ビジネスにおいてすべきことは常にあり、1日以内に効率的に業務を完了するには常に時間が足りなく、仕事を完璧に終わらせることが難しいということは、我々皆が知っている事実です。
幸いにも人生をもっと簡素化するのに役立つ道具とプロセスがあります。 この中にはプロセスをより効率的に設計するシステムである「ワークフロー設計」があります。 これは単に時間の節約というだけでなく、関連する決められたプロセスに従い全ての人が自身の技術、経験、知識を持ち、当面の課題に情熱的に寄与できるようにします。
本ガイドを通じてワークフローが実際の生活に使われる手法とビジネスにどのような影響があるのかまとめてみました。
ワークフロー設計開始
ワークフローの設計に先立ち、ビジネス内の作業とプロセスを識別し、定義する必要があります。 既にすべき業務リストを持っている場合は、ワークフロー設計をすぐに開始してください。
まず、個々の作業をステップ分けし、全体のプロセスを視覚化すれば、どこで潜在的な問題があるかを知ることができ、問題が発生する前に解決できます。
例えば、ブログに関する記事を書く業務があるとします。 この作業のワークフローを設計するなら、まず業務を個別段階に分ける必要があります。 第一段階は、記事の主題を設定することです。 次はそのテーマについて調査し、データ収集をすることです。 第二段階まで完了したら、草案を作成して、フォーマットを作ります。
ステップ毎に正確に遂行すべき作業と所要時間（時間単位）が含まれなければなりません。 そして、想定された作業と時間を使って全体のプロセスについてのタイムラインを作成し、いつ業務が開始され且つ終了するかを表示することができます。 （表示された業務は定めた日程内の完了目標）また、関連ソフトウェアを使用してワークフローの一部を自動化することが非常に有用です。
プロセスマップ作り
作業の流れを設計する最初のステップは、プロセスマップ（Process Map）を作ることです。 プロセスマップとは、各プロセスのステップのダイアグラムです。 プロセスマップは、職員が業務を遂行する際に従わなければならない一種のブループリントのようです。 たとえば、文書の草案から提出、最終承認に至るまで、1段階から最終段階が1つの線で構成されることがあります。
プロセスマッピング作業は容易ではありませんが、必須です。 プロセスマップのダイアグラムは、作業完了に関連する全てのステップを識別し、次に実行すべき作業を決定するのに大いに役立つからです。
プロセスマップが詳細であるほど、他者に委任すべき作業と問題が発生する位置、そして他のプロセス配置を決定するのに大いに役立ちます。
ワークフローの設計が終われば、これからはビジネスで実現できます。 実現に最適な方法は、ワークフローの生産性と効率性向上に役立つ方法を組織のリーダーに見せることです。
また、会社で使える技術を検討し、それに応じて業務を割り当てます。 この時、割り当てられた担当者があまりの責任を負わないようにする必要があります。
コラベートのようなワークフローを使用するとプロセスをより簡単で分かりやすく維持できます。
タイムライン制作
ワークフロー設計はタイムラインを作成することから始めます。 タイムラインはプロセスマップでもあり、誰かが何かをいつ、そして各作業にかかる時間を教えてくれます。
タイムラインを作成することは、問題が発生する可能性のある部分を識別するのに役立つため、ワークフローの設計に非常に重要です。 タイムラインを通じて不必要な作業を探し出し、作業にかかるリソースと時間を節約できます。
タイムラインは、一般的にガント(Gantt)チャートとプロジェクト管理ソフトウェア(PMS)の2種類があります。
ガントチャートはPMSより簡単ですが、ユーザが計算する作業が必要です。 一般的に、開始日や期間も含めた横棒がそれぞれ作業を表します。 棒グラフには、作業にかかる時間と作業順序を示します。
PMS（プロジェクト管理ソフトウェア）は、ガントチャートよりも複雑ですが、作業間の従属性を示し、プロジェクト管理の面でもより柔軟性を提供します。 また、作業に対するリアルタイムアップデートと特定の作業にリソースを割り当てができますし、そして進行状況に必要なレポートを作成できるため、はるかに便利です。 このタイプのタイムラインは規模の大きい長期プロジェクトに使用され、コラベートなどのソフトウェアと連動されます。
プロセス設計にチーム参加
ワークフロー設計はプロセスをより効率的に設計するためのシステムです。 単に時間の節約にとどまらず、すべての人が自分の技術、経験、知識、および当面の課題を解決することに集中できるようにします。
コラベートの職員として数年間私はコラベートに勤めている同僚職員を含めて多くの人と対話をしました。 コラベートの社員たちが会社の未来に関心を持ち、当面の課題を解決するために熱中する姿を見るといつも心が温まります。
もし、チームをワークフローの設計に参加させれば、実現はより容易になり、すべての人がプロセスを肯定的に考えると思います。 皆さんのチームは、会社が達成しようとする目標に対する青写真に自らの役割と業務とどのように関連しているのかを十分に理解し、新しい仕事を引き受けることを楽しんでくれるでしょう。
ワークフロー設計は業務を迅速かつ効率的に行い、職員が価値のある仕事をしていると感じさせます。 社員たちを設計過程に参加させれば、社員としてより大きな達成感と価値を感じるようになり、最終的には積極的な参加を導き出すことができます。
生活とビジネスにバランスのあるワークフローを実現
ワークフロー設計はプロセスをより効率的で遂行しやすくデザインするプロセスです。 単に時間の節約だけでなくプロセスを容易に追従させることで、関連する全ての人が自身の技術、経験、知識、および当面の作業について集中できるようにします。 ワークフローの設計を通して、ユーザーが得意な仕事ができるようシステムを作成し、その作業を行い必要に応じて委任することができます。
ワークフロー設計を生活とビジネスに具現化できる方法がいくつかあります。 最も簡単な方法の一つは、チームのために承認及び協業ソフトウェアを実現し、組織をより体系的かつ透明にすることです。