コラベートは、「決裁文書データの完全性と安定性」を大幅に向上させたコラベート5.1.7バージョンをリリースします。 今回のリリースは、コラベート決済機能とポストなどサービス安定性と関連した40余りの改善事項が含まれた大規模アップデートです。
文書所有権及び紛失の有無を検査する「コラベート文書検証機能」
コラベートから提出されたすべての決裁文書は、Google ドライブに保存されます。 しかし、グーグルドライブに保存された決裁文書が外部の要因で所有権が変更されたり紛失した場合、文書追跡に困難が発生する可能性があります。
データの完全性を高めるためのコラベートの継続的な取り組みの一環として、コラベート文書管理者を対象に文書検証(Document Validation)機能を新たに追加しました。
これから、コラベートで処理される電子決裁文書の所有権および紛失有無を周期的に検査し、これを報告書の形でダウンロードすることができます。 レポートにより、ユーザーのミスにより文書ソースが削除または変更されたことを確認し、組織のデータセキュリティをさらに向上させることができます。
決裁者も決裁文書のタイトルを変更可能
これまで、コラベートは決裁文書のデータ信頼性のために、上申者以外の決裁者が文書のタイトルを変更することを許可していませんでした。 そのため、以前のコラベート決裁文書のタイトルは、上申者が最初に提出した文書のタイトルが固定的に表示されました。 最近、企業内の水平的協業文化が定着し、決裁者が検討だけを遂行する役割から抜け出し、文書協業過程に積極的に参加する事例が増えています。 このような流れに合わせて、上申者だけでなく、決裁者が決裁過程で修正する文書のタイトルもリアルタイムで変更事項が反映されるようにアップデートされます。
クラシック印刷モードで添付ファイルも一緒に出力
多くのユーザーは、伝統的な決裁文書レイアウトで出力されるクラシック印刷を好みます。 しかし、従来のクラシック印刷は添付ファイルが一緒に出力されず、添付ファイルを別途出力しなければならない不便さがありました。 今回のリリースでクラシックレイアウトと添付ファイルが一緒に出力される”印刷&添付ファイル(クラシック)オプションが追加されました。
