“…새로운 기술 혁신이 전통적인 IT인프라가 아니라 클라우드 환경에서 먼저 나오고 있다는 점이 눈에 띈다. 클라우드 퍼스트 시대의 본격적인 개막이다.”
이미 전 세계 유수의 기업, 학교, 단체에서 도입한 클라우드. 한국에서도 중요한 전략 기술의 하나로 주목받고 있죠?
대표적인 클라우드 저장소, 구글 드라이브를 예시로 기존의 IT 환경과 비교한 클라우드 컴퓨팅 환경의 이점을 살펴보겠습니다.
• 실시간 협업: 웹 상의 가상 공간에 여러 사람이 모여 함께 작업할 수 있습니다.
• 유연한 업무 환경: 시간과 장소의 제약으로부터 벗어날 수 있습니다.
• 전자 기기 호환: 스마트폰, 태블릿 등을 이용하여 원하는 문서에 접근하기 용이합니다.
• 풍부한 저장 공간: 물리적 용량 제한으로부터 자유롭습니다.
• 보안 강화: 자연 재해 등 예상치 못한 사고에 의해 발생되는 정보 손실을 방지할 수 있습니다.
[클라우드 저장소 구글 드라이브를 활용한 업무 예시]
이러한 클라우드 환경의 이점 덕분에 이전보다 유연한 문서 작업이 가능해졌지만, 조직 내 관리자 입장에서는 다음과 같은 새로운 걱정거리가 생길 수 있습니다.
“조직 내에서 생성된 문서 자료는 엄연히 조직의 자산인데 왜….”
[개인에게 분산되어 있는 문서의 소유권]
위 그림에서 볼 수 있듯이, 구글 문서의 소유권은 문서를 최초 생성한 사람에게 부여됩니다. 이 경우 문서 관리자는 개인이 소유한 문서의 소유권을 수동으로 변경할 수도 있지만, 수많은 문서의 소유권을 일일이 관리하는 것은 조직의 물적, 인적 자원의 낭비를 불러오기 마련입니다.
이런 낭비를 방지하면서도 보안 수준은 강화하고 싶은데… 여기 저기 흩어져 있는 문서의 소유권을 관리자가 자동으로 가져올 수는 없을까요?
“클라우드 문서 협업 솔루션 콜러베이트는 여러분의 이러한 고민을 해결해드립니다.”
콜러베이트에서 개인이 소유한 문서가 자동으로 중앙화되는 과정을 간단하게 살펴보겠습니다.
[결재 상신과 함께 중앙 문서 관리자에게 이전되는 문서의 소유권]
콜러베이트에서 사용자가 문서를 작성하고 상위 결재자에게 결재 상신을 올리는 순간 문서의 소유권은 중앙의 문서 관리자에게 이전됩니다.
이 때 결재 수신자가 중앙 문서 관리자가 아니더라도 문서의 소유권은 결재 상신 순간에 이미 문서 관리자에게 이전 되었으므로 문서 관리자는 자료의 유실 걱정 없이 중요한 문서를 모을 수 있습니다.
[콜러베이트를 통한 문서 중앙화의 이점]
1. 조직 내 문서의 자산화
기존에는 관리자가 일일이 개인 소유의 문서를 본인의 소유로 가져오지 않는 한 각 사용자가 소유한 문서를 한 곳에 모아 자산화하는 것은 불가능했습니다.
하지만 콜러베이트를 사용하면 개인이 문서를 결재 상신 하는 순간 해당 문서의 소유권이 중앙 문서 관리자에게 이관되어 관리자는 개인의 문서를 한 곳으로 모아 자산 형태로 관리할 수 있습니다.
[PC, 태블릿, 스마트폰 등 어떠한 환경에서도 OK! 조직 내 문서를 자산화 해주는 콜러베이트]
2. 정보 유실 방지 (아카이빙)
오랜 시간 동안 조직 내에서 수많은 문서를 만들어오던 직원이 퇴사하는 경우, 해당 직원의 클라우드 저장 공간에 남아있던 문서들이 사라진다면 큰 가치를 지닌 조직의 귀중한 자산을 잃는 것과 다름 없습니다.
콜러베이트를 통해 문서 중앙화 시스템을 구축하면 특정 직원이 퇴사하며 개인 소유의 문서를 삭제하는 경우에도 중앙으로 소유권이 이관된 문서는 그대로 남아 소중한 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다.
[조직 내 인원 변동이 있더라도 안심할 수 있습니다]
3. 외부 사람들과의 안전한 협업
콜러베이트 “리모트 드라이브 사용자” 기능을 사용하면 개인 gmail 계정 혹은 타 도메인 계정을 사용하는 외부 사용자를 동일한 도메인 사용자로 초대하여 문서 협업을 함께 진행할 수 있습니다.
특히 많은 문서를 함께 생성하는 외부 파트너, 단기간 근무하는 인턴 사원 등을 조직 내 사용자로 초대하는 경우 해당 사용자가 생성한 문서의 소유권을 조직 내로 이전할 수 있어 효과적인 문서 자산 관리가 가능합니다.
[자세히 보기: 구글 드라이브 내 문서의 효율적인 소유권 제어 및 중앙화 방법]
콜러베이트 문서 중앙화 기능, 지금 바로 체험해보세요!
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