안녕하세요, 콜러베이트 팀입니다!
오늘은 콜러베이트 구글 전자결재 시스템을 일상 업무에 적극 활용 중인 반도체 업체 (주)프라우텍의 활용 사례를 소개합니다.
(주)프라우텍 (http://www.prowtech.com/)은 적외선 발광 다이오드 반도체 소재 생산 회사로 대만, 중국, 일본 등에 반도체 제품을 수출하는 업체입니다.
국내 뿐만 아니라 해외 다수 지역에도 경쟁력 있는 반도체 제품을 제공하며 대한민국의 우수한 기술력을 널리 알리고 있는 프라우텍에서는 콜러베이트를 어떻게 활용하고 있을까요?
(주)프라우텍, 어떤 계기로 콜러베이트 도입을 고려하셨나요?
기존에 사용하던 전자결재 방식으로는 생산이나 기타 회사 업무 상 개선이 이루어진 점이나 특정 내용의 완료 보고 등을 결재받은 후 결재 상신자가 파일의 소유자가 되었습니다. 아무래도 중요 문서의 소유자가 개인 (결재 상신자)였기에 해당 내용을 추후에 열람 하려고 하면 문서를 찾기 어려웠고 심지어 종이로 인쇄된 문서를 찾는 경우도 잦았습니다.
이러한 문제점을 해결하기 위해 다른 방식으로 기록을 남겨도 같은 문제는 계속 반복되었고, 결재 문서를 소유하고 있던 담당자가 변경되는 경우 업무 연속성에도 문제가 생겼습니다. 전자결재와 함께 구글 드라이브에 저장된 문서를 쉽게 중앙화 할 수 있는 방법을 찾던 중 원하는 기능을 모두 제공하는 콜러베이트에 대해 알게됐습니다.
콜러베이트 도입 결정 당시 어떠한 점이 특히 마음에 드셨나요?
전자결재 시스템을 별도로 구축하기에는 비용이 너무 많이 들고 유지에 어려움이 있을 것으로 염려했지만, 콜러베이트는 구글앱스 기반으로 작동하는 SaaS 형태의 클라우드 서비스여서 상대적으로 가볍게 도입 가능한 점이 특히 마음에 들었습니다.
콜러베이트를 실제 업무 환경에 도입하신 후 어떠한 변화가 있었나요?
콜러베이트 사용 후 무엇 보다 큰 변화라고 한다면 클라우드 환경에서 문서 작업을 하는 것에 익숙치 않았던 사람들이 자신도 모르는 사이에 그 세계에 빠져들고 있다는 점입니다. 업무를 진행하며 ‘콜러베이트’라는 단어를 직접 사용하며 업무를 진행하고 있으며 콜러베이트가 회사 업무의 일부가 되어가고 있습니다.
콜러베이트 사용 시작 후 차츰 직원들이 사용에 익숙해져가는 단계이며, 제품 개선에 도움이 될만한 내용을 지속적으로 콜러베이트 팀에 전달하며 피드백을 받고 있습니다.
콜러베이트 팀에 남기는 코멘트…
여러 가지 피드백을 콜러베이트 고객센터에 남겼을 때 빠른 한국어 지원이 가능하다는 점이 좋습니다. 잘 구축되어 있는 피드백 체계 덕분에 문의 내용이 어떻게 진행되고 있는지 잘 파악하고 있습니다.
비록 온라인 정기 강좌 (웨비나)에는 자주 참여하지 않지만 그 시스템 역시 콜러베이트 사용이 익숙하지 않은 사용자에게 많은 도움이 될 것이라 생각합니다.
그리고 기본 UI로 제공되는 ‘콜러베이트 디폴트 UI’와 ‘콜러베이트 클리색 UI’가 운영되고 있는데 각 업체의 선호에 맞는 UI를 골라 사용할 수 있도록 두 가지 화면 구성 모두 업데이트가 잘 이루어졌으면 하는 바람이 있습니다.
“사람들 간의 문서 협업을 돕습니다”
전자 결재도 이젠 협업 중심으로!
클라우드 문서관리 & 전자결재 솔루션 콜러베이트
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