Google Workspace には標準で「Approvals（承認）」機能が備わっています。しかし、企業でのドキュメント・ワークフローを考えると、「承認／非承認」のチェック以上に重視すべき点が多くあります。本記事では、企業の文書承認で重要な要素を探り、Google の基本機能と、より充実したプラットフォームである Collavate がどこで差を付けるかを比較します。 目次 なぜ企業の文書コラボレーションに承認プロセスが必要なのか？ 企業環境では「誰がいつ承認したか」を追跡できることが重要です。明確な承認は混乱を減らし、責任を明確にします。しかし現実には以下のような課題が頻繁にあります： 特に承認を頻繁に行う組織では、全てを手作業で管理するのはほぼ不可能です。さらに最終文書を PDF に変換したり、アーカイブとして保管する必要がある場合、複雑さは増します。 つまり文書承認サービスは単なる「承認スタンプ」ではなく、コラボレーションの効率化・統制力強化・信頼性向上に不可欠なのです。 Google 文書を承認するにはどの製品を選ぶべきか？ Google Docs での承認プロセスはもはやオプションではなく必須です。Google Workspace を利用している企業なら、Business Standard 以上のプランで Google 承認機能を追加料金なしで利用できます。（Gmail 個人アカウントや Business Starter 以下のプランでは利用不可。） Google Docs の承認機能は、複数のレビュー担当者を順に指定し、最終的な承認／却下のみを記録するシンプルなものです。そのため個人間や小規模チームの協働には十分に役立ちます。しかし、企業環境では事情が異なります。単純な承認記録だけでなく、 • 複数のレビュー担当者が順次承認する場合• 部署単位やグループで同時に承認する場合• 承認過程全体を記録として残す必要• セキュリティや最終文書保管への配慮 など、より複雑な要件が必要です。Google Docs の基本機能だけではこれらを満たすことは困難です。そこで、シンプルな承認から複雑な電子決裁まで対応できる 専門的な文書承認サービスが必要になります。 Google 文書承認ソリューション選定のチェックリスト 企業が承認ソリューションを選ぶ際、以下の基準を確認すべきです： Google Approvals vs. Collavate: 一目でわかる比較 Google Approvals Collavate 適用範囲 個別文書ごとの承認 文書＋関連ファイル／添付をまとめて承認 レビュアー

今回のCollavate 5.4.0リリースでは、既存機能の改善と既知の不具合に対する修正が含まれています。 何が変更されますか？ テンプレートごとのドキュメント保存フォルダの指定 管理者は、各テンプレートの「テンプレートの情報を編集する > 保存フォルダ」メニューから、そのテンプレートで提出されるドキュメントの保存先フォルダを直接指定できるようになりました。 これにより、すべてのドキュメントを単一のフォルダに保存する従来の方式から脱却し、テンプレートごとにドキュメントを整理・管理することが可能になります。 「保存フォルダ」設定を使用することで、テンプレート経由で提出されたファイルを、指定したフォルダに自動保存できます。 Google ドキュメント内でのCollavateリンクのスマートチップ変換 Google ドキュメント（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）にCollavateの承認ドキュメントリンクを挿入すると、そのリンクが自動的にスマートチップ形式に変換されます。 Collavateスマートチップを利用すれば、ドキュメント内から承認ステータスなどの情報を即座に確認でき、文書の見た目もすっきり保てます。 採番ルールおよび拡張子位置の詳細設定 Google ドライブでは、Google ドキュメントを除き、すべてのファイルに拡張子がファイル名と共に保存されます。 ファイル名の末尾に採番を付与する設定を使用する場合、一部のブラウザ環境において、ダウンロード時に拡張子を正しく認識できない問題が確認されていました。 この問題を解決するために、「管理者 > 文書採番ルール」に新たなオプションを追加し、拡張子を自動的に認識して適切に採番できるようになりました。 「拡張子および採番位置設定」により、ファイル採番時にも拡張子の位置を一貫性を持って維持できます。 不具合の修正 既知の問題について修正を行いました。詳細はCollavate 5.4.0リリースノートをご覧ください。 リリース日 2025年7月23日 対象 すべてのCollavateユーザー 関連リソース