2016년 마지막 달인 12월을 맞아 보다 새로워진 콜러베이트를 소개합니다.
A. 콜러베이트 공유 게시판(그룹 포스트) 기능 릴리즈
콜러베이트 홈 포스트는 나만의 글을 올리거나 친구나 동료를 맨션하여 문서를 공유할 수 있습니다. 기업의 경우 도메인(회사) 공유 기능을 사용하여 회사 전사적으로 글과 문서를 공유하고 결재 협업 프로세스를 쉽게 시작할 수 있습니다.
오늘 드디어 콜러베이트에 그룹 포스트 즉, 공유 게시판 기능이 릴리즈되었습니다.
이제 누구나 원하는 게시판을 만들고 회사내 사람들이나 외부 사용자를 쉽게 초대하여 협업을 시작할 수 있습니다. 마치 페이스북의 그룹 기능이나 구글 플러스의 써클 기능처럼 따로 익힐 필요 없이 쉽고 편리하게 만들어졌습니다.
예를 들어 고객 프로젝트 관리를 위한 도메인 공유 게시판(포스트 그룹)을 만들어봅시다.
콜러베이트에 접속하여 아래와 같이 ‘그룹 만들기’ 버튼을 클릭합니다.
그리고 다음 화면과 같이 그룹 생성 팝업이 뜹니다.
그룹명을 입력하고 멤버를 이메일 주소나 연락처에서 검색하여 추가할 수 있습니다.
외부 구글 이메일 사용자(지메일, 구글 지스위트(구 구글앱스) 이메일)를 초대하여 그룹에 가입 시킬 수 있습니다. (만일 사용자가 구글 이메일을 사용하지 않고 야후 등 일반 이메일을 사용할 경우에도 초대장이 발송되고 해당 사용자 본인의 이메일로 구글 계정을 만들면 콜러베이트에 즉시 가입하여 그룹에 합류할 수 있습니다. )
공유 설정은 비공개 그룹과 도메인 공개 그룹(비즈니스/엔터프라이즈 에디션) 옵션이 있습니다.
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비공개 그룹은 사용자의 도메인 그룹 리스트에 나타나지 않으며 관리자가 그룹 멤버를 개별적으로 모두 초대하여야 합니다.
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도메인 공개 그룹은 회사내 도메인 사용자가 리스트를 보고 가입할 수 있는 열린 공간입니다. 도메인 공개이므로 회사내 같은 도메인 사용자만이 본 그룹 리스트를 볼 수 있습니다. 관리자는 도메인 공개 그룹에 대해서도 외부 이메일 사용자를 초대하여 공유할 수 있습니다.
이제 그룹 만들기 버튼을 클릭하여 그룹이 생성되었습니다.
여기에 글을 적거나 파일을 첨부하여 업로드하거나 자신의 구글 드라이브에 있는 파일을 선택하여 링크를 걸 수 있습니다. 본 그룹은 도메인 공유이므로 회사의 같은 도메인 사용자는 본 포스트 그룹(공유 게시판)을 왼쪽 그룹 리스트에서 볼 수 있고 ‘가입 하기’ 버튼을 눌러 바로 가입할 수 있습니다.
멤버탭을 누르면 다음과 같이 구성원 리스트가 나타납니다.
멤버 추가 버튼을 눌러서 구성원을 초대할 수 있으며 각 구성원에 대하여 선택적으로 관리자 권한을 부여할 수 있습니다. 참고로 본 화면에서는 외부 사용자 2명(caseycv0825@gmail.com, caseycv0825@yahoo.com)이 그룹 멤버로 되어 있음을 확인할 수 있습니다.
이제 외부 사용자 역시 콜러베이트 싱글 에디션(무료)으로 접속하여 그룹 활동을 할 수 있습니다.
콜러베이트 비즈니스/엔터프라이즈 에디션의 경우 도메인내 사용자가 그룹에 업로드하는 모든 문서와 파일은 회사 문서 관리자로 소유권이 자동 중앙화됩니다. 단, 콜러베이트 싱글/팀 에디션으로 그룹에 접근하는 외부 사용자는 경우 해당 사용자의 개인 소유로 귀속됩니다.
만일 외부 사용자에 대해서도 그룹 업로드시 소유권을 회사 문서 관리자로 설정하고자 할 경우 외부 사용자에 대해서 ‘원격 드라이브’ 사용자로 초대하여 그룹을 사용하도록 하십시요. (이 부분은 향후 더 쉬운 방식으로 개선될 예정에 있습니다.)
콜러베이트 그룹 포스트 기능은 아이패드나 타블릿 모드를 지원하고 있습니다. 모바일 버전은 다음주 중에 후속으로 릴리즈될 예정에 있습니다.
B. 개선된 팝업(프로세스/일반) UX
더 넓어지고 편리하게 개선된 팝업 UX
콜러베이트 팝업이 컴퓨터 모니터의 넓은 화면을 최대한 활용할 수 있도록 위와 같이 더 개선되었습니다.
앞으로 문서의 수정 역시 구글독스 새로운 창을 열지 않고 팝업안에서 바로 수정할 수 있게될 예정입니다. 화면이 넓어졌으므로 문서를 더 쉽게 읽을 수 있으며 오른쪽의 복잡한 팝업 버튼들 역시 넓어진 폭과 높이를 최대한 활용할 수 있게 되어 더 깔끔해졌습니다.
C. 프로세스와 템플릿에 대하여 사본 만들기 등 편리한 버튼들이 추가되었습니다.
결재 프로세스에 대하여 사본을 만들거나 삭제 혹은 수정을 더 쉽게 할 수 있도록 해당 기능을 바로 제공하는 버튼들을 추가하였습니다.
기존에 결재 사본을 만드려면 원클릭이 불가능하고 그 과정도 직관적이지 못해서 불편함이 많았었는데 이제 더욱 쉽고 빠르게 결재 프로세스나 결재 템플릿 사본을 만들 수 있습니다.
D. 콜러베이트 홈에서 결재 프로세스 상태에 따라 결재 문서들을 포스팅 방식으로 리스트해 볼 수 있습니다.
굳이 결재협업 메뉴로 이동하지 않고서도 콜러베이트 홈 메뉴에서 위와 같이 결재 상태 바로가기를 눌러 관련한 결재 문서들을 홈 메뉴 아래에서 리스트해볼 수 있습니다.
만일 자신이 결재를 해야 하는 문서라면 홈 메뉴에서 바로 결재 승인/거절할 수 있으며 코멘트를 달거나 협업을 확대할 수 있습니다. 기존의 결재 협업 메뉴는 결재 문서를 전문적으로 관리할 수 있도록 개선될 예정입니다.
그외에 많은 보완 사항들이 콜러베이트 최신 버전에 반영되었습니다. 더 좋은 기능과 안정적인 서비스를 위하여 언제나 최선을 다하겠습니다.
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