구글 드라이브가 어지럽고 복잡한가요? 걱정하지 마세요. 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 정돈된 구글 드라이브를 가질 수 있는 문서 관리 팁을 알려드립니다.
구글 드라이브는 전 세계적으로 10억 명 이상의 사용자를 보유하고 있습니다. 그럼에도 불구하고, 많은 사람들이 서비스를 활용하여 문서 관리를 하는 법을 잘 모릅니다.
구글 드라이브는 문서를 저장하고 공유할 수 있는 좋은 방법 중 하나입니다. 그러나 너무 많은 파일을 드라이브에 보유하고 있다 보면 관리가 어렵습니다. 이 글을 통해 구글 드라이브 전문가처럼 문서 관리를 하는 법을 알려드리겠습니다.
이 가이드를 마스터한 후에는 필요한 파일이나 문서를 빠르고 쉽게 찾을 수 있고, 다시는 문서를 잃어버리지 않을 것입니다! 구글 드라이브를 정리하는 방법과 문서 관리 소프트웨어가 사용자에게 어떤 도움을 줄 수 있는지 알아보세요.
1. 폴더 정리하기
당연한 것처럼 보일 수도 있지만 Google Drive 폴더를 정리하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 순식간에 드라이브가 많은 문서와 파일들이 뒤섞여질것입니다. 각 프로젝트 또는 클라이언트 별로 폴더를 생성한 다음 필요에 따라 하위 폴더를 생성합니다.
구글 드라이브에서 폴더를 생성할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 첫 번째 방법은 메인 화면의 왼쪽 상단 모서리에 있는 “새로 만들기” 버튼을 클릭하는 것입니다. 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 “폴더”를 선택하면 루트 디렉터리에 새 폴더가 만들어집니다.
폴더 내부에 또 다른 폴더를 생성하려면 먼저 새 폴더를 포함할 폴더를 여십시오. 그런 다음 “새로 만들기” 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 “폴더”를 선택합니다. 그러면 선택한 폴더 안에 새 폴더가 만들어집니다.
또한 구글 드라이브의 빈 공간을 마우스 오른쪽을 클릭하여 새 폴더를 생성할 수 있습니다. 오른쪽 마우스를 클릭 후, 메뉴에서 “새 폴더”를 선택하면 루트 디렉터리에 새 폴더가 만들어집니다.
특정 폴더를 쉽게 찾으려면 각 폴더에 대한 바로 가기를 만들 수 있습니다. 사이드바에서 내 드라이브로 파일을 끌거나 오른쪽 마우스를 클릭하고 바로 가기 추가를 선택하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. 완료시 구글 드라이브 어디든 바로 가기 폴더를 생성할 수 있습니다.
또한 문서 관리자를 사용하여 파일을 더 잘 정리할 수 있습니다. 아래에서는 문서 관리 시스템을 Google Drive와 함께 사용해야 하는 몇 가지 이유를 살펴보겠습니다.
2. 구글 드라이브 검색 기능 사용하기
이 게시물을 읽기 전에 폴더 및 하위 폴더를 만드는 방법에 대해 전혀 몰랐다면 구글 드라이브에서 영원히 잃어 버렸다고 생각했던 파일이 있을 수 있습니다. 이 경우 구글의 드라이브 검색 기능을 사용하여 누락된 파일을 찾을 수 있습니다.
검색 기능의 가장 좋은 점은 파일을 찾는 방법을 3가지로 제공한다는 것입니다. 파일 이름, 유형 또는 내용별로 검색할 수 있습니다.
파일 이름을 사용하여 하는 법은 간단합니다. Google Drive를 열고 검색바를 클릭하십시오.
그런 다음 찾고 있는 파일의 이름을 입력합니다. 파일이 있으면 검색 결과에 나타납니다. 그 다음 파일을 클릭하여 열 수 있습니다.
구글 드라이브에서 특정 파일 형식을 찾으려면 드라이브를 열어야 합니다. 그런 다음 화면 상단에 있는 “더보기” 옵션을 클릭합니다.
드롭다운 메뉴가 나타나면, “유형별 검색”을 선택합니다. 찾고 있는 파일 형식을 입력할 수 있는 검색 페이지로 이동합니다.
예를 들어 PDF를 찾는 경우 검색 상자에 “.pdf”를 입력합니다. 파일 형식을 잘 모르는 경우 파일 이름의 일부를 검색해 볼 수도 있습니다. 이렇게 문서를 찾아 원하는 파일에 넣어 정리할 수 있습니다.
3. 구글 드라이브 문서 관리 시스템 활용하기
구글 제품은 가끔 다른 소프트웨어 없이는 사용하기 어렵습니다. 구글 드라이브를 단독으로 사용하면 아래와 같은 몇가지 단점이 있습니다
- 보안 문제
- 제한된 접근 권한 제어
- 높은 인터넷 의존도
- 가격
구글 드라이브에서 문서를 관리하는 경우 문서를 구글에 넘기는 것입니다. 문서에 접근하고 편집할 수 있는 사용자를 엄격하게 제어해야 할 경우 문제가 될 수 있습니다.
무료 버전의 구글 드라이브는 많은 양의 스토리지를 제공하지만 스토리지 공간이 더 필요한 경우 업그레이드가 필요할 수 있습니다. 하지만 스토리지 용량에 따라 유료 요금제는 비쌀 수 있습니다.
이러한 문제는 구글 드라이브와 콜러베이트를 함께 사용하면 방지할 수 있습니다. 문서 관리자를 사용하여 팀의 워크플로우를 간소화하여 프로젝트 진행시 보다 나은 결정을 내릴 수 있습니다.
4. 문서 관리자를 활용하여 손쉽게 문서 공유하기
구글 드라이브의 가장 큰 단점은 파일 공유가 불편하다는 점 입니다. 최근, 구글은 클라우드 스토리지 서비스에 대한 정책을 업데이트했습니다.
특정 파일이 구글의 정책을 위반하면 구글 드라이브 사용이 정지됩니다. 구글이 악성코드 호스팅과 피싱과 같은 사이버 범죄에 맞서려고 노력하고 있기 때문입니다. 또한 저작권 남용, 혐오 발언 등으로부터 보호하려고 애쓰고 있습니다.
하지만, 구글의 업데이트는 부정적인 결과로 이어졌습니다. 이 정책이 다른 사람들과 파일을 공유하는 것을 더 어렵게 만들기 때문입니다.
특히 대학과 직장에 있는 사람들은 다른 사용자와 파일을 공유한 후 구글 드라이브 계정에서 차단이 되는 경우도 있었습니다.
콜러베이트의 문서 관리 시스템은 이러한 일이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 프로젝트를 진행하기 위해 사용자를 추가하고 손쉽게 폴더로 이동하여 작업을 시작할 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 사용하면 구글 드라이브 계정에서 차단이 되는 염려할 필요가 없습니다.
5. 문서 관리 시스템을 통해 파일을 안전하게 보관하고 어디서든 접근하기
문서 관리를 위해 구글 드라이브를 사용할 때의 중요한 문제 중 하나는 보안입니다. 드라이브는 클라우드 기반 호스팅을 제공하기 때문에 항상 데이터 침해와 해킹의 위험이 있습니다. 드라이브가 해킹될 경우 중요한 기밀 정보가 손상될 수 있습니다.
보안은 구글이 정책을 업데이트한 이유지만, 업데이트는 소용이 없습니다. 그러므로 문서 관리 시스템을 사용하면 중요한 정보를 안전하게 저장할 수 있습니다. 사용하는 계정이 해킹당하는 것에 대해 걱정하지 않아도 됩니다.
또한 구글 드라이브가 제대로 작동하려면 인터넷에 연결되어 있어야 합니다. 인터넷 연결이 잘 안되거나 연결되지 않은 지역에서 작업할 경우 이 문제가 발생할 수 있습니다.
문서 관리 시스템이 이러한 문제를 해결해 줄 수 있습니다. 인터넷 연결 문제에도 어디서든 파일에 액세스할 수 있기 때문입니다.
6. 문서 관리 시스템을 통해 팀 협업 향상시키기
문서 관리자를 사용하면 어디서나 파일에 액세스할 수 있으므로 모든 사용자가 파일을 쉽게 공유할 수 있습니다. 하지만 구글 드라이브는 팀 구성원이 프로젝트를 빨리 찾아보기 어렵습니다.
구글 드라이브 자체만으로도 팀원들이 파일에 접근하는 것을 더 어렵게 만들므로 팀원들의 작업 속도가 느려집니다.
문서 관리 시스템은 팀 구성원이 동시에 함께 작업할 수 있는 기회를 제공합니다. 모든 사람이 실시간으로 아이디어를 공유하고, 의견을 말하고, 수정할 수 있습니다. 이렇듯 문서 관리 시스탬은 구글 드라이브에서의 협업을 구글 드라이브를 단독으로 사용하는 것보다 훨씬 수월하게 해줍니다.
7. 문서 관리자를 통해 백업 및 복구 솔루션을 제공받기
데이터 백업 및 복구는 모든 문서 관리 시스템의 필수 구성 요소입니다. 디지털화된 문서는 화재, 홍수 및 기타 재해로부터 종이 문서를 보호합니다.
문서 관리 시스템은 파일을 추적할 수 있게 하고 다양한 매개 변수를 기반으로 추적이 가능합니다. 문서를 추적하면 문서를 본 후 분실하거나 잘못 보관할 위험이 줄어듭니다.
하지만, 구글 드라이브가 이런 것들을 자체적으로 제공하지 않나요?
예, 그렇습니다. 하지만 백업 및 복구에 Google Drive를 단독으로 사용하는 것에는 다음과 같은 단점이 있습니다.
- 수동으로 해야 합니다.
- 파일이 많고 크면 시간이 좀 걸릴 수 있습니다.
- 데이터를 손실할 경우 Google Drive로 파일을 복원하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
- 백업 복구를 위해 충분한 크기의 외장 하드 드라이브가 필요합니다.
이와 같이, 구글 드라이브는 백업 및 복구 프로세스를 필요 이상으로 어렵게 만듭니다. 문서 관리 시스템은 데이터를 클라우드에 저장하고, 손실된 파일에 빠르게 접근할 수 있도록 도와줍니다.
구글에서 문서 관리를 더 쉽게 할 수 있도록 콜러베이트를 사용해보세요
문서를 쉽게 정리하고 접근할 수 있는 방법을 찾고 있다면 문서 관리 툴을 권장드립니다. 이 제품은 구글 드라이브 사용자를 위해 특별히 설계되었으며 모든 중요한 파일을 한 곳에 쉽게 보관할 수 있습니다.
또한 무료 트라이얼을 통해 기능을 테스트하고 적합한 툴인지 체험할 수 있습니다. 망설이지 말고 오늘부터 무료 트라이얼을 시작하세요!