Collavate 5.2.0 Release Notes

/ アップデート /

New Features

公文書に法人印鑑または社長署名の画像を追加する機能を実装

  • テンプレートマネージャー及び管理者は「公文書」設定をご利用できます。「公文書」設定が有効になってるテンプレートには「署名」設定も有効にされ、テンプレートを使ってる人が表示したい署名者及び印鑑をドロップダウンメニューから選択できます。
  • 「公文書」設定が有効になっている書類が承認されると、署名者の名前及び印鑑画像が出力されるPDFに埋め込まれます。署名者の名前及び印鑑の画像は、管理者メニューから登録、変更、または解除ができます。

文書の等級及び保存期間機能を実装

  • テンプレートを通して提出された決裁書類には文書の等級（または文書ランク）及び保存期間を付与できるようになりました。文書の等級には「機密」、「対外秘」、「一般」の三等級があります。管理者が管理者→プロセス文書の等級および保存期間」にてこれらの機能を有効にし、デフォルトの設定を選べます。

テンプレート管理者の役割及びテンプレート承認機能を実装

  • バージョン5.2.0以前は、ドメイン共有テンプレートの作成、編集権限は管理者アカウントのみ持っていました。バージョン5.2.0でテンプレート管理者の役割を実装することによってより効率的に仕事の役割を割り振れます。
  • コラベートに新ユーザー役割「テンプレートマネージャー」を紹介します。テンプレートマネージャーは、ドメイン共有テンプレートの追加及び編集を申請することによって、ドメイン共有テンプレートのより効率的な管理を促進します。管理者がテンプレートマネージャーの申請を検討し、その申請内容を即時適用できます。

Enhancements

テンプレート番号ルール機能を実装

  • これまでは管理者の文書番号ポリシーにて設定された文書番号が均一的にテンプレート書類までに適用され、ドメイン共有テンプレートを使用する際にファイルの識別が困難でした。新機能の実装により、Googleシートのテンプレートを作成する際、 左側のテンプレート文書番号ポリシーメニューから、特定のテンプレートにのみ適用される接頭辞を手動で設定することができます。また、とくてのセルを選択肢、そのセルに入力された情報を元にテンプレートの接頭辞を設定できます。

文書検証レポートの有用性を改善

  • 文書検証結果画面が、問題が発生しているファイルを先に表示するよう更新されました。
  • 管理者→ 文書検証リストから結果の見出しが見られるよう改善しました。
  • 文書検証実行後の結果通知メールのUI及び内容がより有用に改善されました。

グループCCの決裁設定を編集する機能を実装

  • グループCCの決裁設定の編集期間及び編集権限（グループCCの提出者またはレビュアー）の設定が管理者メニューに追加されました。この設定を有効にすると、設定に沿ってグループCCレビュアー情報を編集できるようになります。

コラベート管理者メニューに新しい設定を実装

ユーザー管理

  • ユーザー管理→ユーザー情報を更新メニューのUIデザインが改善されました。
  • 管理者設定に「ユーザー表示設定」メニューが新たに追加されました。このメニューを使用すると、管理者はユーザープロファイルを無効にして、管理者のみが管理できるように設定したり、それを有効にして一般ユーザーに表示される項目を制御することができます。

電子決裁

  • コラベート管理者がユーザー表示設定→電子承認メニューにて電子決裁を始めるボタンを非表示にできます。一般ユーザーが個人で作成した書類を提出することを制限し、会社の公式用紙のみで決裁を許す企業の役に立ちます。
  • 管理者→プロセス→再上申に設定が追加されました。コラベート管理者がユーザーが再提出する際に元本ファイルを提出するか写本を提出するか制御できます。
  • 再提出のレビュアー編集に関する設定が管理者→プロセス→受信者（CC/ Cooperation Email）。管理者の設定によってグループCCのレビュアー及び提出者がグループCCの参加者を追加または削除ができます。
  • 管理者→プロセスにて電子決裁の締め切り機能を無効にする際、既に設定されている締め切り情報を維持するか削除するか決められます。

テンプレート

  • コラベート管理者は管理者→テンプレートにて「マイテンプレート」を無効にできます。会社の公式テンプレートのみが電子決裁に使用される場合、ユーザーがテンプレートを作成または使用することを制限します。
  • 管理者→テンプレートにて「サンプルテンプレート」（旧公開テンプレート）を無効にできます。サンプルテンプレートがいらない組織の管理者にこの機能を無効にすることを推奨します。

その他

  • “Preview not available?”ボタンが電子決裁のポップアップに追加されました。
  • コラベートGoogleチャットアドオン通知にてメンションされた者の名前が明確に表示されるようUIを改善しました。
  • コラベート購読制度の名称が「エディション」から「プラン」に変更されました。
  • プロフィールの更新にてプロフィール画像及び署名の画像をアップロードする際、画像のファイルサイズ制限に関する脚注が追加されました。
  • (英、日) プロフィールの更新→テーマにて背景画像を更新するメニューの名称が修正されました。
  • (日)プロフィールの更新→通知にてメール通知のテキストが電子メールにアップデートされました。
  • (英)グループCCの英語名称が「Cooperation」にアップデートされました。

Resolved Issues

コラベートチームプラン

  • コラベートチームプランの新規購読者には１ヶ月間三つのライセンスを無料提供します。
  • チーム招待メール通知のUIが改善されました。
  • 管理者設定の変更がリアルタイムでログイン中のユーザーに適用されない不具合を解決しました。
  • ポストメニューにて「Add member」ボタンをクリックする際に現在チームのリストが正しく表示されない不具合を解決しました。
  • Googleアカウントで登録後、プロフィール設定変更時にグーグルで設定した情報が表示される問題を解決しました。
  • パラレル承認において最後のレビュアーが拒否した際に電子決裁全体が拒否扱いになった問題を解決しました。
  • プランごとの機能が正しく表示されない問題を解決しました。
  • 一部のコラベートチームプラン及びビジネスプランのユーザーが他のプランに乗り換えようとした際に起きるエラーを解決しました。

電子決裁

  • CC及びグループCCで登録された情報が、管理者がCC及びグループCC機能を無効にしたあとに編集可能な状態にある問題を解決しました。
  • 投稿にてメンションされたユーザーが編集権限があっても閲覧権限に権限が自動的に制限される問題を解決しました。

コラベートモバイル

  • モバイルウェブ版にて告知バナーが画面の表示部分を占領する問題を解決しました。
  • モバイルウェブ版にて「再提出」及び「公開」メニューの名称を修正しました。
  • モバイルウェブ版にて投稿のファイル名が長い添付ファイルにおいて削除ボタンが表示されない問題を解決しました。
  • モバイルウェブ版にて個人の署名設定がリセットされない問題を解決しました。