleドライブの空きスペースをマウスの右側をクリックして新しいフォルダを作成することができます。 右マウスをクリックし、メニューから”新しいフォルダ”を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。 特定のフォルダを簡単に探すには、各フォルダに対するショートカットを作ることができます。 サイドバーで自分のドライブでファイルを引いたり、右マウスをクリックしてショートカットを追加することで、この作業を実行することができます。 完了すると、Googleドライブのどこにでもショートカットフォルダを作成することができます。 また、文書管理者を使用してファイルをよりよく整理することができます。 以下では、文書管理システムをGoogleドライブと一緒に使用しなければならないいくつかの理由を見てみましょう。 2. Googleドライブ検索機能を使用する この掲示物を読む前にフォルダと下位フォルダの作り方について全く知らなかったら、グーグルドライブで永遠に失われたと思ったファイルがあるかもしれません。 この場合、Googleドライブ検索機能を使用して、漏れているファイルを探すことができます。 検索機能の最も良い点は、ファイルの探し方を3つ提供することです。 ファイル名、タイプまたは内容別に検索できます。 ファイル名を使う方法は簡単です。 Googleドライブを開いて検索バーをクリックしてください。 それから探しているファイルの名前を入力します。 ファイルがあれば検索結果に表示されます。 その次のファイルをクリックして開くことができます。 グーグルドライブで特定のファイル形式を探すためにはドライブを開く必要があります。 その後、画面上段にある”検索オプション”をクリックします。 ドロップダウンメニューが表示されたら、”種類”を選択します。 探しているファイル形式を入力できる検索ページに移動します。 例えばPDFを探す場合は、検索ボックスに”.pdf”を入力します。 ファイル形式がよく分からない場合は、ファイル名の一部を検索することもできます。 このように文書を探して希望するファイルに入れて整理することができます。 3. Googleドライブ文書管理システムを活用する Googleの製品はたまに他のソフトウェアなしでは使用できません。 Googleドライブを単独で使用すると、以下のようないくつかの短所があります。 セキュリティ問題 制限されたアクセス権限を制御 高いインターネット依存度

文書管理システムはワークフローを改善し、協業を助けるなど多方面に有用です。 本ガイドは文書管理システムの長所を整理しました。 キーワード:ドキュメント管理システム ビジネス環境が急速に変化しており、競争はますます激しくなっています。 統計によると、2021年基準で約3250万の小規模事業者がいるそうです。 この多くの企業が同じ顧客層を対象に事業を行っており、一部の企業はライバル会社に追いつくために孤軍奮闘しています。 今後数年間、競争がさらに加速化することが予想され、2021年の新規事業申請件数が史上最大の540万件を記録し、今年は最も多くの新規進入者を迎える予定です。 それでは、ビジネスが生き残るために何ができるでしょうか？ 一つの方法は、最先端の文書管理システムを活用することです。 文書管理システムが正確に何なのか、使い方と長所、そしてシステム選定法について詳しくお知らせします。 文書管理システムとは何ですか？ 文書管理システム(DMS)は、文書を保存、追跡、検索するコンピュータプログラムです。 3つの主要機能を詳しく見てみましょう。 文書キャプチャ 紙文書を電子的に保存できるようにデジタル化する過程です。 この作業はスキャナーを使用したりPDFおよびその他のデジタルファイルをDMSで読める形式に変換して行うことができます。 文書インデックス 文書を探しやすく検索できるように分類し、タグを指定するプロセスです。 DMSは手動または自動的にこの作業を行うことができます。 光学文字認識(OCR)と自然語処理(NLP)アルゴリズムを使用します。 文書検索 検索エンジンまたは検索機能を使用してDMSから文書を探し、検索するプロセスです。 検索は、文書メタデータまたは全体テキスト検索に基づいて行うことができます。 文書管理システム（DMS）はどのように動作しますか？ DMSはファイルを電子的に構成し保存します。 このようなシステムは電子文書と紙文書のイメージを追跡し管理します。 文書管理ソフトウェアは、メタデータまたはその他の文書属性に基づいて文書管理ワークフロー作業を実行します。 文書管理システムの利点は何ですか？ 以下の例のように最適な文書管理システムに投資すれば、多方面に組織を改善することができます。  1. 紙の節約 世界的にデジタル化が普及し、紙の使用量は減少しています。 ますます多くの企業が環境に関心を示し、紙の使用を減らすために文書管理システムを導入している。 平均的な会社員は年に10,000枚の紙を使います。 DMSをインストールすると、この数値が大幅に減少する可能性があります。 DMSは会社のすべての文書を中央リポジトリに保存します。 これにより、紙のコピーを印刷する代わりに、デジタルコピーを簡単に探し、共有することができます。 紙の使用量が減ると、伐採しなければならない木の量が減り、環境保護にも役立ちます。 また印刷および保管費用も節減できます。 2. 時間節約 ユーザーが手動で行う文書関連作業を自動化すると、一般的に所要される時間が短縮されます。 例えば、文書管理システムは自動的に紙文書をデジタル化することができます。 このようにすると手動で作業を行う必要がないので、全体ワークフローの設計に役立ちます。 また、DMSは文書を索引化して分類することができ、ファイルを探す時に容易です。 また、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡することができるので、変更事項は誰にアップデートされるべきか簡単に知ることができます。 要約すると、文書管理システムを使えば大量の文書を迅速かつ効率的に簡単に管理できます。 </br> 3. 簡単な文書検索 DMSの主なメリットの一つは、大量のデータを素早く検索できることです。 DMSは文書検索プロセスを自動化してファイル検索をより容易にします。 これはワークフローの最適化が核心である今日の急速なビジネス環境で特に有用です。 すべての受信文書で検索可能な索引を作成することで、このようなシステムを通じてユーザーは時間を無駄にせずに必要な項目を探すことができます。 しかも、多くのDMSは光学文字認識技術を使用しています。