企業内の構成員が海外に居住したり、様々な国籍を持つグローバル組織である場合、一緒にプロジェクトを進める際に、各構成員が居住する国の時間帯によって業務時間が異なります。 この場合、円滑なプロジェクト進行のために、伝統的な業務方式とは異なる方式の業務方式を導入する必要があります。
例えば、韓国とアメリカ東部、そしてアメリカ西部にそれぞれ位置する企業組織の場合、韓国時間(KST)基準でおおよそ月曜日の午後10時から土曜日の午前10時まで、毎日約20時間の共通業務時間が作られることがあります。
毎日約20時間の共通業務時間を可能にする最も効果的な方法は、みんなで一緒に業務を同時に進めることではなく、リレー方式のようにリレー(Relay)方式で進めることだと思います。
例えば、韓国とアメリカ西部は重なり合う業務時間は約2時間です。 アメリカ東部と韓国は時間帯が全く反対なため重複する業務時間がありません。したがって、韓国とアメリカ東部地域のメンバーがリアルタイムで業務を行うことは事実上不可能です。
もし、プロジェクトを韓国で開始すると仮定すると、アメリカ東部地域の業務開始時間は韓国退勤時間(約6時)の約3時間後になります。 アメリカ東部と韓国時間帯の間に重なる業務時間がないため、断絶が発生します。
逆に、プロジェクトをアメリカ東部地域で開始する場合、アメリカ東部からアメリカ西部、そして韓国へ業務時間(合計20時間)が続くため、アメリカ東部にいる役員は20時間行われた業務進捗事項を翌朝報告を受けることができます。
しかし、全てのプロジェクトを固定された1カ所で開始させることはできません。 そしてメンバーごとに業務時間と時差によって変わってきます。
このような状況で会社の構成員たちは事実上、24時間ずっと業務を進めるという誘惑に負けやすいです。 これにより、業務疲労度は急激に増加し、バイオリズムが壊れます。 メンバーは自分の時間帯(午前、午後)によって感情またはリズムが異なるため、些細な誤解や感情の衝突も生じます。
したがって、グローバル組織であるほど相手の業務時間に対する理解と相互間の徹底した約束が必要です。 効果的なコミュニケーションのためにグローバル協業ツールを利用してリレー方式で業務が進められなければならないと思います。
「コラベート」は過去10年間韓国とアメリカ、そしてインドなどの各メンバーと一緒にプロジェクトを遂行しながら直接経験したノウハウで作られたグローバル文書協業プラットフォームです。
「コラベート」の電子決裁承認と文書協業機能は、プロジェクトをグローバルに進めるために各自の役割と期間を明確にする核心です。
また、クラウド文書を基盤にプロジェクトを実行すると、文脈(Context)を維持しながら協業することができます。 この時、完成した文書はプロジェクトと繋がり、プロジェクトの完成とリユースに必要な重要な資産となります。
つまり、クラウド文書協業の特徴である共通編集と提案モード、そしてコメントを通じて文書内容を補い、一緒に完成させることができます。
「コラベート」の電子決裁機能は、各メンバーが作業をまるでリレー(Relay)をするように自分の作業順序に合わせて遂行し、自分の役割に合わせて仕上げることができるようにします。 メンバーは業務時差に逆らって作業する必要がありません。
「コラベート」が提供する電子決裁ポストコメント機能は、進行中のプロジェクトプロセスについてメンバーが自由に意見を共有できる空間です。 プロジェクト進行中に新しいメンバーを追加したり進行過程について議論できます。
このような方法により、「コラベート」を通じて、各自自分のいる時間帯で最上のコンディションで業務を遂行でき、グローバルプロジェクトを成功的に迅速に遂行できることを願っています。
Justin SW Jung
CEO & Founder
Collavate Inc.