Googleドライブ文書管理を成功させるための7つのステップ
Googleドライブがめまいがして複雑ですか。 心配しないでください。 文書を素早く検索できるように整頓されたGoogleドライブを持つことができる文書管理チップをお教えします。
キーワード:ドキュメント管理
Googleドライブは全世界で10億人以上のユーザーを保有しています。 それにもかかわらず、多くの人がサービスを活用して文書管理をする方法がよく分かりません。
Googleドライブは文書を保存·共有できる良い方法の一つです。 しかし、あまりにも多くのファイルをドライブに保持していると管理が困難です。 この文を通じてGoogleドライブの専門家のように文書管理をする方法をお教えします。
このガイドをマスターした後は、必要なファイルや文書を迅速かつ簡単に見つけることができ、二度と文書を失くさないでしょう！ Googleドライブを整理する方法と文書管理ソフトウェアがユーザーにどのような助けになるのか調べてみてください。
1. フォルダを整理する
当然のように見えるかもしれませんが、Googleドライブフォルダを整理することが重要です。 そうでなければ、あっという間にドライブの多い文書とファイルが入り混じってしまいます。 各プロジェクトまたはクライアントごとにフォルダを生成し、必要に応じて下位フォルダを作成します。
Googleドライブでフォルダを生成できるいくつかの方法があります。 最初の方法は、メイン画面の左上の角にある「新規」ボタンをクリックすることです。 その後、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。
フォルダ内部にもう一つのフォルダを生成するには、まず新しいフォルダを含むフォルダを開いてください。 その後、「新規」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択します。 すると、選択したフォルダの中に新しいフォルダが作られます。
また、Googleドライブの空きスペースをマウスの右側をクリックして新しいフォルダを作成することができます。 右マウスをクリックし、メニューから”新しいフォルダ”を選択すると、ルートディレクトリーに新しいフォルダが作られます。
特定のフォルダを簡単に探すには、各フォルダに対するショートカットを作ることができます。 サイドバーで自分のドライブでファイルを引いたり、右マウスをクリックしてショートカットを追加することで、この作業を実行することができます。 完了すると、Googleドライブのどこにでもショートカットフォルダを作成することができます。
また、文書管理者を使用してファイルをよりよく整理することができます。 以下では、文書管理システムをGoogleドライブと一緒に使用しなければならないいくつかの理由を見てみましょう。
2. Googleドライブ検索機能を使用する
この掲示物を読む前にフォルダと下位フォルダの作り方について全く知らなかったら、グーグルドライブで永遠に失われたと思ったファイルがあるかもしれません。 この場合、Googleドライブ検索機能を使用して、漏れているファイルを探すことができます。
検索機能の最も良い点は、ファイルの探し方を3つ提供することです。 ファイル名、タイプまたは内容別に検索できます。
ファイル名を使う方法は簡単です。 Googleドライブを開いて検索バーをクリックしてください。
それから探しているファイルの名前を入力します。 ファイルがあれば検索結果に表示されます。 その次のファイルをクリックして開くことができます。
グーグルドライブで特定のファイル形式を探すためにはドライブを開く必要があります。 その後、画面上段にある”検索オプション”をクリックします。
ドロップダウンメニューが表示されたら、”種類”を選択します。 探しているファイル形式を入力できる検索ページに移動します。
例えばPDFを探す場合は、検索ボックスに”.pdf”を入力します。 ファイル形式がよく分からない場合は、ファイル名の一部を検索することもできます。 このように文書を探して希望するファイルに入れて整理することができます。
3. Googleドライブ文書管理システムを活用する
Googleの製品はたまに他のソフトウェアなしでは使用できません。 Googleドライブを単独で使用すると、以下のようないくつかの短所があります。
- セキュリティ問題
- 制限されたアクセス権限を制御
- 高いインターネット依存度
- 値段
Googleドライブで文書を管理する場合、文書をGoogleに渡すことです。 文書にアクセスして編集できるユーザーを厳しく制御しなければならない場合、問題になる可能性があります。
無料バージョンのGoogleドライブは大量のストレージを提供しますが、ストレージ容量がさらに必要な場合はアップグレードが必要になる場合があります。 しかし、ストレージ容量によって有料料金制は高い場合があります。
このような問題はGoogleドライブとコラベートを一緒に使えば防止できます。 文書管理者を使用してチームのワークフローを簡素化し、プロジェクト進行時により良い決定を下すことができます。
4. 文書管理者を活用して簡単に文書を共有する
Googleドライブの最大の短所はファイル共有が不便だという点です。 最近、Googleはクラウドストレージサービスに対するポリシーをアップデートしました。
特定のファイルがGoogleのポリシーに違反すると、Googleドライブの使用が停止されます。 Googleが悪性コードホスティングとフィッシングのようなサイバー犯罪に対抗しようと努力しているためです。 また、著作権乱用、嫌悪発言などから保護しようと努めています。
しかし、Googleのアップデートは否定的な結果につながりました。 このポリシーが他の人とファイルを共有することをさらに難しくするためです。
特に大学と職場にいる人たちは他のユーザーとファイルを共有した後、Googleドライブアカウントで遮断される場合もありました。
コラベートの文書管理システムは、このようなことが発生することを防止できます。 プロジェクトを進めるためにユーザーを追加し、簡単にフォルダに移動して作業を開始することができます。 文書管理システムを使用すると、Googleドライブアカウントから遮断される心配は必要ありません。
5. 文書管理システムを通じてファイルを安全に保管し、どこでもアクセスする
文書管理のためにGoogleドライブを使用する際の重要な問題の一つはセキュリティです。 ドライブはクラウドベースのホスティングを提供するため、常にデータ侵害とハッキングの危険があります。 ドライブがハッキングされると、重要な機密情報が損傷する恐れがあります。
セキュリティはグーグルがポリシーをアップデートした理由ですが、アップデートは無駄です。 したがって、文書管理システムを使用すると、重要な情報を安全に保存することができます。 使用するアカウントがハッキングされることを心配しなくてもいいです。
また、Googleドライブが正常に作動するにはインターネットに接続されていなければなりません。 インターネット接続がうまくいかなかったり、接続されていない地域で作業する場合、この問題が発生する可能性があります。
文書管理システムがこのような問題を解決することができます。 インターネット接続の問題でもどこからでもファイルにアクセスできるからです。
6. 文書管理システムを通じてチームの協業を向上させる
文書管理者を使用すると、どこでもファイルにアクセスできるので、すべてのユーザーがファイルを簡単に共有できます。 しかし、Googleドライブはチーム構成員がプロジェクトを早く見つけるのは難しいです。
Googleドライブ自体だけでもチーム員がファイルに接近することをさらに難しくするので、チーム員の作業速度が遅くなります。
文書管理システムは、チームメンバーが同時に作業できる機会を提供します。 すべての人がリアルタイムでアイデアを共有し、意見を述べ、修正することができます。 このように文書管理システムはGoogleドライブでの協業をGoogleドライブを単独で使用するよりはるかに容易にしてくれます。
7. 文書管理者を通じてバックアップおよび復旧ソリューションの提供を受ける
データバックアップおよび復旧は、すべての文書管理システムの必須構成要素です。 デジタル化された文書は、火災、洪水、その他の災害から紙文書を保護します。
文書管理システムはファイルを追跡でき、様々な媒介変数に基づいて追跡が可能です。 文書を追跡すると、文書を見た後に紛失したり、誤って保管する危険性が減ります。
しかし、Googleドライブがこのようなものを自主的に提供するのではないですか？
はい、そうです。 しかしバックアップおよび復旧にGoogleDriveを単独で使用することには次のような短所があります。
- 手動で行う必要があります。
- ファイルが多くて大きいと時間が少しかかることがあります。
- データを損失する場合、Googleドライブでファイルを復元するのに時間がかかることがあります。
- バックアップ復旧のために十分な大きさの外付けハードディスクドライブが必要です。
このように、Googleドライブはバックアップおよび復旧プロセスを必要以上に難しくします。 文書管理システムは、データをクラウドに保存し、損失したファイルに素早くアクセスできるようにサポートします。
Googleで文書管理をより簡単にできるようにコラベートを使ってみてください。
文書を簡単に整理してアクセスできる方法を探している場合は、文書管理ツールをお勧めします。 この製品はGoogleドライブユーザーのために特別に設計されており、すべての重要なファイルを1ヶ所に簡単に保管できます。
また、無料トライアルを通じて機能をテストし、適切なツールか体験できます。 迷わずに今日から無料トライアルを始めてください！