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電子決裁用グーグルドライブアドオン（add-on）がリリースされた後、コラベートを通じた協業がいつにも増して容易になりました。 最も最近改善された機能は、すでに全世界から人気を集めており、簡単に使うことができます。 Googleドライブ及びコラベート情報 Googleドライブは、文書の共同作業とクラウドリポジトリを提供するプラットフォームです。 一般的に文書を作成し、共有するのに使用されます。 また、ファイルを保存・同期化することでリアルタイムに協力できる点はGoogleドライブで提供される優秀なサービスの一つです。 コラベートはグーグルドライブアドオンの中で唯一の電子決裁アドオンです。 クラウド基盤の協業製品群を通じてチーム間のGoogle Drive連結が可能で、協業することができます。共同作業者が文書に対する最高レベルのセキュリティで電子決裁が可能で、GoogleドライブとGSuiteと便利に互換できる点が高く評価されています。 コラベートGoogleドライブアドオンを始める方法 電子決裁承認プロセス機能を提供するコラベートアドオンは、非常に容易に素早く開始することができます。 「始めるためには、まずコラベートアドオンをグーグルドライブでインストールしなければなりません。 コラベートアドオンをインストールした後、ドライブ内のファイルリストから承認プロセスを開始する特定のファイルを選択してください。 右側のサイドバーにインストールされたコラベートアドオンアイコンをクリックすると、承認プロセス画面が表示されます。 承認プロセス画面には、プロジェクトに対する決裁ラインの手順を定義するグループ番号が表示されます。 決裁ライン#1 に文書を1 次的に承認するユーザーの名前またはメールを入力してください。 続いて、2次承認者の名前または電子メールを決済ライン#2 に入力します。 並列承認が必要な場合は、[+] ボタンをクリックし、該当段階で承認者を追加することができます。 決裁ライン入力が完了しましたら、決裁ラインの下にある ‘上申’ ボタンをクリックし、承認プロセスを開始します。 #1に登録されたユーザーに通知メールが送信されます。 「コラベートで開く」ボタンをクリックして、コラベートアプリを実行してください。 左側には作成中の文書が、右側には承認プロセスを進める決裁ラインが表示されます。 決裁ファイルの一覧、アクセス権限の設定、コメント、タグの追加、締め切り期限の設定といった電子決裁オプションを確認することができます。 承認プロセスが始まると、文書の閲覧および検討が可能な承認者にメール通知が送信されます。 決裁ラインに登録されたユーザーは、承認プロセスが進行中に意見を交換することができます。 当該承認プロセスは、決裁ラインの検討完了時に承認されます。 コラベートは、ユーザーがチームと効率的かつ効果的に協力し、満足できる結果を完成させると同時に、時間を最大限節約できる方法を探すために常に改善しています。 今後、グーグルドライブ上でタグ指定やタグ管理が可能なドライブアドオンを発売する予定です。

1.コラベートプログレッシブアプリ コラベートを自分のコンピュータでワンクリックで実行し、利用できます。もうウェブブラウザではなくコンピュータですぐにコラベートを実行することができます。特に、別途のアプリのインストールしたり、ウェブブラウザを実行しなくてもワンクリックでコラベートを利用することができ、とても便利です。方法は簡単です。クロムブラウザーでコラベートを接続し、コラベート画面の右上の(+)アイコンを押してください。すると、アプリのインストール確認ウィンドウが開き、インストールが行われます。 その後コラベートプログラムを実行できます。ウィンドウ(Windows)の場合、デスクトップにコラベートアイコンが追加されます。 マック(Mac)の場合、マイコンピュータ下部のトレイからコラベートアイコンを押して実行できます。 モバイルでも簡単に追加できます。 2. 文書番号ポリシーの接尾辞支援 電子決裁文書を上申する時、会社の文書番号ポリシーに従って文書のタイトルの前である接頭辞に[文書番号]が表示されます。文書番号が文書のタイトルの後に現れるようにすることができます。つまり、文書のタイトルを意味する{DocumentTitle}変数の前後または後ろに自由に文書番号変数を追加できるので、より柔軟で拡張性のある文書番号の設定が可能です。 例えば、‘マーケティング部署’において、会社紹介書について‘日付’と‘文書類型’を上申する際、次のように設定することができます。 [&{number}] ${documentTitle} – ${thisYearFull}年 ${thisMonth}月 ${today}日 この際は次のように適用されます。 [0002] 会社紹介書 – 2020年 5月15日 このように、自動的に文書番号とタイトルが事前に指定された規則に従って反映されますねで、会社全体に一貫性のある文書管理体系を確立することができます。