アップデート

企業内の構成員が海外に居住したり、様々な国籍を持つグローバル組織である場合、一緒にプロジェクトを進める際に、各構成員が居住する国の時間帯によって業務時間が異なります。 この場合、円滑なプロジェクト進行のために、伝統的な業務方式とは異なる方式の業務方式を導入する必要があります。 例えば、韓国とアメリカ東部、そしてアメリカ西部にそれぞれ位置する企業組織の場合、韓国時間(KST)基準でおおよそ月曜日の午後10時から土曜日の午前10時まで、毎日約20時間の共通業務時間が作られることがあります。 毎日約20時間の共通業務時間を可能にする最も効果的な方法は、みんなで一緒に業務を同時に進めることではなく、リレー方式のようにリレー(Relay)方式で進めることだと思います。 例えば、韓国とアメリカ西部は重なり合う業務時間は約2時間です。 アメリカ東部と韓国は時間帯が全く反対なため重複する業務時間がありません。したがって、韓国とアメリカ東部地域のメンバーがリアルタイムで業務を行うことは事実上不可能です。 もし、プロジェクトを韓国で開始すると仮定すると、アメリカ東部地域の業務開始時間は韓国退勤時間(約6時)の約3時間後になります。 アメリカ東部と韓国時間帯の間に重なる業務時間がないため、断絶が発生します。 逆に、プロジェクトをアメリカ東部地域で開始する場合、アメリカ東部からアメリカ西部、そして韓国へ業務時間(合計20時間)が続くため、アメリカ東部にいる役員は20時間行われた業務進捗事項を翌朝報告を受けることができます。 しかし、全てのプロジェクトを固定された1カ所で開始させることはできません。 そしてメンバーごとに業務時間と時差によって変わってきます。 このような状況で会社の構成員たちは事実上、24時間ずっと業務を進めるという誘惑に負けやすいです。 これにより、業務疲労度は急激に増加し、バイオリズムが壊れます。 メンバーは自分の時間帯(午前、午後)によって感情またはリズムが異なるため、些細な誤解や感情の衝突も生じます。 したがって、グローバル組織であるほど相手の業務時間に対する理解と相互間の徹底した約束が必要です。 効果的なコミュニケーションのためにグローバル協業ツールを利用してリレー方式で業務が進められなければならないと思います。 「コラベート」は過去10年間韓国とアメリカ、そしてインドなどの各メンバーと一緒にプロジェクトを遂行しながら直接経験したノウハウで作られたグローバル文書協業プラットフォームです。 「コラベート」の電子決裁承認と文書協業機能は、プロジェクトをグローバルに進めるために各自の役割と期間を明確にする核心です。 また、クラウド文書を基盤にプロジェクトを実行すると、文脈(Context)を維持しながら協業することができます。 この時、完成した文書はプロジェクトと繋がり、プロジェクトの完成とリユースに必要な重要な資産となります。 つまり、クラウド文書協業の特徴である共通編集と提案モード、そしてコメントを通じて文書内容を補い、一緒に完成させることができます。 「コラベート」の電子決裁機能は、各メンバーが作業をまるでリレー(Relay)をするように自分の作業順序に合わせて遂行し、自分の役割に合わせて仕上げることができるようにします。 メンバーは業務時差に逆らって作業する必要がありません。 「コラベート」が提供する電子決裁ポストコメント機能は、進行中のプロジェクトプロセスについてメンバーが自由に意見を共有できる空間です。 プロジェクト進行中に新しいメンバーを追加したり進行過程について議論できます。 このような方法により、「コラベート」を通じて、各自自分のいる時間帯で最上のコンディションで業務を遂行でき、グローバルプロジェクトを成功的に迅速に遂行できることを願っています。 Justin SW JungCEO & FounderCollavate Inc.

年末年始は様々な行事、家族の集まりやプライベートな集まりのため、実はこの時期は業務に集中しにくいです。 幸いにも業務の生産性を維持しながら忙しい年末年始を送る方法があります。 次の内容は、来る1月1日までに皆さんの問題を解決するのに役に立ついくつかのコツを整理しました。 「備えあれば憂いなし」、非常計画作り 業務生産性を維持する一つの方法はいつ何をするのかに対する計画を立てることです。 もし、皆さんがミーティングの主催者で今週末にミーティングを主催する予定であれば、自分の全ての業務を事前に委任したか、事前に完了したかを確認してください。 このように準備すれば集まりに完全に集中して楽しむことができます。 もし、来週末に業務をしなければならない状況であれば、前もって対策を立てなければなりません。 集まりに参加中は残りの業務についてうっかり忘却しがちです。そのため、会議に出席する前にしなければならない業務に必要な時間と必要な個人時間がどれほどなのかを予め把握しておくと良いでしょう。 睡眠パターンを維持する 学業や職場業務で忙しい時に、睡眠をきちんととれないまま何日または数週間を過ごす場合があります。 来る年末年始にすべてが同時多発的に起こると、一番最初に睡眠に支障が出やすいです。 こんな時期ほど十分な睡眠を取らなければなりません！ 睡眠時間が不足すると、正しい決定を下すことができません。 十分な睡眠は皆さんが業務に集中し、より明確に考え、よりよい決断を下せるようにします。 忙しい時期ほど十分に寝るためには、早めに寝床につくか、少しずつ昼寝をしなければなりません。 できれば朝出勤前に運動した方が良いです。 体系的に整理する 忙しい時期にも生産性を根気よく維持する一番良い方法の一つはするべき仕事を整理することです。 業務管理やその他有用なソフトウェアを使用すれば、日程に関する文書や資料を追跡できるため、連休前に処理すべきことを忘れる心配がありません。 ただ、税金申告や来年の計画書提出など、年末前に仕上げなければならない業務があれば、すぐに取りまとめることを忘れないでください。 整理することはまた別のことになるかもしれませんが、それだけの価値があります。 毎回必要なものを探すためにあちこち迷う時間を節約すれば、もっと多くの仕事を定時に終えることができるでしょう。 規則正しい食事の守り方 たまにドラマや映画の主人公が忙しすぎて食事を欠かす場面が登場するのを見たことがあるはずです。 実は、十分な食べ物をとらないと集中力とエネルギーが落ちます。 当然ですが、年末年始は全ての人にとって一番忙しい時期です。 そして、やるべきことが多すぎると、自分の面倒を見るのをおろそかにします。 しかし、もし皆さんがこの時期にエネルギーと業務生産性を維持したければ、健康な食べ物をバランス良く摂取する必要があります。 今年はうまくやったことを振り返ってみましょう 毎年この時期になると、一年を振り返り、良いことよりも自分がやり遂げられなかったことやビジネスが十分に成長しなかったことを残念に思うことがあります。 しかし、自分が収めた成長と成功を忘れないでください。 時間を割いて、過去12ヵ月間でビジネスが成長していった過程を思い出しましょう。 自分が歩んできた全ての仕事と皆様の事業に投資した全ての人々、そして今まで歩んできた道を振り返ってください。 来年の成功に向けた動機と情熱を持つためには、現在に感謝することが重要です。 お忙しい時期とは言え、今年の出来事を振り返りながら一年の仕上げを締めくくることをお祝い申し上げ、楽しい連休と新年をお迎えください。

コラベートのお客様へ、 最近、全世界的にインターネットサーバーに使用されている Log4j2 ライブラリに対する深刻なセキュリティホールが発見されました。 コラベートは、お客様のデータセキュリティと安全のために緊急に全サービス点検を行い、最終的にコラベートは Log4j2 のセキュリティホールに影響を受けないことを確認しました。 コラベートは常にセキュリティを最優先に考えています。 常にお客様のご声援に感謝しており、コラベートは最高レベルのセキュリティソリューションとサービスをご提供いたします。 誠にありがとうございます。

コラベートアプリを開かずにGoogleドライブでファイルを承認または拒否することができます。 また、新しい文書を提出する際にもGoogleドライブ用コラベートアドオン機能で簡単に提出できます。 方法1：Googleドライブで電子決裁ファイルを提出 Googleドライブで数回のクリックで電子決裁文書を提出することができます。 （Tip：最も効率的に運営するためには、電子決裁プロセスを使用する前にワークフローを最適化する必要があります。） Googleドライブで決裁するファイルを提出する： Google ドライブで決裁するファイルを選択（クリック）し、右側のセクションでコラベートロゴをクリックします。 すると、Googleドライブ用のコラベートアドオン（付加機能）画面が表示されます。 コラベート付加機能画面で、電子決裁文書の分類、締め切り日の設定、そして決裁ライン（検討者）を追加することができます。 また、指定した検討者に文書の閲覧権限を設定することができます。 もし、当該電子決裁文書の編集権限を検討者すべてに付与するには、「決裁後、出て決裁者の編集権限を維持します。」 オプションを選択してください。 方法2：Googleドライブファイルを承認または拒否する Googleドライブでファイルを承認または拒否する： Google ドライブで承認または拒否するファイルを選択(クリック)し、右側のセクションのコラベートロゴ(Googleドライブ付加機能)をクリックします。選択したファイルの決裁状態に応じて、コラベートの詳細メニューが表示されます。 つまり、決裁が必要なファイルの場合、承認または拒否オプションが表示されます。 電子決裁文書を同意または未同意の前に意見を残すことができます。 当該電子決裁文書はコロベート(document.collavate.com)で当該電子決裁文書はいつでも閲覧でき、グーグルドライブ付加機能メニューよりもっと多様なオプションと機能があります。 結論 コラベートは、Googleワークスペースと完璧に連動する専門電子決裁及び文書ワークフローサービスです。 対象者に文書の検討や決裁の要請を送って、複数の人と一緒に共同作業をすることができます。 コラベートにはワークフローを調整できる様々なオプションがあり、企業の業務環境に合わせて設定し業務効率を高めることができます。 コラベートの無料トライアルを使用してみてください。

ワークフローの最適化は様々な方法により、既存のワークフローを改善するものです。 最適化には、コスト削減、作業効率性の向上、新機能の追加、作業時間短縮およびその他の要素が挙げられます。 コラベート(Collavate)は貴社の生産性を向上させるために考案されましたが、役職員の参加なしでは不可能です。 貴社のビジネスプロセスをもっと改善するために、お役に立てるよう、下記にまとめました。 問題定義 ワークフローを最適化するに先立ち、あなたが解決しようとする特定問題の定義から行う必要があります。 あなたが作業を遂行する上で妨げられる要素は何ですか? ワークフローで時間を無駄にする問題は何ですか？ 定義された問題は、あなたの目標と目標を達成するための基準を立てるのに役立ちます。 ワークフロータイプとその作業を定義する 問題を定義した後、次のステップは最適化しようとするワークフローのタイプを決定するものです。 多くの場合、最適化を目標に最も効率的なワークフロータイプを選択すると良いでしょう。 これによって全てのリソース、全ての手間と時間を最も効果的に活用することができます。 改善しようとする領域の定義 ワークフローの最適化は、ワークフローの一部の作業を自動化·改善できる領域を識別するためのツールです。 たとえば、手動で入力してエラーが作られていれば、ミスする部分について事前に入力してミスをする時間を減らし、以後修正することができるはずです。 これによって時間を減らし、エラーのない業務環境を作ることができます。 より多くの作業を自動化する 実行すべき作業を識別し、自動化することにより、作業を完了するのにかかる時間と当該プロセスで発生する不具合の数を削減することができます。 したがって、生産性が向上し、全体のワークフロープロセスの効率性が向上します。 実行計画の構築 ワークフローの変更に先立ち、時間の節約または特定の機能に対するスピードアップのような最終目標を立ててください。 その後、ワークフローを通じて最終目標を達成するための日程を策定します。 日程、例えば「毎週金曜日の朝に会社のウェブサイトにニュースレターをダウンロードしてください。」があります。 この日程は、ニュースレターを作成した職員にGoogleスプレッドシートを作成し、すべての購読者を入力させます。 同時にこの職員はスプレッドシートの変更をモニタリングします。 担当職員は毎日スプレッドシートを確認し、日程に合わせて週刊ニュースレターを作る準備を終えると思います。 評価、モニタリング及び再確立 ワークフローを最適化する次のステップは、現在のワークフローを評価することです。評価後に既存のワークフローが運営上効率的かどうかを点検できます。ワークフローを評価することは、最適化を成功させるのに非常に重要です。 ワークフローを効果的に最適化するには、どの部分に改善が必要なのか洞察力を得るためのプロセスに対する定期的な評価とモニタリングが必要です。 いくつかの検討事項： 時間は金です。 高い品質の業務はできるだけ早く完了しなければなりません。 時間と努力を無駄にせず、最初からきちんと始められるようにプロセスを動かすシステムが必要です。 作業が時間通りに完了するためには、ワークフロー最適化にリソースを割り当てることが最も重要です。 ワークフローの最適化は、既存システムと政策を考慮し、特にあなたのビジネスに合わせて行われる必要があります。 コラベートなどのツールで作業方式を変更せずに現在のワークフローに統合できます。 そして作業内容を共有、承認および状態を知らせることができる機能を使用し、作業の流れを改善します。 ワークフローをより効果的に最適化する方法についてのアドバイスが必要であれば、メールを送ってください。 あなたのために既存のワークフローを検討し、より効率的な作成方法に対するチップと有用な情報を提供することができます。

新規事業やどの事業であっても開始前に、総合的なプロジェクト計画を策定することは重要です。 プロセスを計画せずに意図した目標を達成するのは非常に難しいでしょう。 どこから始めたらいいのか分からない方のために、簡単なガイドを用意しました。 重要ないくつかの部分を中心に見ていきましょう。 細部スケジュールの樹立 目指す目標項目を満たすために、詳細スケジュールを優先して作成する必要があります。 全てのプロジェクト計画の様式にはこれが含まれなければなりません。 詳細日程は組織が解決しなければならない最も重要な締切日を簡単に説明します。 また、締め切りによっては全体のプロジェクトを別のセグメントに分けることもできます。 例えば、プロジェクトを完了するのに6か月かかると予想すれば、予想した日程通りに進めるために毎週行わなければならない作業を並べることができます。 これによって、プロジェクトに時間を割く価値があるかどうかを決定できます。 また、必要な期間内に完了できるかどうかも把握することができます。 適切なスケジュールは、全体のプロジェクトを堅牢にしたり壊したりすることができます。 従って、これから進行する際にはこの点を念頭に置いてください。 リソース要求事項設定 プロジェクト計画で最も重要な側面の一つはリソース要求事項専用のセクションを設けることです。 この情報はできるだけ正確でなければなりません。 そうでないと、全体のプロセスを妨害するおそれがあります。 資源が不足し、締め切り時間が短いと、職員たちはプロジェクトを遂行するのに困難を経験し、これによって顧客たちは失望することがあります。 幸いに、リソースの要求事項を決めることは非常に簡単です。 当該組織が必要なリソースを提供できるかどうかを判断するように簡単です。 リソースが提供できない場合は、円滑な遂行のために適切な処置をとる必要があります。 一般的にプロジェクト日程に影響を与える場合もあり、影響を及ぼさない場合もあるサプライヤーと協力しなければなりません。 予想できるように、プロジェクトの人的資源を考慮することも不可欠です。 時間が経つにつれて効率性が落ちないよう、チームに適した人材を配置しなければなりません。 職員を複数のチームに再配置しなければならない場合、進行中の他のプロジェクトにどのような影響を及ぼすかも考慮してください。 目標に対する客観的な見方の重要性 全体の目標をよく理解すると、スムーズにプロジェクトを進めるのに役立ちます。 明らかなことは、多くの作業をこなすと視野が狭くなりがちです。 特に、長期間プロジェクトが続けば、その可能性はますます高くなります。 プロジェクト計画には達成しようとする目標に対する明確な輪郭が必要です。 目標を徹底的に定義すると、プロジェクトへの凝集力が高まります。 また、生産過程で発生しうる障害物を解決するのにも役に立つこともあります。 例えば、ソフトウェア開発チームはプロジェクトを進めながら孤立感を感じる可能性があります。 結果の明確かつ詳細な概要がないと、先に進む経路を探せない場合があります。 プロジェクト締め切りが守られなければ、大体良くない結果につながります。 一般的に組織の評判は低くなり、全体の予算負担が増加するという問題が生じます。 適切な協業タイプの導入チームが効果的に意思疎通して協業することができなければ、最適の作業遂行は事実上不可能です。 実際、ここにはチームで使用する基本コミュニケーションシステムを構築する作業が含まれています。 社員たちが互いに協業する最も一般的な方法の一つは、Google Docsを使用することです。 Google 文書は無料で、ユーザが文書のアップロード、変更、そしてファイルを共有することができます。 簡単に言えば、社員が1つのプロジェクトに参加するのに最も効果的な方法のうちの1人なのです。 これは特に遠隔チームに便利です。 また、文書データを保護することが重要です。 2025年までに全体のサイバー犯罪産業の価値がほぼ10兆ドルに達すると予想されるため、事前予防のための措置はいつにも増して重要です。 結局、一度のデータ流出も潜在的に致命的になり得ます。 専門家の支援を受け、重要な情報セキュリティのための総合的なセキュリティ層を構築することができます。 専門家の経験とリソースを活用し、今後起こりうるイシューを未然に防ぐことができます。 予算編成予算はプロジェクトに最も重要な部分です。 十分な予算がなければ、成功的にプロジェクトを進めることは難しいです。 割り当てられた予算をできるだけうまく活用することが会社の利益に合致するので、予算金額はできるだけ正確に設定する必要があります。 そうでなければ、単純に単一プロジェクトを完了するために組織の他の領域からリソースを消耗するかもしれません。 また、あまりにも多くの予算を策定しすぎるとプロジェクトの全体収益に影響を与えかねません。

勤労者が不必要な業務に割く時間は少なくありません。 そのため、その不必要な業務に割く時間を減らしてビジネス運営を簡素化する方法を探すことが重要です。 ビジネスプロセス管理(BPM)は従業員の時間·コスト·人的エラーの可能性を節約できる最高のワークフロー自動化戦略です。 最適化されたビジネスプロセスが貴社の成長にどのように役立つのか見ていきましょう。 ビジネスプロセス管理とは？ BPM(ビジネスプロセス管理)は、組織のワークフローを改善·自動化します。 このプロセスにはデータ分析、モデリングプロセス、改善されたプロセスモニタリング、そして持続的に最適化およびアップグレードが含まれています。 人々が思っているのとは異なってBPMは一度に構築できるものではありません。 BPMのためには、継続的に再評価と再設計が必要であり、絶え間なく変化する世の中で、ビジネスや組織の目標を達成する過程は簡素化していきます。 BPMは特定の自動化技術ではないことを留意すべきです。 一般に様々な作業を自動化することが含まれますが、核心はビジネス運営を簡素化するための考え方と方法論です。 これは、技術や特定のシステムにかかわらず目標を達成することができます。 BPM実装段階別ガイド ほとんどの専門家はBPMを5段階で定義します。 全ての段階は全体運営を簡素化するための戦略であり、最終実装及び最適化を目指します。 BPMライフサイクル段階は、しばしば設計、モデリング、実行、モニタリング及び最適化と呼ばれます。 一部の専門家によって違う名前が付けられますが、実行する過程は基本的に同じです。 設計設計段階では、ビジネスの専門家がプロセスが理想的な環境で動作する方式を決定します。 その上で、理想に近い現実達成のために戦略を練り、モデルを設計します。 すなわち、現在のプロセスを分析し、プロセスを改善するために作業識別及び最適化戦略を設計することを意味します。 モデリング今からは様々な一般的な状況においてビジネスが運営される方式を考える時です。 一般的な状況で、正しく遂行すべきことは何か、改善すべき最大の領域は何かという質問に答え、最大の苦情を解決する方法を考えてみてください。その上で進め方が正確にわかるように、実装モデルを提示します。 実行計画が策定されれば、新しいプロセスとソリューションを実現できます。 このようなプロセスは、標準自動化プロセスを改善しますが、これはほとんどの人々がBPMを考慮するとき、一番最初に考える部分です。 プロセスを効果的に管理する技術を見つける必要があります。 また、新しく改善されたシステムに対する洞察力に基づいて運営を簡素化する方法を講じなければなりません。 基本的にこの段階は、新しい戦略を樹立してどのように作動するのか評価できる段階です。 モニタリングこの段階は実行した戦略がどのように作動するのか追跡し、モニタリングします。 Google Analyticsまたは機械モニタリングソリューションのような多様なツールを使用してこの作業を遂行することができます。 最適化された計画が実際に作動するかどうかを教えてくれます。 最適化新たに実装した計画がどのように機能するかがわかれば、プロセスを最適化し、問題点をより効果的に解決できます。 これは、新しい自動化技術を使用することを意味することができます。 より強力なネットワークによりプロセス速度を加速化することを意味します。 最適化は様々な形態をとることができます。 前述したように、プロセスの自動化は一度だけ行い忘れるものではありません。 プロセスを漸進的に最適化させることを目標に定め、全体のプロセスを継続して繰り返す必要があります。 このようにすれば、常に最新の状態を維持し、可能で迅速かつ効率的に作業を遂行することができます。 期待効果BPMがビジネスに役立つ方法はたくさんあります。　 まず、継続的にビジネス改善事項を提供します。 技術は常に変化しており、ビジネス運営もそれに合わせて動かなければなりません。 プロジェクトを持続的にモニタリング·管理していけば、最新のモデルケースの利点を得ることができます。 さらなる収益創出運営簡素化を通じて実用的で財政的利点を多く得ることができます。 プロセスを自動化することで、教育訓練費用を削減することができます。 人々は核心製品に革新を含めることに集中できます。 また、非効率的な運営（または非効率的なエラー解決）に資金を支出しないため、費用を節減することができます。 また、よりスピーディーに正確に作業を行うことができます。  これによって他の職員と顧客に期待する結果を提供します。 最終的には、貴社は業界で肯定的な評判を得る機会を得ることができます。 貴社は肯定的な評価を受け、したがって、より多くの顧客を確保するでしょう。 お客様のニーズに、よりよくお応えできます。 顧客が望むものを提供することに関して、BPMはこのような要求を認識し、迅速に対応できるようサポートします。 「最近、プロセスは純粋生産性の改善よりも、顧客にもっと集中しています。 人々は今、どうすれば顧客のニーズをよりよく満たすことができるのかを諮問しています。 したがって、これらの要求事項を満たすようプロセスを改善することも可能です。

コラベートのロゴが新しいデザインで生まれ変わりました。 新しいコラベートロゴは組織内の意思決定過程を次のように3つに象徴します。 コラベートの4色(Red、Yellow、Blue、Green)  /  アイディアの完成過程を表現しました。 革新的なアイデアは、最初はリスク（Red）に見えます。ですが、組織内の同僚の関心(Yellow)を受けながら、同僚とクラウド(Blue)でコラボレーション(Collaboration)を経て、経営者が明確な確信を持って意思決定(Green)を下す段階に至ります。 コラベートアイコン  /  メンバに開いている文書 紙を折ったような四角形の3面は文書を意味しています。そして右側に開いている姿を通じてCollavateの「C」を意味すると同時に、文書が意思決定の過程で協業されるよう組織内のメンバーに開かれた状態を意味します。 コラベートの意味とフォント  /  協業による革新と高い拡張性   Collaborate + Innovateの略字で構成されたコラベートのタイポグラフィは、平易でありながら最も広範囲に使用されるということを表現するため、人気のPoppinsフォントをデザイン補完し、再定義しました。

コラベート5.1.0バージョンからリプロセス（再上申）文書の文書採番が適用される方式が変更されます。5.1.0以前のバージョンの場合、電子決裁文書をリプロセス（再上申）する場合、無条件で${number}に設定された番号が増加しました。同じ文書であるにもかかわらず、番号が変更され、別の文書のように認識されるなど、不必要な混乱を減らすために、リプロセス（再上申）の場合、文書番号が維持されるように改善しました。  コラベート5.1.0リリース以降は、リプロセス（再上申）時に同じ文書の場合、文書番号は維持され、コピーする場合は文書番号が増加されます。 次の例をご参照ください。 決裁完了文書 同一文書再上申後の採番 コピー文書再上申後の採 既存 [2021-06-0001] 電子決裁文書のタイトル [2021-06-0002] 電子決裁文書のタイトル [2021-06-0003] 電子決裁文書のタイトル アップデート以降 [2021-06-0001] 電子決裁文書のタイトル [2021-06-0001] 電子決裁文書のタイトル [2021-06-0002] 電子決裁文書のタイトル