業務フローの設計はビジネスにおいて基本中の基本と言えるでしょう。新企画の提案から備品の購入まで、それぞれのタスクがどういった過程を経ていくのかを決めるのはどの仕事においても必須です。仕事に一貫性を作り、効率性向上にも繋がります。 では、業務フローにおいてなぜ帳簿が必要でしょうか？帳簿があればそれぞれの業務フローの履歴を確認し、そのデータで効果的な経営をサポートします。この記事では業務フローの帳簿において必要なもの、作成方法、メリット、そして導入・運用における課題と解決方法について説明していきます。 1. 帳簿は業務フローとどう関連している？なぜ必要？ 業務フローのための帳簿について 帳簿はそれぞれの業務フローにおいて、様々な要素の記録を残すためにあります。 例えば、営業関連の業務フローを考えます。営業担当者が幾つかのリードとの商談の約束を取り、その商談から何社かが受注までいきます。この流れ（業務フロー）の中で、どの会社といつ商談するのか、その商談の結果などを報告し、記録を残します。 これらの報告内容を帳簿にまとめれば分析し、どこに問題があるか、あるいは伸びようがあるかを発見し、課題解決に取り組めます。このように帳簿が効果的な経営をサポートします。 業務フローのための帳簿の必要性 帳簿と言えば、まず会計帳簿を思いつくでしょうが、帳簿の応用法は備品購入や会計管理など、財務関連の業務にだけではありません。 上述のような営業指標の他に様々な経営指標を帳簿のデータから計算することができます。例えば、福利厚生などの人件費、オフィスの家賃、備品の購入などの様々な出費を分析し、より効率的な経営管理を目指すこともできます。 そして、そのデータが競争において何よりの武器です。客観的なデータがなければ人の主観的な感覚に頼った経営判断しかできず、正しい経営判断を下す確率が下がり、競争相手より経営力が劣ります。 始まりつつあるインフレ経済や人口減少といったビジネス及び社会的課題を直面した際に様々な側面で競争が激化していきます。その際はあなたのビジネスの競争力を高めるのも必須でしょう。 2. 帳簿をどうやって作る？ 前述の帳簿の応用法からして帳簿に含まれないといけない基本的な情報は想像がつくでしょう。以下では一般的な必須項目を羅列し、特定の業務において別途必須となる項目についても説明します。 一般的な必須項目 遂行者 遂行日時 承認者 承認日時 進行状況 業務内容 メモ・コメント 特定業務に合わせた必須項目 それぞれの業務に合わせてある程度必須記録項目を選別する必要があります。それぞれの帳簿を作成する際は、帳簿を使う人のことを考え、いつ、なんの情報を探しているのかを考慮し帳簿を作ります。 また、帳簿の類のものは監査役にもよく使われます。よくできている帳簿については法務部、コンプライアンス、社内監査役などに聞いてみると、監査の際にどうしたらスムーズに進めることができるかがわかります。 以下では幾つか想定する必須項目をリストアップしました。 そして、帳簿に何を記録すべきかわからない場合は実際に使うであろう管理職の人たちに相談するといいでしょう。「こんなデータがあったらいいな」などの、実際のユーザーからのフィードバックが何よりの宝です。 3. 帳簿のメリット 上にも多少触れていますが、帳簿には企業の競争力をアップする様々なメリットがあります。 以下ではもう少し説明しつつ例も挙げていきます。 見える化による業務効率性の改善 上で既に結構触れていますが、帳簿は業務の様々な側面を「見える化」し、ある業務を俯瞰した観点を提供する道具です。帳簿のデータを用いて集計や分析を行い、いつでも現状が見える状態にすることでいつでも業務プロセスにおける問題点を発見し、共通した問題意識をもって解決に取り組めます。 例えば、見込み顧客との商談の約束を取った際に業務を設ければ、受注して顧客となった割合とその母数、そしてマーケティングデータとも合わせて商談の約束を取った割合とその母数などをいつでも把握し、営業活動においてどこがネックになっているか、どの部分に力と改善が必要なのかをすぐに把握できます。 このように帳簿が見える化を促進し、業務効率性の改善に繋がります。 コンプライアンスのための記録 コンプライアンスでは、証拠として機能する様々な記録を監査員に提供する必要があります。 例えば、十分に手順を踏んで意思決定を行っているかを証明するには、その判断に使った材料や、ディスカッションの議事録などを使います。これらの資料が帳簿にきれいに整っていると監査員が来た際に監査がスムーズに進みます。 データドリブンな意思決定 データドリブンな意思決定とは、経営者が感覚や感情で感じ取った現状ではなく、実際のデータで現状を把握し、それを踏まえた意思決定を行うことを指します。 帳簿でそれぞれの業務プロセスに関するデータを記録し、集計や分析によって正しく現状を把握することができます。そして、客観性のあるデータなため、経営者だけでなく、誰が見ても同じ現状を認識し、同じ問題を発見した上で対策に取り組め、より強力な一体感で行動に移ります。 4. 帳簿の導入・運用における課題とその解決方法 帳簿を導入・運用するにあたって幾つかの課題に直面するでしょう。それらの課題を紹介し、解決方法も紹介していきます。 運用は手間がかかる まず帳簿の運用には必ず誰かがその入力情報とその情報の共有状態を管理しないといけないため、その分手間がかかります。 業務フローと関連する提出書類の受領、整理、内容の記録などはかなりの手間がかかります。そのため、手作業なんて考えられず、デジタル手法を用いて運用することをお勧めします。 しかし、デジタル手法をもってしても効率的と非効率的な手法があります。 非効率的な手法の例は紙の書類を受領し、その内容を手動で帳簿に登録し、更新することです。これには時間という費用と、紙、印刷に使うインクなどの備品の費用があります。また、このような手法はまだ提出されていない作成中の書類を記録しないため、一部の業務の現状把握はできていません。 効率的な手法の例は、電子システムを用いて書類の受領、種類の識別、整理、登録内容の自動記録、未提出書類の追跡など、帳簿管理の大部分を自動化することです。帳簿に費やす備品、人件費なども考えると電子システムはより魅力的に見られます。また、近年ではウェブやクラウドを通して提供されるSaaSアプリもあり、月額購読でお手頃な価格で使えます。 事務が増える 業務プロセスの全てを記録し、追跡したいなら、必ずその記録を作成する事務をしないといけません。 これらの活動は、備品購入の申請や企画提案書などの場合は元々あったものですが、一部の分野において新しく情報収集を始めるにはその情報を該当業務の担当者が登録する必要ができてしまいます。

DXで「承認」に対する意識を改めよう！ DXで承認時間を節約する５つのコツ 出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？ こういった承認過程はビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認に時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、デジタルトランスフォーメーション（DX）でそんな当たり前を覆し、働き方の根本的な改革によって承認時間をたくさん節約できます。本記事では、DXを活用した承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。 1. DXを活用したガイドラインの設定及び共有 DXを活用することで、承認過程のガイドラインをデジタル化し、いつでも簡単に確認することが可能です。例えば、デジタルツールを使って承認基準や手順を一元管理し、関係者全員にリアルタイムで共有することができます。自社のポータルサイトや電子掲示板に掲載するか、申請書を検討する際にガイドラインがともに表示されるように設計し、承認者がいつでもどこでも適切な承認判断ができます。これにより、ガイドラインに沿ったスムーズな承認を実現します。 2. 承認フローをシンプルにする 複雑な承認フローは遅延の原因となります。DXを活用して、不要なステップを排除し、必要最低限のステップに絞ることが可能です。承認者の机に行って紙を渡さず、デジタル承認システムで書類を送り、印刷せずにそのシステム内でも承認を行います。DXでこのように承認において多くの手間を省きます。デジタル通知システムも利用すれば、承認者でない関係者にも承認プロセスの進捗を即座に伝えることができます。 また、申請書のデジタル化によって、申請自体の手間を削減することもできます。ウェブフォームや、様式を複製できるテンプレートを活用することで、申請者の負担を軽減し、承認プロセスを効率化します。特にテンプレートは、手間のかかる原本管理、コピー在庫管理並びに過去書類の書庫管理を簡略化し、テンプレートから申請書を複製するときはその複製版もデジタル申請書なため印刷費用がかかりません。 3. 権限委譲を活用する DXを活用して、権限委譲のプロセスをデジタル化し、透明性を確保します。すべての承認を一人で行うのではなく、適切な権限を下位の担当者に委譲することで、承認スピードを向上させることができます。前述の通知システムの導入で上位の担当者への報告も確実に通ります。これにより、重要な承認が滞ることなく進行します。 4. 定期的なレビューと改善 承認プロセスは定期的に見直し、改善することが必要です。DXを活用して、承認プロセスのデータを大量収集及び分析をし、ボトルネックや改善点を特定します。誰でも使えるノーコード分析ツールが既に多く存在し、分析自体を自動化し、承認プロセスに関する質問に即座に回答をもらいます。定期的なミーティングやフィードバック収集を行い、承認プロセスを常に最適化します。レビューの定期化自体もグーグルカレンダーなどの電子カレンダーシステムで定期レビューをほしい回数まで自動登録します。 5. 自動化ツールを導入する DXの一環として、デジタル承認過程「電子承認」ための自動化ツール「ワークフローアプリ」を導入することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。例えば、コラベートやグーグルワークスペースのようなツールを活用することで、承認フローの自動化やテンプレートの利用が可能になります。これにより、業務効率性を大幅に向上させることができます。 おわりに DXを活用することで、承認プロセス全体を効率化し、時間を大幅に節約することができます。承認に必要な人だけを承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程をデジタル化することで、全般的な承認に関する負担を軽減しましょう。自動化ツールを取り入れ、より効率的な承認プロセスを実現しましょう。また、世界各国から好評のワークフローアプリ「コラベート」は無料で１ヶ月間使っていただけます。無料トライアルを始めるにはこちら、もっと知るにはこちらからお問い合わせください。

電子承認で「遅れた承認」を無くせよ！ 承認の電子化で承認時間を節約する５つのコツ 出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？ こういった承認過程はビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認に時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、承認にはそんなに時間がかかるのは当たり前ではなく、承認過程の電子化及び幾つかのコツを活用すれば節約の余地がたくさんあります。本記事では、承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。 1. 電子承認の明確なガイドラインを設定する 電子承認過程においては基本的に申請→承認→…→承認→決裁といった流れを辿りますが、様々な段階ではある人が承認するか却下するかを判断しないといけません。ここでは、「この金額で承認して良いのか？」、「全ての詳細事項を本当にチェックしたか？」などで悩み、承認していいかわからないまま判断を下さずに時間が経つことがあります。 ここでは明確なガイドラインを作成し、とりあえず幾つかの項目をチェックするか、ある条件を満たしていないと却下、あるいはある条件を満たしていると承認など、手早く判断できる仕組みを作れます。もちろん複雑な判断もたくさんあるため全ての承認を既定のルールに沿って下すのは難しいが、承認基準や手順を明確にし、関係者全員に周知することで承認速度を大幅に改善できます。電子承認システムではガイドラインに基づいてある程度承認手続きの自動化もでき、申請内容とともにガイドラインを表示し、判断をしやすくします。 2. 電子承認フローをシンプルにする 複雑な電子承認フローは遅延の原因となります。電子承認過程に実はいなくても承認に支障が出ない人が含まれているケースもあります。これらの人には他の仕事が優先されており、承認が遅れて逆になんらかの支障が出ることがあります。電子メールのCC機能のような、承認を申請せず通知するだけのための機能を活用すれば、コミュニケーションを維持しつつ承認速度を改善できます。多くの電子承認システムにはCC機能のような通知機能を搭載しており、設計が簡単です。 また、申請書などの作成が複雑な場合、申請自体に時間がかかりすぎる場合があります。このような問題を解消するにはウェブフォームによる申請書の提出や、複製できる申請書の様式（テンプレート）を用意する手があります。テンプレートを使うには、紙の申請書の場合は大量印刷する必要があり、原本及びコピー在庫の管理が大変ですが、電子承認システムで電子書類などを使えばテンプレート在庫もなくなり、過去申請の検索も簡単で、コピーを何回も印刷する必要もなくなります。これらにより、申請者の負担を軽減するだけでなく、各種申請書の全体管理も簡略化します。 無駄な手続きを見直し、必要最低限のステップに絞ることで、承認時間を大幅に短縮できます。特にテンプレートの活用にはデジタルツールの活用も効果的です。 3. 権限委譲を活用する すべての承認を一人が行うと、検討、承認する申請の量が大きくなり、承認スピードが低下します。全ての申請は、部長や代表レベルの人が決裁する必要がないでしょう。これらの人たちには適切に報告し、下の人にも権限を委譲することで、上の人の負担を軽減し、承認スピードを向上させることができます。 上の人が報告が欲しい場合は、前述したCC機能などを活用するといいでしょう。このような昨日はほとんどの電子承認システムが搭載しています。 4. 定期的なレビューと改善 電子承認プロセスは定期的に見直すことが必要です。現状を把握し、改善点を洗い出すことで、常に最適な状態を維持できます。新しい係長、課長などができて承認経路を修正する、業務形態が変わったから承認経路を修正するなど、定期的なミーティングを実施し、フィードバックを収集して反映させることが大切です。 5. 自動化ツールを導入する 自動化ツールを使用することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。自動化ツールには上述の申請書テンプレート複製機能と承認しない通知受信者の指定機能の他に、承認経路の事前設定、承認リマインダー、承認帳簿の自動記録など、業務効率性を大幅に向上させる機能がたくさんあります。 承認及び電子承認のための自動化ツールはたくさんあり、その中でおすすめのツールは「コラベート」があります。コラベートは電子承認のためのアプリで、承認の自動化やテンプレートの活用で効率的な電子承認プロセスを実現できます。上記の機能も全て搭載しており、多様な働き方に対応します。 おわりに 電子承認時間を節約するためには、本当に承認が必要な人を承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程を簡略化することで全般的な承認に関する負担を軽減できます。自動化ツールまでも取り入れ、より効率的な電子承認を実現しましょう。また、世界各国から好評のコラベートは無料で１ヶ月間使っていただけます。無料トライアルを始めるにはこちら、もっと知るにはこちらからお問い合わせください。

ワークフローの承認時間を省略し、「時間がかかる」という当たり前を覆す！ ワークフローの承認時間を節約する５つのコツ 出張申請を提出したけどなかなか承認が下りず間に合うか不安。備品を補充しないといけないけど承認が遅れて一時的になくなって困った。取引先との契約書の承認が遅れて大きな機会を逃した。こんなこと、一回でも経験、あるいは懸念したことありませんか？ こういった承認ワークフローはビジネスにおいて重要な役割を果たします。申請や提案が適切に検討されることを保証し、コミュニケーションや連携に寄与し、確実な動きにも貢献するといった効果が一般的に挙げられます。しかし、様々な原因でしばしば時間がかかり過ぎることが問題となります。多くのところでは、承認ワークフローに時間がかかるのは当たり前という考えが存在し、時間がかかれば深く考えた上での承認との見受け方もあります。しかし、ワークフローにはそんなに時間がかかるのは当たり前ではなく、幾つかのコツを活用すれば節約の余地がたくさんあります。本記事では、承認時間を節約するための実践的な５つのコツを紹介します。 1. ワークフローの明確なガイドラインを設定する ワークフローにおいては基本的に申請→承認→…→承認→決裁といった流れを辿りますが、様々な段階ではある人が承認するか却下するかを判断しないといけません。ここでは、「この金額で承認して良いのか？」、「全ての詳細事項を本当にチェックしたか？」などで悩み、承認していいかわからないまま判断を下さずに時間が経つことがあります。 ここでは明確なガイドラインを作成し、とりあえず幾つかの項目をチェックするか、ある条件を満たしていないと却下、あるいはある条件を満たしていると承認など、手早く判断できる仕組みを作れます。もちろん複雑な判断もたくさんあるため全ての承認を既定のルールに沿って下すのは難しいが、承認基準や手順を明確にし、関係者全員に周知することで承認速度を大幅に改善できます。 2. ワークフローをシンプルにする 複雑なワークフローは遅延の原因となります。ワークフロー過程に実はいなくても承認に支障が出ない人が含まれているケースもあります。これらの人には他の仕事が優先されており、承認が遅れて逆になんらかの支障が出ることがあります。電子メールのCC機能のような、承認を申請せず通知するだけのための機能を活用すれば、コミュニケーションを維持しつつ承認速度を改善できます。 また、申請書などの作成が複雑な場合、申請自体に時間がかかりすぎる場合があります。このような問題を解消するにはウェブフォームによる申請書の提出や、複製できるワークフローの様式（テンプレート）を用意する手があります。ワークフローのテンプレートには、使う申請書だけでなく承認者や承認経路まで事前に設定でき、書類だけでなくその書類と関係する「ワークフロー」自体も様式化できます。これらにより、申請者にも負担を軽減できます。 無駄な手続きを見直し、必要最低限のステップに絞ることで、承認時間を大幅に短縮できます。特にテンプレートの活用にはデジタルツールの活用も効果的です。 3. 権限委譲を活用する すべての承認を一人が行うと、検討、承認する申請の量が大きくなり、承認スピードが低下します。全ての申請は、部長や代表レベルの人が決裁する必要がないでしょう。これらの人たちには適切に報告し、下の人にも権限を委譲することで、上の人の負担を軽減し、承認スピードを向上させることができます。 また、承認者が不在な場合の権限委譲もワークフローに仕込めば承認者不在による承認の遅延も防げます。 4. 定期的なレビューと改善 ワークフローは定期的に見直すことが必要です。現状を把握し、改善点を洗い出すことで、常に最適な状態を維持できます。新しい係長、課長などができて承認経路を修正する、業務形態が変わったから承認経路を修正するなど、定期的なミーティングを実施し、フィードバックを収集して反映させることが大切です。 ワークフローを定期的にレビューするためのワークフローも設計するとレビューを怠らないでしょう。 5. 自動化ツールを導入する 自動化ツールを使用することで、人的エラーを削減し、リアルタイムで進捗を確認できます。自動化ツールには上述の申請書テンプレート複製機能と承認しない通知受信者の指定機能の他に、承認経路の事前設定、承認リマインダー、承認帳簿の自動記録など、業務効率性を大幅に向上させる機能がたくさんあります。おすすめのツールの一つに「コラベート」があります。コラベートは、ワークフローの自動化やテンプレートの活用に優れたツールであり、導入手順もシンプルです。ワークフローの明確なガイドラインの作成、記録、定期検討及び改善、そして通知のためのCC機能や多様なテンプレート作成をサポートする多くの機能を搭載しています。コラベートの導入で、ワークフロー全体を劇的に効率化した事例もたくさんあります。 おわりに ワークフローを効率化するためには、本当に承認が必要な人を承認経路に含め、申請書作成から承認まであらゆる過程を簡略化することで全般的な承認に関する負担を軽減できます。自動化ツールまでも取り入れ、より効率的なワークフローを実現しましょう。また、世界各国から好評のワークフローアプリ「コラベート」は無料で１ヶ月間使っていただけます。無料トライアルを始めるにはこちら、もっと知るにはこちらからお問い合わせください。