電子決裁文書のQRコード生成及び管理

今、バーコードとQRコードは非常に一般的に使われています。 消耗品、ギフトカード、ラベルなどに簡単に見つけられ、スーパーマーケットや商店など、ほとんど全ての場所で見かけます。

QRコードは様々なタイプのバーコードの一つで、数字や文字情報が可能な1次元的なバーコードに比べ、QRコードは2次元的構成でより多くの情報を保存できます。 QRコードは、文書を共有するときにとても便利です。 QRコードによりオフィス文書、送り状、契約書、記録に安全かつ容易にアクセスできます。

コラベートは、電子決裁文書をPDFに出力する際、QRコードを生成して一緒に出力します。 これにより、QRコードをスマートフォンカメラで認識すると、すぐに電子決裁文書にアクセスすることができます。 これにより、次のような利点があります。

1. 出力されたPDF永久バージョンに対するデジタル電子決裁バージョン間の相違点を確認。 これにより、どの文書が最新バージョンなのか、あるいはオリジナルなど偽造·変造の判別が可能です。
2. PDF文書を一部消失した場合、デジタル文書のバックアップ本にいつでもアクセスでき、デジタル文書の変更履歴も確認することができます。
3. CEOなど経営陣がデジタル決裁ではなく紙で出力して決裁することを好む場合、出力物に対する決裁を受けた後、デジタルバージョンに対しては代理決裁や専決などの処理およびレコードが可能です。
4. その他にも、PDF出力文書を修正しなければならないか、より詳細な内容を確認するために、QRコードスキャンでデジタル電子決裁文書を確認することができるので、オフラインとオンライン文書間の仲介者として活用することができます。
決裁線上に含まれていないユーザーがQRコードでスキャンをする場合、デジタル文書にアクセスされないため、セキュリティの問題も全くありません。
使い方は簡単です。 決裁中または決裁が完了された文書に対して、コラベート右側の決裁ラインサイドバーで ‘PDF ファイルに変換’ を選択します。

PDFに出力が完了されたら、最初のページに次のようなQRコードが挿入されていることが確認できます。これを通していつでも本QRコードで電子決裁文書にアクセスできます。

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