コラベートを使用すると、すべての決裁文書がGoogle ドライブで作成され、保存管理されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書に対する所有権変更と流失がないことを検証する方法がありませんでした。
数千件の決裁文書のうち、たった1件の流失でも企業の立場では大きな損失につながる可能性があります。
コラベートチームでは、グーグルドライブに保存されたすべてのコラベート決裁文書に対して、再帰的な全数検査を通じて完全性を保障できる機能を発売しました。
コラベート「文書検証」機能は、コラベートを通じて提出されたグーグルドライブ文書およびファイルが文書管理者のグーグルドライブに安全に保管されているかどうかと所有権状態を自動的に繰り返し検証します。
コラベート「文書検証」機能を使用して決裁文書の所有権限を一括的に調査し、文書の存在有無を確認することができます。
発売予定
コラベート 5.1.7 バージョン(2022年12月予定)
対象
コラベート文書管理者
始まる
文書検証を通じて確認できる項目は次のとおりです。:
- コラベート電子決裁情報とグーグル文書とファイルの文書管理者所有及びファイル存在有無
- コラベートの電子決済情報に関連付けられているGoogleドキュメントとファイルの詳細
- (例。所有者、最後の修正日、最後の修正者、Google Drive リンクなど)
コラベート管理者および文書管理者は、照会を希望する期間を設定して文書検証を行い、進行された文書検証報告書をスプレッドシート形式で電子メールで受けることができます。
上記のプロセスを通じて、Google Driveであらかじめ設定したアクセス権限と文書が、コラベート文書管理者アカウントの所有として安全に保管されているかどうかを確認することができます。