1. はじめに：DXの紹介 「DX」という言葉を、様々なところで聞いたことがあるでしょう。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、昨今のビジネストレンドとしてデジタル技術を活用して企業の業務プロセス、社内文化、そして顧客体験を根本から変革し、ビジネスモデルを革新するプロセスです。 GAFAなどの大手IT企業がグローバルビジネスに革命を施している中、自社の競争力アップを目指す企業が多く見られます。 正しく導入したDXの業務効率性や顧客体験改善の効果は否めません。経産省が「DX認証制度」（外部リンク）をも実施しており、この制度を通して認証企業がDX活動に対する金銭的支援をもらえるだけでなく、税制による報奨金ももらえます。政府によるこのような政策からDXが如何に重要で取り組むべき課題か窺えます。 1.1 デジタルトランスフォーメーション（DX）とは何か？ 具体的且つ簡単に、DXとはお仕事の様々な要素をデジタル化する過程を指します。 紙で作成した書類をパソコンの文字処理ソフトウェアで作成し、その署名やハンコも代わりに電子署名、電子ハンコなどを使い、連絡は手紙や対面ではなく電子メールや衛生会議などを使います。物流データをデータベースに記録し、複雑で高度な公式でトラックの運転ルートを最短化する、商品や部品の消費率を追跡して「ジャストインタイム方式」で無駄を無くすなど、多様な業界に渡って応用法は十人十色。それ以外の仕事はデジタル化できるものがたくさんあり、業務効率性の改善の余地は想像以上にあります。 要するに、仕事のツールをアナログからデジタルにアップデートし、デジタルの力を発揮することによって仕事が楽になる、業務効率性が上がる、コストを減らせる、より多く生産できるなどの効果が期待できます。 1.2 ワークフローアプリの役割及び注目される理由 その一部として注目されているのは、ワークフローアプリケーションの活用です。 この類のアプリは、業務の自動化や効率化を実現することで、時間とコストの削減に寄与し、企業の生産性向上に大きく貢献するとしています。時間のかかる事務的な承認手続きなどを簡略化し、意思決定のスピード改善にも携わっており、業務全般に多大なる効率性、生産性向上に貢献すると考えられます。 本記事では、ワークフローアプリとは一体どういうものなのかを説明し、読者の会社で導入したらどんなメリットが期待できるか、導入する上でどんな課題があるか、そしてワークフローアプリが如何に進化していくかについて説明しつつDX戦略にどう取り組めるかも探っていきます。 2. ワークフローアプリケーションの基本概念 まずはワークフローアプリケーションとは何かを説明していきます。 まずは、「ワークフローアプリケーション」、あるいは「ワークフローアプリ」とは何か？「ワークフロー」を分解すると： 「ワーク」＝「work」＝「お仕事」と「フロー」＝「flow」＝「流れ」 とで構成されており、「仕事の流れ」に関するアプリだと窺えます。更に具体的にいうと、仕事の流れを見える化し、それぞれ手間のかかる事務手続きを自動化により簡略化し、会社の業務効率性を向上させるためのアプリケーションです。この簡単な説明から、ワークフローアプリが提供する付加価値がわかりやすいでしょう。 コラベートでは、その「仕事」の中心にあるのは、事業計画や契約書などの重大書類から日用品の購入稟議書や会議の議事録などありふれたものまで、その会社の全てが凝縮して詰まってある文書であると考えます。 全ての仕事には付随する文書が存在し、社員がそれらの文書に自分のアイデアを記録することで協働が生まれ、共創が生まれ、価値も生まれると考えます。 それらの文書がより円滑に作成され、必須過程を無事経られ、世界に価値を提供するものとして実るようサポートするのはコラベートのようなワークフローアプリの役割です。 3. DXにおけるワークフローアプリの役割 DXでは、ワークフローアプリケーションが業務の自動化と効率化を推進する中心的な役割を果たしています。以下では、ワークフローアプリのコア機能と一部の注目すべき拡張機能を通じて、その具体的な貢献を掘り下げます。 3.1 「電子承認」で承認手続きの自動化促進 申請書、稟議書、計画書など各種承認が必要な書類の承認手続きを扱う「電子承認」（時には「電子決裁」ともいう）機能がどのワークフローアプリにおいて必須でしょう。 多くのアプリは複雑な承認経路も可能とし、日常的な承認手続きの自動化により、業務を効率化します。例えば、何か物品の購入のためにまずは書類を作成し、上司に渡す必要があります。上司がその書類内容を検討し、承認した後にさらに上、または別の物品購入を担当する部署にその書類を渡し、最終承認をもらってから適当な人に報告し、その物品購入を実施することによって多くの手間がかかります。 電子承認機能がこれらの過程を省略し、自動化することによってユーザーの大事な時間をより有用できるようにサポートします。書類作成はテンプレートから自動作成して必須項目に情報を入力するだけで、ワンクリックで上司に提出。テンプレートの設定によっては上司も、上司が承認後に渡す次の担当者、最終承認後に報告が必要なお偉いさんまで全て既に登録されています。この様に、以前の承認手続きに変革を施し、多くの簡単な事務作業を省きます。 文書の準備から承認、アーカイブまでのプロセスが自動化されることにより、手作業による時間の浪費とエラーが削減されます。 紙のスキャンでの電子承認を受け付けるワークフローアプリも存在しますが、書類が全て作成の時点から電子化されれば承認後保管する際にもデジタル形式で保存され、ワークフローアプリからより価値を引き出し、より包括的なDX戦略も促進します。 3.2 テンプレートで書類作成が楽で、統一感を出す テンプレートとは、形の決まった書類、例えば申請書、稟議書、議事録、をワークフローアプリのシステムに登録し、いつでもコピーを作って簡単に使えるようにする機能です。 例えば、人事部の新入社員のオンボーディングでは、雇用契約書、社内規定の同意書、個人情報保護方針の承諾書など、多くの文書が必要です。 これらの文書をテンプレートとして事前に用意し、新入社員ごとに必要情報を追記するだけで、迅速かつ一貫した形で文書を完成させることができます。 3.3 署名・ハンコ また、押印と署名は公文書の作成において大事な過程ですが、ワークフローアプリには電子押印や電子署名機能がついている場合もあり、特に日本で人気のあるアプリにはコア機能でしょう。 電子押印の法的効力も課題で他社の記事でも取り上げられている模様ですが、この記事で指摘するようにその中心的論点はその電子印鑑の本人証明性みたいです。ワークフローアプリが電子押印の法的効力を確保できれていれば正式な書類でも使え、ワークフローで承認された書類には電子署名や電子ハンコが付き、即座に正式な文書として扱うことが可能になります。 確保していなくても荷物の受け取りなどに使うシャチハタのような使い方もでき、ワークフローの電子承認を経た書類を最終的に印刷して押印する方法もあります。 3.4 添付ファイルによるデータ駆動意思決定のサポート また、添付ファイルを活用することでワークフローに関連するデータを一括管理ができ、データ駆動型の意思決定を支援します。 例えば、新事業の計画書とともに多くの参考資料があり、市場の動向や消費者の行動を正確に分析した内容が含まれています。これらの資料を添付ファイルとしてワークフローに付け、一つのワークフローで管理し、戦略的なビジネス判断を下す際に貴重な情報を即座に取得しやすくします。これらの添付ファイルを、ワークフローとまとめて一つのPDFファイルとして出力するワークフローソフトもあります。これにより、意思決定者がより簡単に判断を下し、企業がより機動的に市場環境の変化に対応することが可能となります。 3.5 まとめ：DXにおけるワークフローアプリの役割 これらの主要機能の紹介を通じて、ワークフローアプリがDX戦略において業務効率性向上に貢献する役割を果たすことがわかります。 電子承認を活用したワークフローが意思決定の潤滑油となり、署名やハンコを仕込む機能で正式書類としても即座に機能します。 他にワークフローアプリが提供する機能はありますが、ワークフローアプリに追加的に何を望むかを、自社のニーズを考慮しつつ決め、それぞれのアプリをよく調査してどれを導入するか決めましょう。 また、カスタム開発も提供するワークフローアプリがあります。コラベートでは多くのカスタム開発プロジェクトを達成した実績があり、いつでもお問い合わせを受け付けております。 4. […]