コラベート 5.0の新バージョンには、電子決裁の要請文書をPDF 文書に直ちに変換し、メールで添付する新しい機能が追加されました。 したがって、スマートフォンモバイルでコラベートのログインなしですぐに検討し、すぐに承認できます。 コラベートはユーザーの利便性を最高に考え、非常に多様な電子決裁承認方式を提供しています。 たとえば、ウェブサイトですぐ決裁するか、モバイルでの決裁、グーグルドライブやグーグル文書での決裁、Gメール内での決裁などです。 コラベート5.0は決裁要請メールに自動的にPDF変換された添付ファイルの内容です。 つまり、決裁者が決裁承認の電子メール上に添付されたPDF文書を、iPhoneやアンドロイドなどのスマートフォンで開き、注釈や署名をすることができます。 本機能は、管理者設定でOnを実行する必要があります。 申請書や契約書に署名本が必要な電子決裁にとても役立ちます。 とくに、iPadなどでは決裁文書をPDFで確認し、注釈や署名を追加することができるため、紙に出力したレベルの深い検討が可能です。 方法は簡単です。  (1) スマートフォンやタブレットで決済通知メールを確認します。 (2)メールに添付されたPDFファイルを開き、画像の上に署名を追加してください。(使用する機器によってPDFファイルの作成ツール機能が異なることがあります。)  (3)署名後、返信メールの内容に英語で「Approve」または「Reject」を入力してメールを返信すると、署名したPDFファイルと一緒に決済処理されます。 <iPhone & iPadで決裁文書をスキャンし、返信を通じて決裁が承認される画面>

Googleチャットアプリは、会社の同僚との協業や相談が必要な時に、毎日のように利用しているコミュニケーションツールです。 Googleチャットアプリでは1:1チャットやグループチャット、さらにはハングアウトの画像通話も可能です。 コラベートのグーグルチャットボットは電子決済関連の活動を知らせてくれる便利なボット(Bot)です。 例えば、電子決裁文書が上申や承認された場合、あるいは誰かがポストで意見を残す場合など、活動を即時にチャットボットメッセージを通じて通知を受けることができます。もし、決裁要請を受けた場合、コラベートチャットボットメッセージに含まれている承認、拒否ボタンで素早く決裁することができます。 コラベートチャットボットは誰でも無料でインストールして利用することができ、Googleチャットページ(http://chat.google.com)で「ボット」セクションで追加(+)をクリックしてコラベートを検索してインストールするか、次のコラベートチャットボットリンク(https://chat.google.com/u/0/botcatalog/details/115465392381897622679)を通じてコラベートGoogleチャットボットをインストールすることができます。 JANDIのためのコラベートはJANDIのウェブフックURLを登録してご利用いただけます。 JANDIアプリを起動したら、右側の芝コネクトを選択します。 JANDIのコネクト画面の下にスクロールしてから、インカミングウェブフック(Incoming Webhooks)の右側のAdd Integrationボタンをクリックしてください。 ウェブフック URL(Webhook URL)をコピー(Copy)いてください。その後下にある「Save Integration 」ボタンをクリックします。 成功的に保存された場合、JANDIコネクト画面に1つの構成が追加されたことが確認することができます。 コピーしたウェブフック URLをコラベートのプロフィール情報に追加してください。 コラベートプロフィール > 設定メニューにJANDIウェブフックのURL入力項目があります。 URLを入力した後、以下のプロフィールの保存と同意ボタンをクリックするとすべての設定が終わります。 Slackはこちら(https://collavateworkspace.slack.com/apps/A013W2FGDBL-collavate )で取り付けできます。

コラベート5に、グループや会社で簡単に利用できるチームエディションが発売されました。 Googleワークスペース（旧G Suite）をインストールせず、すべてのGoogleアカウントユーザーを対象にコロベート管理者がユーザーを追加し、電子決裁の設定を構成することができます。  また、Googleワークスペースをすでに利用していても、チームエディションによって部署別またはチームを別途に構成し、コラベートを利用することができます。 チームエディションは会社全体のドメインに導入が困難な場合、特定の組織及びメンバーのみのために使用できます。(ex.TFチーム、特定部署など) したがって、これ以上Googleワークスペース(旧 G Suite)スーパー管理者の助けなしに自分のチームや部署、または特定のメンバーのためのコラベート電子決裁を構築できます。 コラベート チーム エディションを使用すると、以下の画面のように管理者メニューが活性化され、チーム設定のための詳細メニューを確認できます。 チームのメンバーを招待するには、ユーザー管理メニューに移動した後、招待しようとするユーザーメールを入力します。 招待されたメンバーは、管理者がアクセス権限を調整できます。 コラベートチームエディションで手軽に文書中心化と電子決裁文書協業を進めてください。

コラベート5.0の新バージョンがついにリリースされました。 本バージョンには、7種類の新しい機能で電子決裁、プロフィール、管理者画面のUIUXが改善され、30個以上のバグパッチが含まれた最大のリリースで記録されます。   新機能については上記の動画をご参照ください。コラベートGoogleチャットボットから、新しいチームプラン、一度に大量の電子決裁を承認する機能、そしてPDFに自動変換された電子決裁へのメール添付と返信だけで承認拒否などの電子決裁文書を検討·進行するなどの画期的な改善が行われました。 多くの新しい機能が同時にリリースされましたので、新しい機能についての紹介の内容を順次紹介する予定です。また、定期的なウェビナを通じて、新機能を実際の業務でどのように活用できるかについてもご説明する予定です。

企業が効率的で生産的に働くカギは、コミュニケーションです。 相手がすぐそばにいるか、他の国のどこにいてもコミュニケーションがしやすいならば、詐欺と生産性、そして責任感が高まることを経験することができます。 コラベートは、まさにこの部分に役立ちます。 コラベートはユーザーがリアルタイムで接続し協業できる業務空間を作ることを専門としています。 私たちの目標は貴社の組織が効果的なコミュニケーションチャンネルを作り、貴社のビジネスをより効率的かつ効果的に運営するのに役立つワークフローを文書化することに役立てることです。 貴社のコミュニケーションを極大化するためのいくつかのポイントを紹介します。 すべてのチームメンバーを含ませ: コミュニケーションチャンネルが常に開いていることを確認してください。 進行状況レポート及びプロジェクトアップデートを検索して積極的に広報してください。 遠隔で働く人材にとって特に重要なポイントです！ 傾聴し、共感せよ: コミュニケーションは双方向過程であり、傾聴は話す人に対する尊重を意味します。 これは、チームリーダーとして解決すべき様々な問題に慣れるように役立ちます。 目標と期待値を定義せよ: 管理者はチームに達成できる目標を明確に提示しなければならず、これを達成するために各チームに必要な事項を伝達しなければなりません。 明確な意思伝達をせよ: メッセージが明確で理解できるか確認してください。 相手に丁寧ではっきりと言うことで、皆さんのメッセージが混乱や不快感を引き起こさずに明確に理解できるようにしてください。 慎重なメディアを選択せよ: メッセージを作成した後は、メッセージが可能な最上の形式で伝えられるか確認してください。 社員との信頼を築くには対面コミュニケーションが最善ですが、常に適切なわけではありません。 メッセージの性格や、場合によっては情報の公式な記録を維持するために文書化する必要があります。 コラベートを使えば、ビジネスプロセスを自動化し、体系化するワークフロー中心のプロジェクト管理のメリットを享受できます。 チームメンバーと共に歩んで、皆のためのより良いコミュニケーション環境づくりをしてください。 詳しい内容についてはご連絡ください。

電子決裁文書の表紙にQRコードを挿入  決裁文書をPDFに出力する場合、PDF文書表紙と最終部分に、コラベート電子決裁QRコードが追加されました。 ダウンロードした電子決裁PDF  ファイルまたは紙に出力した文書のQRコードをスマートフォンやタブレットでスキャンすると、電子決裁文書をすぐに確認することができます。 上記機能の効果及び詳細については、本ブログの内容をご参照ください。  単純化されたログインページ     コラベートをより便利に利用できるように、ログイン画面をシンプル化しました。 グーグルアカウントへのログインを基本とし、コラベート自体のログインは、右下にあるグーグルアカウントがないユーザーログイン(Sign in without a Google account)で区分しました。 その他、次のような改善事項とバグが修正されました。 NEW 1. 顧客相談チャットボットサービス支援 Enhancement + 電子決裁PDF文書にQRコードを追加+  電子決裁文書の上申速度の改善+  文書管理者の変更時、全体文書の移転機能オプションを追加+  上段の検索窓に検索エリアの案内+ 通知センターの通知本数表示改善+  コラベート通知バナーを上段に表記+  コラベートモバイルバージョンの電子決裁メニューを補完+  電子決裁文書の上申結果メッセージの改善+  ドメイン公開ポスト通知受信機能を補完 Bug – ポストコメント作成時の自動更新、ESCキー入力エラー解決-  モバイルバージョンでポップアップを閉じる時、画面移動エラーを解決-  グループポスト「いいね」ボタンエラーを解決-  通知センターの時刻表示エラーを解決-  グループポストの外部ユーザーのコメント通知機能を補完-  決裁文書保管機能エラー解決-  ポスト締め切り日のエラー解決-  管理台帳作成フォルダの変更及び権限の補完-  検索窓「初期化」ボタンエラーを解決-  名前の変更が不可能だった特定の添付ファイルの名前変更機の能追加支援- 管理台帳が繋がれたテンプレートを共有テンプレートに移転する時に発生するエラーを解決-  プロフィール情報修正エラー解決-  文書タイトルの重複採番防止のための補完作業-  共有テンプレートを自分のテンプレートに移転時に発生するエラーを解決-  管理台帳の日付入力エラーを解決-  ポストグループでユーザーコメントエラーを解決-  PDFに受信者(CC/Group CC Email)ラベルの表示を修正-  その他のバグ解決 誠にありがとうございます。

今、バーコードとQRコードは非常に一般的に使われています。 消耗品、ギフトカード、ラベルなどに簡単に見つけられ、スーパーマーケットや商店など、ほとんど全ての場所で見かけます。 QRコードは様々なタイプのバーコードの一つで、数字や文字情報が可能な1次元的なバーコードに比べ、QRコードは2次元的構成でより多くの情報を保存できます。 QRコードは、文書を共有するときにとても便利です。 QRコードによりオフィス文書、送り状、契約書、記録に安全かつ容易にアクセスできます。 コラベートは、電子決裁文書をPDFに出力する際、QRコードを生成して一緒に出力します。 これにより、QRコードをスマートフォンカメラで認識すると、すぐに電子決裁文書にアクセスすることができます。 これにより、次のような利点があります。 1. 出力されたPDF永久バージョンに対するデジタル電子決裁バージョン間の相違点を確認。 これにより、どの文書が最新バージョンなのか、あるいはオリジナルなど偽造·変造の判別が可能です。2. PDF文書を一部消失した場合、デジタル文書のバックアップ本にいつでもアクセスでき、デジタル文書の変更履歴も確認することができます。3. CEOなど経営陣がデジタル決裁ではなく紙で出力して決裁することを好む場合、出力物に対する決裁を受けた後、デジタルバージョンに対しては代理決裁や専決などの処理およびレコードが可能です。4. その他にも、PDF出力文書を修正しなければならないか、より詳細な内容を確認するために、QRコードスキャンでデジタル電子決裁文書を確認することができるので、オフラインとオンライン文書間の仲介者として活用することができます。決裁線上に含まれていないユーザーがQRコードでスキャンをする場合、デジタル文書にアクセスされないため、セキュリティの問題も全くありません。使い方は簡単です。 決裁中または決裁が完了された文書に対して、コラベート右側の決裁ラインサイドバーで ‘PDF ファイルに変換’ を選択します。 PDFに出力が完了されたら、最初のページに次のようなQRコードが挿入されていることが確認できます。これを通していつでも本QRコードで電子決裁文書にアクセスできます。

Slackでコラベートが利用できます。 Slackは、全世界の多くの企業が利用するチーム協業ツールで、メールの代わりにチームメッセージングで協業できるプラットフォームです。コラベートは、Slack利用者がコラベートを通じて起案された決裁文書をSlackの中で手軽に決裁できるコネクタを開発しました。 「Slackのためのコラベート」アプリは、Slackマーケットプレイスであるアプリディレクトリからダウンロードできます。 アプリのディレクトリでコラベート(COLLAVATE)を検索し、ダウンロードします。その後、Slackを実行すると、次のようにチャンネルに追加が完了し、コラベート上で上申したか、決裁が必要な文書がフィードの形で表示されます。 コメント、決裁文書のタイトル、決裁状態、上申者、時間、および決裁文書のリンクが含まれた電子決裁フィードを確認することができます。決裁文書を見るためには、文書リンクをクリックし、グーグルドライブ上で確認することができます。 検討を完了した後、承認または拒否ボタンを押して決裁を完了することができます。 決裁が完了すると、決裁利害当事者にメール通知とコラベートアプリ上にも双方向アップデートされ、確認することができます。これによって、チーム協業ツールであるSlackに決済機能を提供するコラベートサービスを連携して利用することができます。

電子決裁用グーグルドライブアドオン（add-on）がリリースされた後、コラベートを通じた協業がいつにも増して容易になりました。 最も最近改善された機能は、すでに全世界から人気を集めており、簡単に使うことができます。 Googleドライブ及びコラベート情報 Googleドライブは、文書の共同作業とクラウドリポジトリを提供するプラットフォームです。 一般的に文書を作成し、共有するのに使用されます。 また、ファイルを保存・同期化することでリアルタイムに協力できる点はGoogleドライブで提供される優秀なサービスの一つです。 コラベートはグーグルドライブアドオンの中で唯一の電子決裁アドオンです。 クラウド基盤の協業製品群を通じてチーム間のGoogle Drive連結が可能で、協業することができます。共同作業者が文書に対する最高レベルのセキュリティで電子決裁が可能で、GoogleドライブとGSuiteと便利に互換できる点が高く評価されています。 コラベートGoogleドライブアドオンを始める方法 電子決裁承認プロセス機能を提供するコラベートアドオンは、非常に容易に素早く開始することができます。 「始めるためには、まずコラベートアドオンをグーグルドライブでインストールしなければなりません。 コラベートアドオンをインストールした後、ドライブ内のファイルリストから承認プロセスを開始する特定のファイルを選択してください。 右側のサイドバーにインストールされたコラベートアドオンアイコンをクリックすると、承認プロセス画面が表示されます。 承認プロセス画面には、プロジェクトに対する決裁ラインの手順を定義するグループ番号が表示されます。 決裁ライン#1 に文書を1 次的に承認するユーザーの名前またはメールを入力してください。 続いて、2次承認者の名前または電子メールを決済ライン#2 に入力します。 並列承認が必要な場合は、[+] ボタンをクリックし、該当段階で承認者を追加することができます。 決裁ライン入力が完了しましたら、決裁ラインの下にある ‘上申’ ボタンをクリックし、承認プロセスを開始します。 #1に登録されたユーザーに通知メールが送信されます。 「コラベートで開く」ボタンをクリックして、コラベートアプリを実行してください。 左側には作成中の文書が、右側には承認プロセスを進める決裁ラインが表示されます。 決裁ファイルの一覧、アクセス権限の設定、コメント、タグの追加、締め切り期限の設定といった電子決裁オプションを確認することができます。 承認プロセスが始まると、文書の閲覧および検討が可能な承認者にメール通知が送信されます。 決裁ラインに登録されたユーザーは、承認プロセスが進行中に意見を交換することができます。 当該承認プロセスは、決裁ラインの検討完了時に承認されます。 コラベートは、ユーザーがチームと効率的かつ効果的に協力し、満足できる結果を完成させると同時に、時間を最大限節約できる方法を探すために常に改善しています。 今後、グーグルドライブ上でタグ指定やタグ管理が可能なドライブアドオンを発売する予定です。

1.コラベートプログレッシブアプリ コラベートを自分のコンピュータでワンクリックで実行し、利用できます。もうウェブブラウザではなくコンピュータですぐにコラベートを実行することができます。特に、別途のアプリのインストールしたり、ウェブブラウザを実行しなくてもワンクリックでコラベートを利用することができ、とても便利です。方法は簡単です。クロムブラウザーでコラベートを接続し、コラベート画面の右上の(+)アイコンを押してください。すると、アプリのインストール確認ウィンドウが開き、インストールが行われます。 その後コラベートプログラムを実行できます。ウィンドウ(Windows)の場合、デスクトップにコラベートアイコンが追加されます。 マック(Mac)の場合、マイコンピュータ下部のトレイからコラベートアイコンを押して実行できます。 モバイルでも簡単に追加できます。 2. 文書番号ポリシーの接尾辞支援 電子決裁文書を上申する時、会社の文書番号ポリシーに従って文書のタイトルの前である接頭辞に[文書番号]が表示されます。文書番号が文書のタイトルの後に現れるようにすることができます。つまり、文書のタイトルを意味する{DocumentTitle}変数の前後または後ろに自由に文書番号変数を追加できるので、より柔軟で拡張性のある文書番号の設定が可能です。 例えば、‘マーケティング部署’において、会社紹介書について‘日付’と‘文書類型’を上申する際、次のように設定することができます。 [&{number}] ${documentTitle} – ${thisYearFull}年 ${thisMonth}月 ${today}日 この際は次のように適用されます。 [0002] 会社紹介書 – 2020年 5月15日 このように、自動的に文書番号とタイトルが事前に指定された規則に従って反映されますねで、会社全体に一貫性のある文書管理体系を確立することができます。