今回のコラベート5.1.8リリースには、既存のコラベート機能に対する改善事項および既知のイシューに対する解決事項が含まれています。 What’s Changing タグ一括適用機能の追加 既存のコラベートでは一度に1つだけタグを追加することができ、電子決裁文書に複数のタグを追加して管理しようとする場合、すべてのタグを適用するのに多くの時間がかかりました。 今回のアップデートで追加される「タグ一括適用」機能を活用すると、より便利にタグを管理して追加できるように改善されます。 ポスト添付ファイルの保存環境の改善 既存のコラベートでポストにコメントから追加されたファイルは、Google Driveの「私と共有された項目(Shared with me)」に保存され、すぐに位置を確認することが難しかったです。今回のアップデートでポストに追加されるファイルも他のコラベートファイルと同じように文書管理者(DM)アカウントに所有権が自動的に移転され、私のドライブに「Collavate Post Files」フォルダにポストに追加されたファイルへのショートカットが保存され、より便利な管理および閲覧ができるよう改善されました。 休眠ユーザーに対してデータ自動削除 以前まではコラベートをこれ以上利用しない場合、(シングルエディション)手動で退会を進めたり、(ビジネスエディション)コラベートサポートメールで退会要請時にデータ削除が可能でした。 これで利用者データに対するより安全な処理のために、6ヶ月以上コラベートログイン履歴がない利用者を対象にデータ削除に関する通知メールが送信されます。   もし案内メールが送信された後もコラベートにログインしない場合、電子メールの受信日から1ヶ月後にユーザーデータが自動的に削除されます。 既知のイシュー修正 現在知られているイシューに対して、改善および修正作業が行われました。コラベート5.1.8リリースノートで、5.1.8リリースに含まれた全体改善事項および修正事項の内訳を確認することができます。 発売予定日 2023年6月22日(木)KST 大賞 コラベートユーザー 関連リソース コラベート 5.1.8 リリース ノート

Enhancements ポスト添付ファイルの保存環境の改善 ポストコメントに添付するファイルが自動的に利用者のGoogle Driveの「Collavate Post Files」フォルダに保存され、より便利に確認できるよう改善されます。 コラベート休眠ユーザーのデータ自動削除 これから、6ヶ月以上コラベートログイン履歴のない利用者を対象に、データ削除通知に関する電子メールが送信されます。案内メールが送信された後もコラベート活動履歴が確認されない場合、電子メール受信日から1ヶ月後に利用者データが自動的に削除されます。 複数のタグ一括追加機能を追加 以前は電子決裁にタグを 1 つずつだけ追加することができ、不要なローディング時間が多くかかりました。 今回のアップデートで、複数のタグを一括して追加できる機能が新たに追加されます。 これで、ユーザーはより迅速かつ簡単に複数のタグを電子決済に適用できます。 文書番号ポリシーメニューに「再上申時既存文書番号代替」オプションを追加 採番ルールが設定されていない場合、管理者>文書番号ポリシーメニューに、「[再決裁]」というフレーズがタイトルに表記できるようにオプションが追加されます。これから、再送信時に既存文書のタイトルに付与された文書番号を新しい文書番号に置き換えたり、既存付与された文書番号に新しい文書番号が重複して追加されるよう設定することができます。 その他 電子決裁検討者別文書アクセス権限設定に対するUIを改善しました。 [テンプレートを使用する]のロード時間が30%程度向上しました。 管理者>同期と更新メニューの一部の誤字を修正しました。 一部のコラベートコードに対してセキュリティを改善しました。 ドキュメント管理者アカウントでドメインドキュメント監査全体リストのロードが遅くなる現象を改善しました。 電子決裁メニューの高級な検索に一部の誤字を修正しました。 コラベート管理者が通常のユーザーを無効にする場合、自動的に強制ログアウトされるように改善しました。 参照文書(Reference)追加画面のUIを改善しました。 協力先で協力プロセスを開始した場合、送信される協力要請メールのタイトルを修正しました。 Resolved Issues ポスト カスタマーサポートポストで検索機能が正しく動作しない問題を解決しました。 カスタマーサポートポストで作成したコメントの修正が不可能な問題を解決しました。 ドメイングループに加入しているユーザーがグループ管理者によって脱退処理された場合、退会したユーザーがそのグループページに再訪問する際に「加入する」ボタンではなく「グループを出る」ボタンが露出される問題を解決しました。 ポストに同じドメイン利用者を@メンション後、enterキーを利用してポスト作成時、外部利用者メンションに対する警告が出力され、言及したユーザーのEメールの後に作成したポスト内容が削除される問題を解決しました。 ポストコメントを編集して掲示する際にエラーメッセージが出力され、編集されたコメントが新しいコメントとして掲示される問題を解決しました。 グループポスト通知が私のプロファイル>通知設定の影響を受けない問題を解決しました。 締切日が設定されたポストが保管されている場合、保管されたポストおよび締切日のあるポストメニューですべて表示される問題を解決しました。 グループポストの背景画像がアップロードされない現象を改善しました。 ホームポストのポスト共有オプションでグループ共有を選択する際、グループ選択ウィンドウがカットされる問題を解決しました。 電子決裁 電子決裁添付ファイルを削除した後、他の添付ファイルをアップロードする際にプレビュー画面で削除した添付ファイルの内容が表示される問題を解決しました。 上申した電子決裁の最後の検討者が承認/拒否時、上申者に最後の検討完了通知メールが送信されない問題を解決しました。 「作成中」状態の電子決裁を上申する場合、「電子決裁文書提出中」通知メッセージが提出が完了するまで閉じるボタンを押しても再生成される問題を解決しました。 並列決裁(合意決裁オプション)利用時、並列決裁者として登録されたユーザーに順次決裁ボタンが露出される問題を解決しました。 上申者が指定した締め切り期限を過ぎて自動キャンセル処理された電子決裁について、「電子決裁」詳細メニューの閲覧が不可能な問題を解決しました。 送信文書メニューで電子決裁閲覧後、「再要請メール送信」機能で「私にも発送」オプションが見えない問題を解決しました。 Google ドライブからファイルを取得した場合に発生するエラーを解決しました。 テンプレート テンプレートの保存時に設定した電子決裁オプションが一緒に保存されない問題を解決しました。 チームエディションで電子決裁テンプレートにタグを追加すると、エラーメッセージが出力され、タグが正常に追加されない問題を解決しました。 管理者機能 コラベート文書管理者の変更時に「既存ファイルを新しい文書管理者アカウントに移転する」オプションを使用せず、既存文書管理者アカウントに維持した場合、変更後に新しい文書を上申する際にエラーメールが送信される問題を解決しました。 ユーザー管理メニューから変更したいコラベートユーザー数がドメインで利用可能なライセンス数量より多い場合、最終結果に関係なく「利用可能なライセンス数量はありません。」エラーメッセージが出力され、変更が保存されない問題を解決しました。 文書検証メニューで、各文書検証名が表示領域を超えて表示される問題を解決しました。 管理者が管理者

New Features 文書検証機能の追加 管理者メニューに新しいコラベードキュメント管理者専用機能が追加されました。 コラベート文書管理者は、その機能を利用してドメイン文書の所有権と紛失の有無を定期的に検査することができます。 電子決裁添付ファイル出力オプション追加 承認済みの電子決裁文書の右下の「もっと見る」メニューから印刷&添付ファイル(クラシック)オプションを選択すると、該当電子決裁文書の添付ファイルを一緒に出力できます。 Enhancements ポスト使用環境の改善 グループポストの作成時に、共有するグループリストの選択ウィンドウにお気に入りに登録したグループが最初に表示されるように変更しました。 ポストにコメントがついた時、関連ユーザーの電子メール通知内容にコメント作成者の名前、プロフィール写真、作成時間および内容をプレビューできるように改善しました。 電子決裁、宰相信電子メールアラームテンプレートに宰相信事由項目追加支援 コラベート通知電子メールテンプレートに再上申事由項目が追加されました。 再送信通知メールテンプレートで「再送信事由」項目を内容に追加すると、メール通知内容から作成した理由が確認できます。 GWSコラベートアドオン宛先自動完成ユーザーリストの改善 コラベートアドオンで宛先入力時に自動完成するユーザーリストにグループメールも含まれるように変更しました。 コラベートモバイル添付ファイル名表記改善 モバイル機器でコラベートを利用時、一定の長さを超える添付ファイル名が…と表記されていたものから、ファイル名の一部を確認できるように変更しました。 その他 決裁文書の決裁ラインのロード速度が40%ほど向上しました。 添付ファイルのプレビュー作成速度が向上しました。 決裁ラインなしで協力先だけを入力した後、承認プロセスを提出する場合、画面に「少なくとも1人以上の決裁者がいなければなりません。」 通知メッセージが表示されるように改善しました。 （KR）ドライブマネージャーのメイン画面上段のファイル追加ボタン名を’+設定’から’+生成’に変更しました。 （KR）設定変更>通知設定の一部項目名を変更しました。 （EN）ドライブマネージャーフィルター項目の一部の誤字を修正しました。 Resolved Issues ポスト ポストでコメント作成後、該当コメントを修正しながら添付ファイルをアップロードした場合、作成したコメント内容が消える問題を解決しました。 ポスト作成時に内容作成を始めても、基本案内文メッセージが消えずに作成したポスト内容の上に重なって出力される問題を解決しました。 ポスト作成内容に < > の間に文字列を含む場合(例.<コラベート>)、該当フレーズが消える現象が修正されました。 ポスト作成内容に特殊文字<、>、$を含めると、そのポストに対する電子メール通知が正しく出力されない問題を解決しました。 ポストに挿入された画像がポスト領域を超えて表示される問題を解決しました。 電子決裁 決裁期間が指定された決裁文書の上申以降、決裁期限および通知設定の修正および保存が不可能な問題を解決しました。 プロセス編集およびドキュメント権限を持つ決裁者が承認プロセス中にドキュメントタイトルを変更した場合、タイトルが更新されない問題を解決しました。 協力先に利用者を追加した後、追加された該当利用者がモバイル環境で該当決裁文書に対してReference手続きを実行しようとした時、無限ロードが発生する問題を解決しました。 電子決裁草案保存時、グループCCとCCが一緒に保存されない問題を解決しました。 1次承認者に私を含めて電子決裁上申する場合、決裁コラベート-ドラフトリストに依然として同一文書に対して上申するボタンが有効になっている問題を解決しました。 決裁コラベート-送信文書-提出済みリストから文書選択後、再要請メール送信ボタンを通じて再要請メール通知が送信されない問題を解決しました。 決裁コラベート-送信文書-提出済み文書の電子決裁リストから文書選択後、GDPRレベル設定/変更を試みる時、「GDPRリスクレベルを変更する権限がありません」というメッセージが表示され、リスクレベル設定/変更が不可能な問題を解決しました。 ドライブマネージャー ドライブマネージャー-チームと共有されたファイルから選択したフィルター項目が正常に初期化されない問題を解決しました。 ドライブマネージャー画面でDrag&Drop方式のファイル追加機能が円滑に動作しない問題を解決しました。 ドメイン共有タグと個人タグの両方が追加されたファイルから2つのタグを一度に削除すると、エラーメッセージが出力される問題を解決しました。 管理者機能 文書検証開始後、進行ウィンドウを簡素化した状態で過去の文書検証報告書を閲覧する際、進行経過時間が増え続けて表記される問題を解決しました。 管理者設定-外部ユーザー(遠隔ドライブ)設定でチェックボックスを活用して外部ユーザー(遠隔ドライブ)を一括的にコラベート活性化/無効化できない問題を解決しました。 コラベートモバイル コラベートテンプレートURL入力時、ホーム画面に移動する問題を解決しました。 グループポスト作成時、メンバー告知機能および本人が管理者登録されたグループに対するメンバー遮断/遮断解除機能が露出しない問題を解決しました。

コラベートは、「決裁文書データの完全性と安定性」を大幅に向上させたコラベート5.1.7バージョンをリリースします。 今回のリリースは、コラベート決済機能とポストなどサービス安定性と関連した40余りの改善事項が含まれた大規模アップデートです。 文書所有権及び紛失の有無を検査する「コラベート文書検証機能」  コラベートから提出されたすべての決裁文書は、Google ドライブに保存されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書が外部の要因で所有権が変更されたり紛失した場合、文書追跡に困難が発生する可能性があります。 データの完全性を高めるためのコラベートの継続的な取り組みの一環として、コラベート文書管理者を対象に文書検証(Document Validation)機能を新たに追加しました。  これから、コラベートで処理される電子決裁文書の所有権および紛失有無を周期的に検査し、これを報告書の形でダウンロードすることができます。 レポートにより、ユーザーのミスにより文書ソースが削除または変更されたことを確認し、組織のデータセキュリティをさらに向上させることができます。 決裁者も決裁文書のタイトルを変更可能 これまで、コラベートは決裁文書のデータ信頼性のために、上申者以外の決裁者が文書のタイトルを変更することを許可していませんでした。 そのため、以前のコラベート決裁文書のタイトルは、上申者が最初に提出した文書のタイトルが固定的に表示されました。 最近、企業内の水平的協業文化が定着し、決裁者が検討だけを遂行する役割から抜け出し、文書協業過程に積極的に参加する事例が増えています。 このような流れに合わせて、上申者だけでなく、決裁者が決裁過程で修正する文書のタイトルもリアルタイムで変更事項が反映されるようにアップデートされます。 クラシック印刷モードで添付ファイルも一緒に出力 多くのユーザーは、伝統的な決裁文書レイアウトで出力されるクラシック印刷を好みます。 しかし、従来のクラシック印刷は添付ファイルが一緒に出力されず、添付ファイルを別途出力しなければならない不便さがありました。 今回のリリースでクラシックレイアウトと添付ファイルが一緒に出力される”印刷&添付ファイル(クラシック)オプションが追加されました。